1.4. Документування управлінської діяльності в органах дпі

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

Підставою для створення документів в ОДПС є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за формою і складом реквізитів повинні відповідати положенням чинних державних стандартів та іншим нормативним документам з питань діловодства.

Управлінська діяльність ОДПС здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних державних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Ці розпорядчі документи приймаються у формі, що визначається державним органом, який перший візує документ.

Підставами для прийняття розпорядчих документів е:

Конституція України, закони України, інші нормативно-правові акти органів державної влади, а також рішення Верховної Ради АРК і Ради Міністрів АРК та органів місцевого самоврядування з питань оподаткування, що видані у межах їх повноважень;

потреба у правовому регулюванні діяльності.

Розпорядчі документи, що надходять до органів ДПС від органів вищого рівня, доводяться підвідомчим організаціям шляхом:

прийняття рішень колегії, видання наказів або розпоряджень, в яких конкретизуються завдання для ОДПС;

видання інформаційного листа або надсилання фотокопій документів разом з супровідним листом, якщо вони не потребують конкретизації завдань для ОДПС.

Документи які видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні містити посилання на них із зазначенням назв цих документів, дат, номерів і заголовків.

Управлінська діяльність ОДПС здійснюється шляхом видання таких організаційно-розпорядчих документів:

*рішень колегій; - наказів; - розпоряджень; - положень про структурні підрозділи; - посадових інструкцій; - актів; - протоколів; - службових листів тощо.

Вимоги щодо складання та оформлення актів перевірки суб’єктів підприємницької діяльності, рішень про застосування та стягнення фінансових санкцій, постанов по справах про адміністративне правопорушення, розпоряджень про припинення операцій по рахунках у фінансово-кредитних установах та інших документів, складання яких обумовлено специфікою діяльності органу ДПС, повинні визначатись відповідними нормативними документами з питань основної діяльності державної податкової служби в Україні.

Саме юридичний відділ здійснює контроль та перевіряє правильність видання та складання цих актів ненормативного характеру.

1.5.Канцелярія – структурний підрозділ дпі

Завідуюча канцелярією та секретарі займаються безпосередньо здійсненням обліку і звітності документів, які поступають в інспекцію чи виходять з неї. Саме канцелярія займається діловодством, яке організоване таким чином, щоб мати змогу вести максимальний облік з найбільшою зручністю. Канцелярія веде облік всіх документів, які потрапляють до ДПІ, чи виходять з неї. Кожний документ реєструється під індивідуальним номером, робиться позначка – вхідний чи вихідний документ. Вся документація сортується за затвердженою схемою нарядів, тобто в залежності від виду документу.

Зокрема, через канцелярію до юридичного відділу надходять накази, розпорядження вищестоящих органів влади, скарги на дії посадових осіб, контролі та завдання ДПС, які юридичний відділ розглядає в межах своєї компетенції, або передає уповноваженим на те органам, позовні заяви суб’єктів підприємницької діяльності до ДПІ а також позовні заяви юридичних осіб до ДПІ тощо.

В журналі вихідної кореспонденції робиться запис про те, хто відправляє документ, вид документа з обов’язковим зазначенням його найменування та присвоєним йому номером,. Присвоєний номер також відображається в позовній заяві. Така процедура відправлення кореспонденції є обов’язковою і дає змогу в будь-який час перевірити дату відправлення кореспонденції, її найменування та прізвище посадової особи, яка відправляє документи.

Під час знайомлення з роботою канцелярії я також навчилася реєструвати вхідну кореспонденцію та отримувати документи, що надходили до юридичного відділу.

Отже, чітка робота відділу - канцелярії, забезпечує можливість ефективної роботи Державної податкової інспекції в цілому.