1. Хат алмасу мәдениеті.

2. Коммерциялық хат алмасу.

3. Коммерциялық хат деректемелері.

4. Коммерциялық хат құрылымы.

5. Іскелік хат турлы.

6. Іскерлік хаттың міндетті түрде болуға тиіс тізбесін атаңыз.

7. Халықаралық ережелер боыынша іскерлік хаттарда мекежайы қалай жазылады?

8. Іскерлік хат деректемелері.

9. Хабарлама дегеніміз не?

10. Хабарлама құрастыру.

11. Хат алмасу жанры.

12. Қызметтік хат түрлері, мысал келтір.

К.т. 8.Құжат айналымы

С.т.8.1. Кірістік құжаттар

1.Кірістік құжаттар туралы

2.Кірістік құжаттарды тіркеу журналының деректемелері

Кірістік құжат деп мекемеге келіп түскен құжаттарды айтамыз.Ол өз жолын экспедиция арқылы бастайды. Кеңседе келіп түскен құжаттарының дұрыс жеткізудің дұрыстығы және салымдардың тұтастығын тексеру, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін жазу, құжаттарды бағдары бойынша тапсыруға дайындау болып табылады. Құжаттар салынған конверттер құжаттама қызметінің қызмет бөлмесінде ашылады, құжаттардың нақты көрсетілген мекен-жайға жеткізілуі, бумасының бүтіндігі тексеріледі.Егер құжат түгел болмай шықсса немесе бүлінгені анықталса, оның соңғы парағына төменгі жиегінен,сондай-ақ тіркеу – есепке алу нысанына тиісті белгілер қойылады. «Жеке өзіне» белгісімен жолданған конверттер ашылмастан адресатқа табыс етіледі.

Экспедицияда құжаттарды тіркелетін және тіркелмейтін деп 2-ге бөледі.

1.Тіркелетін құжаттар келіп түскен күні ұйым басшысының қарауынан өтіп, кеңсеге қайтарылады да тіркеу-есепке алынып, орындаушыға жіберіледі.

2.Тіркелмейтін құжаттар ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелеріне тапсырылады.

Тіркелетін құжаттар екі ағымға бөлінеді:

• басшының атына жіберілген және нақты алушысы көрсетілмеген құжаттар;

• құрылымдық бөлімшелер атына жіберілген құжаттар;

Кірістік құжаттарды тіркеу журналының деректемелері:

- авторы

- құжаттың атауы

-күні

-Индексі

-құжаттың түскен күні

-түскен құжаттың индексі

-құжаттың тақырыбы немесе оның қысқаша мазмұны

-қарар

- атқару мерзімі

-Атқарылғандығы туралы белгі

- істің нөмірі

1. Қандай құжаттарды кірістік құжаттар деп аталады?

2. Кірістік құжаттар нешеге бөлінеді?

3. Тіркелетін құжаттар неше ағымға бөлінеді, атап бер?

4. Кірістік құжаттарды тіркеу журналы қандай деректемелерден тұрады?

Тапсырма:

• Кірістік журналға келіп түскен құжаттарды тіркеңіз.

*Сөздік.

«Жеке өзіне»- «Лично в руки»

Кірістік құжат- входящая документация

Тіркелетін құжаттар- регистрируемые документы

Тіркелмейтін құжаттар- нерегистрируемые документы

Курс тақырыбы: 8.Құжат айналымы

Сабақ тақырыбы: 8.2. Шығыстық құжаттар

1.Шығыстық құжаттар туралы түсінік,деректемелері

2.Ішкі құжаттар

Шығыстық құжаттар негізінен жобаны жасаудан,оны келісуден,виза қоюдан,қол қоюдан,ресімдеуді тіркегеннен кейін құжаттарды жіберуден құралады.

Атқарылған және қол қойылған құжат алушыға жіберу үшін ресімделеді де экспедицияға жіберіледі. Бұл жерде шығыстық құжаттардың дұрыстығы: қызметтік бланкалардың сәйкестігі,қол қойған адамның қолы мен лауазымы, күнінің бар-жоғы, кірістік нөмірі, қосымшалары және парақтардың саны көрсетіле отырып мәтінінің соңына ол туралы белгі жасалғандығы тексеріледі.

Конверттерге мекен-жайы жазылғаннан кейін почталық жіберілімге виза қойылады (тапсырыстық, авиа),жіберілімнің құны айқындалады, конвертер почталық төлемді, күнін, мекеменің атауын, оның мекен-жайын, жіберілімнің реттік нөмірін механикалық штемпелдік белгімен қоятын машинада мәркіленеді. Шығыстық құжаттар тіркеу кітабімен бірге байланыс бөлімшесіне беріледі, онда байланыс қызметкері қабылданған жеделхаттардың саны, байланыс бөлімшесіне олардың жеткізілген уақыты туралы белгі жасайды,қол қояды және өздерінің қойылған қолдарын почталық штемпелмен растайды.

