3.2. Протокольная служба в Беларуси

В соответствии с указом Президента «соблюдение единого государственного протокола» в нашей стране обеспечивает Служба государственного протокола МИД Беларуси, созданная в 1994 г. На нее возложены обязанности по соблюдению протокола Президента, Премьер-министра и Министра иностранных дел. Соответствующие подразделения сформированы в обеих палатах Национального собрания, ряде министерств и ведомств. Можно сказать, что организация государственного протокола Беларуси формально соединила в себе черты обеих из рассмотренных в главе 3.1 моделей.

Понятно, что в условиях президентской республики государственная протокольная политика формируется в кабинетах Администрации Президента. Однако, исходя из формулировки указа Президента, от Службы государственного протокола МИДа, реализующей эту политику, уместно ожидать инициативы в выработке норм, правил, традиций национального протокола. Рассмотрим в этой связи более подробно организацию ее работы.

Названная служба является оперативным дипломатическим подразделением Министерства иностранных дел. Однако в своей работе она тесно взаимодействует с Администрацией Президента, Аппаратом Кабинета Министров, министерствами и другими центральными органами управления, а также с дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Беларуси за рубежом и дипломатическим и консульским корпусом в нашей стране.

Службу возглавляет ее начальник, назначаемый на должность и освобождаемый приказом Министра иностранных дел, а в отсутствие начальника – его заместитель. Функционально Служба состоит из отдела официальных визитов, отдела по работе с дипломатическим корпусом, сектора протокольных мероприятий, группы анализа и учета. Соответствующие направления возглавляют начальники отделов. В состав службы входят дипломатические и технические сотрудники. Существенным требованием к сотрудникам из числа дипломатического персонала является свободное владение иностранными языками.

Одной из приоритетных задач Службы является организация при содействии всех заинтересованных ведомств протокольного обеспечения мероприятий, проводимых Президентом, Премьер-министром и Министром иностранных дел в их отношениях с представителями иностранных государств, визитов на высшем и высоком уровне иностранных делегаций в нашу страну и делегаций Республики Беларусь за рубеж.

Реализация этой задачи включает:

• прием в Республике Беларусь и направление за рубеж передовых групп по подготовке визитов;

• разработку совместно с зарубежными партнерами схемы программы, а после ее утверждения – подробной программы визита и перечня мероприятий по обеспечению ее выполнения;

• сопровождение при визитах за рубеж Президента, Премьер-министра, Министра иностранных дел с целью протокольного обеспечения программы их пребывания;

• координацию работы причастных к разработке и выполнению программ визитов белорусских министерств и ведомств, а также зарубежных партнеров;

• обеспечение необходимой протокольной атрибутики (программы, приглашения, схемы рассадки, карточки, конверты, сувениры, цветы);

• согласование вопросов, связанных с обеспечением транспортом, размещением в местах проживания, уровнем обслуживания прибывающих иностранных делегаций;

• ведение досье по визитам.

На службу государственного протокола возлагается также протокольное обеспечение рабочих встреч Президента, глав правительства и МИДа с иностранными представителями, что обычно предполагает: согласование состава участников и их оповещение о месте времени и характере встречи, информирование заинтересованных служб (безопасность, пресс-служба) о рамках встречи, встречу иностранных участников, их сопровождение к месту беседы и проводы по ее завершении.

Еще одно важное направление в работе Службы государственного протокола – поддержание связей с дипломатическими представительствами в соответствии с международной протокольной практикой, в частности:

• аккредитация дипломатических, консульских, административно-технических сотрудников, прибывающих на работу в Республику Беларусь, и членов их семей, выдача им соответствующих документов;

• организация церемонии вручения Президенту страны верительных грамот послами иностранных государств;

• направление главам и сотрудникам дипломатических представительств приглашений на протокольные мероприятия, проводимые Президентом, Национальным Собранием, Кабинетом Министров и Министром иностранных дел;

• решение вопросов, связанных с дипломатическими привилегиями и иммунитетами;

• содействие в организации визитов дипломатических представителей к высшим должностным лицам государства;

• содействие в регистрации транспортных средств, принадлежащих дипломатическим представительствам и их сотрудникам;

• информирование иностранных и белорусских дипломатических представительств обо всех изменениях, происходящих в структуре органов государственной власти и управления Республики Беларусь.

