59

Введение

Спецификой программного обеспечения, применяемого в сфе­ре туризма, будь то программы автоматизации работы тур­агентств или программы автоматизации ресторанов и гостиниц, является работа с большими массивами упорядоченных дан­ных - базами данных. Для создания такого программного обес­печения применяются специальные программные средства, на­зываемые системами управления базами данных (СУБД). К ним относятся СУБД Dbase, FoxPro, Paradox, Access и др.

Такие системы позволяют:

• создавать таблицы данных и осуществлять ввод и редакти­рование данных;

• проводить поиск и выборку данных по какому-либо при­знаку из таблиц;

• осуществлять связь данных между таблицами;

• создавать экранные формы для удобного ввода данных;

• формировать отчеты и выводить данные на печать.

Данное пособие знакомит с одной из популярных СУБД Microsoft Access, которая входит в состав офисного пакета Microsoft Office Professional. Access считается очень хорошим инструментом при разработке приложений для небольших и средних фирм, а также для подразделений крупных фирм. Если структура баз данных не слишком сложна, для ее создания средствами пакета Access достаточно среднего или даже на­чального уровня подготовки. Персонал фирмы сможет управ­лять такой системой с помощью таблиц и запросов.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запро­сы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных дан­ных и анализировать их, печатать отчеты, диаграммы и почто­вые наклейки.

Microsoft Access имеет прекрасно организованный интер­фейс, имеющий много общего с интерфейсами текстового ре­дактора Word и табличного процессора Excel, что позволяет быстро сориентироваться пользователям, имеющим опыт рабо­ты с этими приложениями.

Основные понятия

База данных - совокупность собранной информации, храня­щейся в виде таблиц и связанной друг с другом. База данных обеспечивает не только хранение, но и быстрый и удобный доступ к информации. При работе в Access создается специальный файл базы данных, в котором хранится не только вся информация, но и формы для ее ввода и редактирования, часто используемые запросы, отчеты, макросы и модули для специальной обработки.

Таблица - хранящаяся информация в базе данных в Access. Каждый столбец таблицы, называемый полем, соответствует типу хранимых сведений, а каждая строка таблицы - записи сведений.

Связи позволяют соединить между собой данные из различ­ных таблиц через общее поле данных таким образом, что обес­печивается целостность данных при изменении значений в свя­зующих полях (например, удаление записи в одной таблице приведет к удалению записей в связанных таблицах).

Ключ (ключевое поле) - специальное поле, однозначно ха­рактеризующее каждую запись таблицы. При помощи ключа Access различает и упорядочивает записи таблицы. В качестве первичного ключа могут использоваться обычные поля табли­цы, исключающие одинаковые записи.

Формы - специальные бланки с полями, позволяющие в за­данном виде отобразить имеющуюся в таблицах информацию и предназначенные для ввода и корректировки информации в таблицах.

Запрос - критерий выбора из базы данных интересующей пользователя информации. Запрос может быть обращен сразу к нескольким таблицам. Результат запроса называют выборкой.

Отчет - специально отформатированные данные, организо­ванные в соответствии с заданным описанием. Отчет придает данным наглядную форму и предназначен для вывода данных на печать.

Макросы - последовательность специальных директив, запи­санных с помощью макрокоманд и предназначенных для авто­матизации отдельных действий без применения языка програм­мирования. Если возможности макросов не позволяют выпол­нить какие-либо сложные действия (например, сложные вычис­ления в отчете), то в Access используется специальный язык программирования Visual Basic. Процедуры, написанные на Vi­sual Basic, запоминаются в модуле.

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ПРАКТИЧЕСКИХ РАБОТ

Начальные сведения о программе ACCESS. Запуск и завершение работы

П рограмма Microsoft Access входит в состав пакета Microsoft Office Professional и, если он установлен на компьютере, находится в директории c:\Program Files\Microsoft Office. Ярлык программы (рис.1) в зависимости от установки может находиться либо на рабочем столе, либо в пункте меню «Программы» главного меню, открываемого с помощью кнопки Пуск. Файлы баз данных, создаваемые с помощью программы Access, имеют расширение .mdb, и рядом с ними находится значок (рис. 1) Для запуска программы достаточно щелкнуть два раза на ярлыке программы.

Окно программы Access (рис. 2) во многом похоже на

Рис. 1 окна других Windows-программ: в нем содержатся меню, панели инструментов, строка состояния и т д.