Деректемелері:

1. Реттік нөмірі

2.кімге арналғандығы,мекен-жайы

3.Тақырыбы немесе қысқаша мазмұны және күні

4.Атқарушы

5.Істің нөмірі

6.Ескерту

Шығыстық құжаттарды тіркеу журналының үлгісі

№ р/с	Шығыстық құжаттың күні және №	Коррес- пондент	Тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Іске тіркелген дігі туралы белгі	Ескер ту
16	01.12.05.-10	Облыстық статистика басқармасына	Жылдық статистикалық есеп туралы	01-01-06	-

1.Бірінші бөлімде шығыстық құжаттың реттік нөмірі жазылады.

2.Екінші бөлімде шығыстық құжаттың жіберілген күнін және бөлімде тіркелген шығыстық нөмірін көрсетеді.

3.Үшінші бөлімде шығыстық құжаттар қай мекемеге арналған немесе автордың аты-жөні ,кім үшін құжат жасалды көрсетіледі.

4.Төртінші бөлімде шығыстық құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мазмұны жазылады.

5.Бесінші бөлімде шығыстық құжаттың іске тіркелгендегі номенклатура бойынша берілген индексі көрсетіледі.

6.Алтыншы бөлімге шығыстық құжатты алғандары туралы немесе қайтарылғандығы туралы белгі жасалады.

Ішкі құжаттар осы мекеменің шегінде айқындалады және атқарылады.

Олардың даярлық және ресімдеу кезеңінен өтуі кірістік құжаттардың даярланғанындай және ресімделгеніндей ұйымдастырылады,ал атқару кезеңінде ол шығыстық құжаттардың бағытымен сәйкес келеді.

Ішкі құжаттар құжат жобасын даярлау,ресімдеу,келісу,қол қою,атқару кезеңіндегідей өтеді.Жекелеген лауазымды тұлғалар мен бөлімшелердің тапсырмалары баяндалатын хаттамалар даналары көбейтіліп немесе үзінді көшірме түрінде соңғысына беріледі.Мекеме немесе құрылымдық бөлімше басшысы анықтамаларды,мәліметтерді ,құжаттарды қарап шыққаннан кейін атқарылуға жалпы тәртіпте береді.

Ішкі құжаттарды тіркеу журналының үлгісі

№ р/с	Ішкі құжат тың № және күні	Ішкі құжатты жасаған адамның аты-жөні немесе құрылымдық бөлімше атауы (авторы)	Тақырыбы немесе қысқаша мазмұны	Іске тіркелген дігі туралы белгі	Ескерту
1	2-12.05.05.	Адильбекова А.М.	Емтиханнан босатылған оқушылар тізімі	2-20	3

1.Бірінші бөлімге ішкі құжаттардың реттік нөмірі жазылады

2.Екінші бөлімге ішкі құжаттардың бекітілген күнін және тіркелген нөмірін көрсетеді.

3.Үшінші бөлімде құрылымдық бөлімшенің атауын немесе ішкі құжатты жасаған лауазымды адамның аты-жөні жазылады.

4.Төртінші бөлімде ішкі құжаттың тақырыбы немесе қысқаша мақзмұны көрсетіледі.

5.Бесінші бөлімде істі номенклатура бойынша нақты қай іске тіркелгендігі туралы индексі көрсетіледі.

6.Алтыншы бөлімге қанша көшірмесі болғаны туралы,қайда сақталатыны туралы көрсетіледі.

1. Шығыстық құжаттар дегеніміз қандай құжаттар?

2. Шығыстық құжаттар неден тұрады?

3. Шығыстық құжаттарының тіркеу журналы қандай деректемелерден тұрады?

4. Ішкі құжаттар қайда атқарылады?

5. Ішкі құжаттар қалай дайындалады және атқарылады?

Тапсырма:

• Шығыстық құжаттарын тіркеу журналын толтырыңыз;

• Ішкі құжаттарды тіркеу журналын толтырыңыз.

• *Сөздік:

Белгі-знак

Жоба-проект

Ішкі құжат- внутренняя докментация

Ресімдеу- оформление

Шығыстық құжат- исходящая документация

Курс тақырыбы: 8. Құжат айналымы

Сабақ тақырыбы: 8.3. Істер номенклатурасы

1.Істер номенклатурасы туралы түсінік

2.Құжат үлгісі

Істердің бөлінуіне байланысты құжаттарды дайындап,құжаттарды іздестіріп оларға есеп жүргізу үшін істер номенклатурасы жасалады.Олар сақтау мерзімі көрсетілген, белгілі тәртіппен ресімделген және бір жүйеге түскен іс болып табылады.