В обязанности Службы государственного протокола также входят:

• подготовка и согласование с соответствующими министерствами и ведомствами вопросов выдачи агреманов послам иностранных государств и экзекватур главам консульских учреждений, а также аккредитация атташе по вопросам обороны, военных и военно-воздушных атташе посольств иностранных государств;

• подготовка и выдача верительных грамот послам Республики Беларусь;

• участие в работе делегаций Республики Беларусь в международных организациях в части проведения протокольных мероприятий;

• контроль за наиболее значительными событиями и датами за рубежом и в Беларуси, требующими реакции протокольного характера;

• разработка памяток, рекомендаций и предложений по протокольным мероприятиям, проводимым в нашей стране;

• поддержание рабочих контактов с протокольными службами других государств, изучение и обобщение международной протокольной практики, разработка предложений по совершенствованию собственной работы.

С проблемами организации встреч, переговоров с партнерами из-за рубежа, проведения протокольных мероприятий, поздравления партнеров по различным поводам, подготовки сувениров и т. д. в своей деятельности неизбежно сталкивается любое министерство, ведомство, предприятие, организация, учреждение. Правильно поступают те из них, кто для решения перечисленных проблем создает специальные протокольные структуры. Это не обязательно должны быть самостоятельные протокольные службы. Традиционно в управлениях (комитетах) по международным (внешнеэкономическим) связям создаются небольшие (2–3 человека в зависимости от величины организации, масштабов ее международных контактов) протокольные группы. Их функции включаются в положения об этих управлениях (комитетах). Несомненно, на задачи, стоящие перед протокольными службами, оказывает определенное влияние специфика работы конкретной организации (ведомства). Однако общие направления их деятельности достаточно близки, в чем-то они могут быть заимствованы из описанной практики работы Службы государственного протокола МИДа. В качестве ориентира к составлению положения о ведомственной протокольной службе могут быть предложены следующие возможные направления ее деятельности:

• протокольное обеспечение участия руководства организации в представительских мероприятиях всех уровней;

• организационно-протокольное обеспечение мероприятий в рамках программ визитов делегаций зарубежных партнеров;

• соблюдение установленного порядка подтверждения виз иностранцам на въезд в страну, заблаговременное продление срока пребывания иностранных партнеров в стране;

• протокольное реагирование на условиях взаимности по случаю национальных праздников, Нового года, юбилеев, иных знаменательных дат и траурных событий в жизни партнеров;

• сбор и обобщение представляющей протокольный интерес информации о зарубежных и отечественных партнерах,;

• правильное оформление и учет в секретариате официальной переписки с зарубежными партнерами;

• ведение журнала учета работы с зарубежными партнерами;

• учет и подготовка предложений по посещению сотрудниками протокольных мероприятий, устраиваемых иностранными и отечественными партнерами;

• консультирование сотрудников по протокольным вопросам;

• обеспечение правильного оформления и использования визитных карточек сотрудников;

• запрос и получение у сотрудников материалов, документов, необходимых для протокольной работы;

• контроль за расходованием представительских средств;

• выработка предложений для руководства организации по вопросам совершенствования протокольной деятельности;

• обращение через руководство в соответствующие органы за разрешением возникающих вопросов протокольного характера.

Выбор определенной модели организационного построения – важный, но не единственный шаг на пути создания национальной протокольной службы. Белорусские протокольные службы достаточно молоды. Этим объясняются многие присущие их работе изъяны.

Очевидна кадровая проблема и в этой связи необходимость создания системы подготовки и переподготовки многочисленных специалистов отделов внешних связей, ведающих вопросами протокольного обеспечения контактов с зарубежными партнерами

Пока мы серьезно отстали от наших ближайших соседей в нормативно-методическом обеспечении работы созданных протокольных структур. Требует нормативной проработки механизм взаимодействия («разделения труда») различных протокольных ведомств в обеспечении международных контактов, особенно высшего и высокого уровня. Представляя государственный протокол не как декоративный придаток внешней политики, а, как важный инструмент формирования имиджа страны, эти документы должны насытить все составляющие протокольной практики национальной самобытностью, оригинальной символикой и атрибутикой, отвечающими общепринятым мировым стандартам и лучшим белорусским традициям.