Рис. 2

При запуске Access появляется диалоговое окно, позволяю­щее создать или открыть базу данных. При открытии файла ба­зы данных кнопки панелей инструментов становятся активны­ми, причем в зависимости от того, с каким объектом в данный момент происходит работа (с таблицей, формой и т. д.), вид па­нели инструментов будет меняться.

Завершить работу с Access можно одним из следующих спо­собов:

• нажав ALT+F4;

• используя команду Файл - Выход;

• щелкнув кнопку Закрыть (х), которая расположена в окне Access.

Ход выполнения практических работ

1. Приступайте к выполнению работы только после внима­тельного ознакомления с теоретической частью.

2. Прочитайте все пункты текущего задания.

3. Во время выполнения практической работы пользуйтесь справочной системой Access.

Выполнение практических работ будет проводиться на при­мере создания программы по регистрации клиентов, прожи­вающих в гостинице.

Постановка задачи

Создать программу, позволяющую вести регистрацию клиен­тов, проживающих в гостинице. Гостиница имеет сеть фирм-по­ставщиков.

Программа должна позволять получать следующую инфор­мацию:

• о количестве свободных мест в гостинице на любой задан­ный промежуток времени;

• о денежной сумме, на которую фирмы-поставщики поста­вили клиентов в гостиницу;

• о виде и стоимости дополнительных услуг, которыми поль­зовался клиент.

Кроме того, программа должна позволять составлять отчеты:

• о клиентах, заехавших за день в гостиницу и выручке, по­лученной от них;

• об оплате дополнительных услуг, которыми пользовался клиент.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1

Планирование и создание базы данных. Создание таблиц. Установка связей между таблицами

Вся работа с базами данных основывается на работе с табли­цами. Сначала, как правило, создается пустая база данных, а затем последовательно изготовляются все необходимые таб­лицы. На основе информации, хранящейся в таблице, строятся формы, запросы и отчеты. Поэтому перед тем как приступить к созданию баз данных, надо ответить на следующие вопросы:

• какие данные необходимо хранить и как их организовать наилучшим образом? Ответ на этот вопрос определит, какие таблицы потребуются для работы;

• какие действия с входными данными будут производиться в процессе выполнения задачи. Это определит, какие понадо­бятся формы;

• какую информацию нужно получить из хранимых в табли­цах данных и в каком виде она должна быть представлена. От­веты на эти вопросы определят организацию необходимых за­просов и виды отчетов.

При составлении таблиц необходимо исходить из нескольких простых принципов:

1. Каждая таблица должна содержать какую-то тему (напри­мер, «Оформление клиентов» или «Информация о сотрудни­ках»). Надо стараться не использовать в таблице больше одной темы.

2. Справочная информация должна быть размещена в от­дельных таблицах.

3. Необходимо избегать повторения информации в разных таблицах (тогда при замене данных это нужно будет сделать только в одной таблице).

4. Там, где возможно, надо использовать коды, это поможет связать таблицы между собой и избежать ошибок при печати данных.

Каждому полю таблицы должен соответствовать определен­ный тип данных, чтобы программа Access знала, как обращаться с ее содержанием.

В Access определены следующие типы данных:

• Текстовый. Простой, обычно набранный текст, который включает числа, буквы и символы. Это поле может содержать до 255 символов;

• Числовой. Простое, обычное число;

• Поле MEMO. Обычный текст, который может содержать до 64 тыс. символов;

• Дата/время. Дата или время;

• Денежный. Число, имеющее денежный формат;

• Счетчик. В этом поле автоматически добавляется к каждой записи номер по порядку;

• Логический. В этом поле может находиться одно из двух значений: Да или Нет;

• Поле объекта OLE. Через это поле осуществляется связь с другой базой данных или с другим файлом;

• Гиперссылка. Ссылка на World Wide Web;

• Мастер подстановок. Позволяет создать список, из кото­рого можно выбрать значения для каждой записи.

Каждому типу поля соответствуют свои параметры форма­тирования, которые можно устанавливать по своему усмот­рению. Наиболее важными параметрами форматирования яв­ляются:

• Размер поля. Максимальное количество символов, которое пользователь может ввести в данное поле;

• Формат поля. Спускающийся список форматов, которые могут быть применены к данному типу поля;

• Число десятичных знаков. Определяется число разрядов справа от десятичного разделителя;

• Индексированное поле. Поле, предназначенное для уско­рения операции поиска и сортировки.