Істердің номенклатурасын құрастыру кезінде істің типтік және үлгілік номенклатуралары қаралады,сақтау мерзімі көрсетіледі. Ведомстволық архивке тапсырылады.

Істер номенклатурасына ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің жұмыстары және істердің атаулары, жеке істер жатады.

Мысалы: Бір жылдың ішінде шешілмеген мәселелер келесі жылға қалдырылып отырады. Бірақ баспа басылымдарының тақырыптары істің номенклатурасына енгізілмейді.

Номенклатурада ұйымның және құрылымдық бөлімшелердің атаулары, істің номенклатуралары жазылады. Номенклатураның бірінші бөлімне ұйымдық өкімдердің құжаттары бар істердің тақырыптары жатады. Ал құрылымдық бөлімшелерде қоғамдық ұйымдардың атаулары қарастырылады. Егер ұйымның құрылымдық бөліктері жоқ болса істің номенклатурасы өндірістік-салалық және қызметтік схема бойынша жасалады.

Істер номенклатурасының екінші бөліміне істердің (томдардың бөлімдері)тақырыптары жатады.

Істер номенклатурада алфавиттік рет бойынша жазылады. Онда істердің индекстері міндетті түрде көрсетіледі. Индекс ұйымның цифрлық белгілерінен тұрады.

Мысалы:12-05 мұнда 12-құрылымдық бөлімше белгісі,05-істің номенклатура бойынша реттік нөмірі.

Істе бірнеше том болса немесе бөлім болса онда индекс”1-Т“,

” 2-Т“әрбір томға жазылады.

Істер номенклатурасының үшінші бөлімі күнтізбелік жыл аяқталғаннан кейін толтырылады.

Жыл соңында басталған істің саны тұрақты және уақытша сақталатын істер бойынша қорытынды жүргізіледі. Бұл қорытындылар ведомстволық архивке тапсырылады, номенклатурада белгі соғылады.

1. Істер номенклатурасы дегеніміз не?

2. Істер номенклатурасы қандай бөлімдерден тұрады?

3. Істер номенклатурасында міндетті түрде болуы керек?

4. Істер номенклатурасының 3 бөлімі не үшін жыл соңында толтырылады?

5. Индекс дегеніміз не?

Тапсырма:

• Бухгалтерия бөлімінің құрылымдық бөлімшесінің істер номенклатурасын құрастырыңыз;

• Шаруашылық бөлімінің істер номенклатурасын құрастырыңыз?

• Мамандығыңыз бойынша( салық, статистика) бөлімдерінің істер номенкалтурасын құрастырыңыз.

* Сөздік:

Іс-дело

Курс тақырыбы: 8. Құжат айналымы

Сабақ тақырыбы: 8.4.Істерді қалыптастыру

1.Істерді қалыптастыру туралы түсінік

2.Құжат деректемелері

Орындалған және ресімделген құжаттар істің номенклатурасы бойынша қалыптастырылады.

Құрылымдық бөлімшелерде істерді қалыптастырумен арнайы лауазымды тұлғалар айналысады.

Істерді қалыптастырудың ең бастапқы талабы ол тұрақты және уақытша сақталатын істерді бөлек қалыптастыру.

Орындалмаған,қайтарылған,дұрыс ресімделмеген құжаттарды істерге тіркеуге болмайды.

Істерді қалыптастыру кезінде келесі ережеледі сақтау керек:

- іске толық орындалған,ресімделген құжаттарды тіркеу;

-бір мәселені шешуге қатысы бар құжаттар бірге ресімделеді;

-Бір жылдық құжаттарды бір іске қалыптастыру;

-Іске артық көшірмесін немесе қара жазбасын енгізбеу;

-Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттарды бөлек іске тіркеу;

-Істің жуандығы 4 см, 250 беттен аспауы қажет;

-Жеке істердегі құжаттар келіп түсу күніне байланысты хронологиялық ретпен орналасуы керек.

Азаматтардың хаттары, шағымдары, өтініштері жеке, хронологиялық тәртіпте қалыптастырылады.

Жоспарлар, есептер, сметалар,штаттық кесте жасалу күніне қарамастан жыл бойы бірге жинақталады.

Жеке құрам бойынша бұйрықтар негізгі бұйрықтардан жеке топтастырылады.

Құжаттарға қосымшалар берілген болса,онда олар өзіне қатысты құжаттар мен топтастырылады.

Істің мұқабасында мынадай деректемелер болуы тиіс:

-Мекеменің атауы;

-мекен-жайы;

-құрылымдық бөлімше атауы;

-құжат тақырыбы,оның индексі істің номенклатурасы бойынша;

-сақталу мерзімі.

Іс жүргізу аяқталғаннан кейін істің басталуы мен аяқталуы,беттерінің саны туралы белгіні мұқабаға іс жүргізуші қояды.

1. Істер қалай қалыптастырылады?

2. Қандай істер қалыптастырылмайды?

3. Істің мұқабасында қандай деркетемелер болуы керек?

Тапсырма:

• Мына кестені толтыр:

Бірге қалыптасады	Жеке қалыптасады	Қалыптаспайды

*Сөздік:

Көшірме- ксерокопия

Қалыптастыру-формировать

Талап- требование

Шағым- жалоба

К.т. 8.Құжат айналымы

С.т.8.5.Құжаттарды іріктеу және сақтау

1.Құжаттарды іріктеу

2.Құжаттарды сақтау

Ұйымға келіп түсетін құжаттар бірінші өңдеуден өтеді,тіркеледі,басшылар оны қарап атқарушыға жібереді. Құжаттар іріктеу кезінде оның дұрыс толтырылуы, деректемелерінің дұрыс орналасуы, кімге жіберілген құжат екені анық көрсетілуін тексереді. Егер қате толтырылған бланкалар болса,ол құжат мекемеге қайтарылып беріледі.Іріктеу кезінде орындалуға тиісті құжаттар мекеменің құрылымдық бөлімшелеріне немесе лауазымды тұлғаға арналып жазылса, олар басшының қарауын талап етпейтін құжаттар бірден атқарушыға жіберіледі.

Құжаттарды іріктеу белгілі тәртіп бойынша түскен күніне байланысты атқарылу ісінің бірдей болуына байланысты және басшылардың атына жіберілген құжаттар жеке екіге жинақталады.

Құжаттар пайда болған кезден бастап ведомстволық архивке өткізілгенге дейін өздерінің іс болып қалыптастырылған жерлерінде сақталады. Басшылар мен жауапты адамдар құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді.

Істер жұмыс кабинеттерінде, кілтеп жабылатын шкаф- тарда,сейфтерде, столдарда сақталуы керек. Құжаттардың іс номен- клатурасына сәйкес орналастырылуы істің қажет жағдайда тез табылуын қамтамасыз етеді және олар арнайы карточкаларда сақталады.

Істерді жұмыс столында ашық тастауға тиым салынады.

Істерді басқа ұйымға уақытша пайдалануға беру тек қана басшылардың рұқсатымен іске асырылады. Пайдалану үшін берілген іске істің орнына картасы жасалынып қалдырылады.

Құжаттарды тұрақты сақталатын істерден бөліп алу үшін басшылардың рұқсатымен құжаттардың көшірмесі және түп нұсқалардың алынғаны туралы акті міндетті түрде жасалады.

Машинада оқылатын құжаттармен жұмыс істеу үшін оқылатын құжаттар сақтау қызметі бойынша ереже арқылы көрсетіліп отырады.

1. Құжаттарды іріктеу қандай операциялардан тұрады?

2. Іріктеу кезінде басшының қарауын талап етпейтін құжаттар қайда бағытталады?

3. Құжаттарды сақтау ережелерін түсіндір?

4. Құжаттарды сақтау барысында неге тиым салынады?

5. Машинада оқылатын құжаттармен жұмыс істеу үшін нені ескеру қажет?

Тапсырма:

• «Алгоритм» ойыны: оқушылар дәптерлерін сағат тілінің қозғалысымен ауыстыра отырып, сұрақтарға жауап береді. Соңында дәптер оқушының өзіне айналып келуі қажет, ол жауаптардың дұрыстығын тексереді.

1. құжаттар қалай іріктеледі?

2 . құжаттар қайда сақталуы қажет?

3.сыртқа құжаттарды беруге кім рұқсат береді?

4.құжаттарды бөліп алу үшін қандай құжат жасалады?

5. өзің қарап шық, бағала

*Сөздік:

Ашық-открыто

Іріктеу- сортировка

Сақтау-хранение

Курс тақырыбы: 8. Құжат айналымы

Сабақ тақырыбы: 8.6.Ведомстволық архивке құжаттарды дайындау

1. Істерді мұрағатқа тапсыруды дайындау

2. Істерді мұрағатқа тапсыру

Істерді мұрағатқа тапсыруға дайындауды іс қағаздарын жүргізуге жауапты тұлға жүзеге асырады. Жыл бойы жатқан істерді олардың құндылығын айқындау үшін сараптау комиссиясы қарайды. Тұрақты жұмыс істейтін сараптық комиссия мүшелері мекеменің білікті қызметкерлерінің ішінен бұйрықпен тағайындалады, оның құрамына тиісті мұрағат органының өкілі кіреді.