При определении размеров поля следует иметь в виду, что небольшие поля быстрее обрабатываются и требуют меньшего объема памяти.

Задание 1

Создать новую базу данных Hotel_имя_.mdb, предназначенную для ведения учета клиентов в гостинице.

Порядок работы

1. Запустите Access.

2. В диалоговом окне Access (рис. 2) установите мышь на пункте Новая база данных и дважды щелкните мышью. Поя­вится диалоговое окно Файл новой базы данных.

3. В поле ввода Имя файла введите название новой ба­зы данных Hotel_имя_, где _имя_ - уникальное имя вашей работы.

4. В окне Папка выберите имя папки, в которой должна быть база данных. Нажмите кнопку Создать.

Следует иметь в виду, что Access автоматически сохраняет базу данных, если ей было дано название. Затем при вводе лю­бых изменений Access либо автоматически их сохраняет, либо не дает закрыть объект, пока не получит подтверждение на со­хранение.

Для того чтобы закрыть базу данных, необходимо в окне ба­зы данных нажать кнопку Закрыть (х) либо выполнить команду Файл - Закрыть.

При загрузке своей базы данных необходимо в Access вы­полнить команду Файл - Открыть и в появившемся окне вы­брать имя своей базы данных. Загруженная база данных будет иметь вид, приведенный на рис. 3.

Задание 2

На основании вышеизложенных принципов определить структуру таблиц, поля и типы данных, а также размеры полей, которые необходимы для решения задания 1.

Примечание. После определения структуры таблиц срав­нить полученные результаты с таблицами, приведенными на рис. 4-8.

Задание 3

Создать в Access таблицу Фирмы-поставщики, используя Мастер таблиц.

Порядок работы

1. В окне базы данных щелкните мышью вкладку Таблицы, а затем щелкните Создать.

2. В появившемся окне Новая таблица выберите пункт Мастер таблиц. При этом должно появиться окно Создание таблиц.

3. В списке Образцы таблиц выберите таблицу Поставщики.

4. Из списка Образцы полей выберите поля, названия кото­рых приведены на рис. 5, используя кнопку

Когда выбор полей будет закончен, нажмите кнопку Далее, чтобы продолжить составление таблицы.

5. Задайте имя таблицы - Фирмы-поставщики.

6. При появлении вопроса о способе определения ключа, щелк­ните Самостоятельное определение ключа пользователем.

7. В качестве ключевого поля выберите поле Название по­ставщика (если появится вопрос о связях, его надо пропустить).

8. Нажмите кнопку Готово.

9. Нажмите кнопку (х) Закрыть.

Следует отметить, что при всем своем удобстве мастера не всегда дают такой свободы действий, как при выполнении тех же задач «с нуля». Поэтому в Access существует режим конст­руктора таблицы.

Задание 4

Используя режим конструктора таблицы, создать таблицы, перечисленные на рис. 3.

Порядок работы

1. В окне базы данных щелкните вкладку Таблица, а затем - Создать.

2. В появившемся окне Новая таблица выберите пункт меню Конструктор и нажмите кнопку ОК. При этом откроется окно конструктора таблицы.

3. Введите имя первого поля в первой пустой строке Имя поля и нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к столбцу Тип данных.

Примечание. При написании имен полей желательно ис­пользовать короткие, легко запоминающиеся поля, которые не должны содержать символов «.», «!», «[», «]».

4. Откройте спускающийся список Тип данных и выберите в нем тип поля. Столбец Описание не является обязательным, поэтому его можно не заполнять.

5. При необходимости перейдите в секцию Свойства, ото­бражающую свойства выбранного типа поля, и внесите необхо­димые изменения.

6. После того как все поля таблицы внесены, нажмите кнопку (х) Закрыть. В появившемся запросе на сохранение выберите кнопку Да. После этого появится диалоговое окно Сохранение.

7. В поле ввода Имя таблицы укажите имя таблицы и на­жмите ОК.

Примечание. При выходе из режима конструктора поя­вится сообщение о том, что не было назначено ключевое по­ле. Оно может быть назначено автоматически либо установ­лено самим пользователем. Для этого выделите то поле, которое будет использоваться в качестве ключевого, и выбери­те пункт меню Правка - Ключевое поле. Слева от имени поля появится символ ключа:

Чтобы в дальнейшем правильно расставить связи, ключевые поля должны быть расставлены так, как показано в таблицах на рис. 4-8.

Рис.7