Тұрақты және ұзақ уақытқа сақтауға және жеке құрам бойынша іріктелген құжат материалдарын мұрағатқа өткізер алдында мекеме оны тәртіпке келтіреді: істің дұрыс қалыптастырылуы тексеріледі, тақырыптары нақтыланады, құжаттар төрт жерден тесіліп, мықты жіппен тігіледі немесе байланады. Металл затпен бекітілген құжаттар істен шығарылады.

Істердегі парақтарға қара грифтті қарандашпен немесе нөмірлегішпен парақтың оң жақ жоғары бұрышына нөмір жазылады. Аяқталған істің соңында бөлек таза параққа, журналда таза парақтың соңғы бетінің сырт жағына нөмірленген беттердің саны санмен және жазбаша жазылған растау жазбасы болады. Растау жазбасына оны құрастырған қызметкер лаузазымы және күнін көрсетіп қол қояды.Уақытша сақталатын құжат материалдары скорошивательдерде қалдыруға рұқсат етіледі және олар нөмірленбейді.

Мекеменің құрылымдық бөлімшелері жыл сайын іс қағаздарымен жұмыс аяқталғаннан кейін істерді мұрағатқа тапсырады. Ол іс номенклатурасы бойынша тапсырылады.

Іс номенклатурасының негізінде мұрағат сақталатын және жеке құрам бойынша құжаттардың жиынтық тізімдемесін жасайды. Тізімдеме мекеменің басшысымен келісіледі және мұрағат органының сараптай тексеру комиссиясының бекітуіне ұсынылады. Ұзақ мерзімді және уақытша сақтаудағы істер олардың сақтау мерзімі біткенге дейін іс номенлатурасында есептеледі.

Жиынтық тізімдемеге енген іске шифр қойылады- істің мұқабасына қордың нөмірі, тізімдеменің нөмірі, тізімдеме бойынша істің нөмірі, байланыс нөмірі жазылады.

Сараптау комиссиясы жоюға іріктеген, сақтау мерзімі біткен істерге акт жасайды.

Актіге енген істерді жою тиісті мұрағат органының СТК- сараптау-тексеру комиссиясы тізімдемені бекіткеннен кейін ғана, оның ішінде тиісті бекітілген тізімдеме бойынша жүргізіледі.

Сақтауға және жоюға құжат материалдарын іріктеудің тәртібі мен әдісі және тізімдемелерді жасау ҚР Бас Мұрағат басқармасының нұсқаулығымен және ережелерімен айқындалды.

1. Істерді мұрағатқа тапсыру үшін қандай дайындық жұмыстары атқарылады?

2. Уақытша сақталатын құжаттарға неге рұқсат беріледі?

3. Қай кезде мекеме құжаттарды мұрағатқа тапсырады?

4. Мұрағатқа тапсыру үшін қандай құжат жасалады?

5. Ол құжат кімнің қарауын талап етеді?

6. Жоюға арналған құжаттарға қандай құжат жасалады?

Тапсырма:

• Жыл соңында мұрағатқа тапсырылатын құжаттардың тізімдемесін жасаңыз

• Уақытша және тұрақты сақталатын құжаттарға қорытынды жасау актісін жасаңыз.

*Сөздік:

Мұрағат- архив

Сараптау-эксперт

Тексеру- проверка

YII курс тақырыбы: Құжат айналымы

31-36 сабақ тақырыптары бойынша сұрақтар:

1.Құжат айналымы дегеніміз не?

2.Құжат айналымында қандай құжаттар қарастырылады?

3.Кірістік құжаттар қалай ресімделеді?

4.Экспедиция дегеніміз не?

5.Шығыстық құжаттар қалай ресімделеді?

6.Ішкі құжаттар дегеніміз не?

7.Істер номенклатурасы дегеніміз не?

8.Индекс дегеніміз не?

9.Істер қалай қалыптастырылады?

10.Істерді қалыптастырғанда нені білу керек?

11.Құжаттарды мұрағатқа өткізу үшін не істеу керек?

12.Сақталу мерзімі аяқталған құжаттарды қалай жояды?

13.Істер номенклатурасы неше бөлімнен тұрады?

14.Кірістік журналының бөлімдерін ата?

15.Істің басталу мен аяқталуы туралы белгі қайда қойылады?