Пропонована деталізація основних рахунків обліку витрат споживчих товариств
Синтетичні рахунки |
Аналітичні рахунки (субрахунки третього порядку) |
Аналітичні рахунки (субрахунки четвертого порядку) |
902 «Собівартість реалізованих товарів» |
«Собівартість реалізованих товарів оптової торгівлі» «Собівартість реалізованих товарів роздрібної торгівлі» |
Витрати на товарозабезпечення за місцями зберігання товарів |
Витрати на товарозабезпечення за працівниками |
||
Витрати на товарозабезпечення за видами ТМЦ |
||
Витрати на товарозабезпечення за статтями витрат |
||
911 «Витрати на зберігання товарів» |
|
Витрати на зберігання товарів за місцями виникнення |
Витрати на зберігання товарів за відповідальними працівниками |
||
Витрати на зберігання товарів за статтями витрат |
||
92 «Адміністративні витрати» |
|
Адміністративні витрати за місцями виникнення |
Адміністративні витрати за відповідальними працівниками |
||
93 «Витрати на збут» |
|
Витрати на збут за місцями виникнення |
Витрати на збут за відповідальними працівниками |
||
Витрати на збут за статтями витрат |
Наведені рекомендації сприятимуть більш повному розкриттю даних про витрати торговельних підприємств, що, в свою чергу, дасть змогу поліпшити інформаційне забезпечення процесу управління торговельними витратами. на рівні підприємств і організацій споживчої кооперації, а отже, більш ефективну їх діяльність.
3.4. Проект автоматизації обліку витрат діяльності
Ухвалення управлінських рішень в умовах постійно змінного, динамічного середовища вимагає не тільки аналізу, оцінки і прогнозування внутрішнього розвитку підприємства, але і забезпечення відповідності між зовнішнім мікросередовищем, зовнішнім макросередовищем і результатами фінансово-господарської діяльності підприємства, що, у свою чергу, висуває високі вимоги до інформаційного забезпечення управління підприємством.
В даний час на ринку комп'ютерних програм є універсальні аналітичні програми і спеціальні, що використовуються в окремих галузях економіки. Більшість користувачів віддають перевагу універсальним комп'ютерним програмам унаслідок їх достатньо легкої настройки і адаптації до особливостей бухгалтерського обліку в різних галузях.
Впровадження інформаційних технологій пов'язане з капітальними вкладеннями, як на придбання комп'ютерної техніки, так і на розробку проектів та виконання підготовчих робіт. Тому перед впровадженням системи потрібно економічно обґрунтувати доцільність її створення. Це означає, що повинна бути визначена ефективність використання автоматизованих комп'ютерних технологій.
На всіх комп'ютерах буде встановлена програмна оболонка Microsoft Windows XP Professional, пакет програм Office 2003 Professional Edition, антивірусна програма Касперського Personal, та програма для ведення бухгалтерського обліку 1С: Бухгалтерія 7.7 для України.
Як видно з табл. 3.8 на придбання програм підприємству прийдеться витратити 7464 гривні.
Загальна вартість автоматизації, включаючи придбання трьох комп'ютерів і відповідного програмного забезпечення складе:
9000+7464=16464 грн
Під ефективністю автоматизованого перетворення розуміють доцільність використання засобів комп'ютерної техніки при формуванні, передачі та обробці даних.
Загальний склад програмного забезпечення представлений у табл.3.8.
Таблиця 3.8
Програмне забезпечення бухгалтерського відділу Лютенське споживче товариство
Програми |
Ціна |
Microsoft Windows XP Professional (3 шт.) |
2700 |
Office 2003 Professional Edition (3 шт.) |
1500 |
Антивірус Касперського Personal (3 шт.) |
672 |
1С: Бухгалтерія 7.7 для України (сітьова версія+гарантія на рік ) |
2592 |
Разом |
7464 |
Розрізняють розрахункову та фактичну ефективність. Розрахункова визначається на стадії проектування, фактична - за результатами впровадження проекту.
Крім того, виділяють пряму і непряму економічну ефективність. Під прямою економічною ефективністю розуміють економію матеріально-трудових ресурсів та грошових коштів, що отримані в результаті скорочення управлінського персоналу, фонду ЗП, витрачання матеріалів внаслідок автоматизації певних видів облікових та аналітичних робіт.
Визначення економічної ефективності впровадження інформаційних систем в обліку на підприємстві:
1) зменшення трудомісткості робіт
Тек=Тр-Тк, де (3.1)
Тр - сума трудових витрат при ручному способі обробки інформації;
Тк - сума трудових витрат при комп'ютерній обробці.
2) чисельність працівників, що підлягають звільненню
Чвив=Тек/Фм, де (3.2)
Чвив - чисельність звільнених працівників;
Фм - місячний фонд робочого часу одного працівника.
3) вартість розробки комп'ютерної системи БО
В=Во+…+Вп (3.3)
4) термін окупності витрат на розробку комп'ютерної системи БО
С=В/Пр, де (3.4)
С - термін окупності;
Пр - очікуваний прибуток за рік.
Проведемо розрахунок економічної ефективності впровадження комп'ютерної системи БО для нашої фірми. До автоматизації у бухгалтерії працювало вісім чоловік, а після її впровадження шість працівника було звільнено.
1) Тек=(22*8*8)-(22*8*6)=352 год/міс.
2) Чвив=352/(22*8)=2 чол.
3) В=9000+8184=16464 грн.
4) С=16464/30000=0,548 (200 днів).
Після проведення автоматизації на підприємстві буде зменшена трудомісткість роботи на 352 годин щомісяця, відповідно буде звільнено 2 працівники, що значно зменшить витрати підприємства на оплату праці; загальна вартість автоматизації з урахуванням вартості комп'ютерної техніки та відповідного програмного забезпечення складе 16464 гривні, але при очікуваному річному прибутку підприємства — 30 тис. грн вона окупиться протягом 200 календарних днів.
Автоматизація обліку вносить певні зміни до технології роботи бухгалтерії. Так, один виконавець поєднує функції декількох суміжних ділянок обліку, наприклад, касир не тільки виписує прибуткові та видаткові касові ордери, а й розносить їх суми по бухгалтерських рахунках. Те ж саме відбувається при обробці одного первинного документу, який відноситься до декількох ділянок обліку. При проведенні оплати послуг постачальника платіжним дорученням, одночасно можна обробити і рахунок постачальника, дані якого розносяться по об’єктах та шифрах аналітичного обліку. При цьому одразу ж формуються відомості про витрати на виробництво. Всі названі вище операції може виконати одна людина, до того ж, тільки вона відповідає за результати своєї роботи.
Комп’ютерні інформаційні технології дозволяють суттєво прискорити операції починаючи з підготовки документів і до їх архівного збереження. При автоматизації підприємство має змогу згрупувати дані бухгалтерського обліку, що дозволяє отримати інформацію про дебіторську заборгованість в обсязі і вигляді, достатньому для проведення аналізу розрахунків з дебіторами, тобто задовольняє вимоги отримання повної, оперативної інформації щодо стану дебіторської заборгованості.
В Україні використовується значна кількість програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, найбільш популярними з яких є: «Парус», «Fin Expert», «БЕСТ», «Lady Fin», «Фінанси без проблем», «1C - Бухгалтерія – Проф. для Windows» та ін.
Система 1C: Бухгалтерія – Проф. для Windows» є універсальною бухгалтерською програмою. Основні особливості цієї програми:
ведення синтетичного й аналітичного обліку стосовно потреб підприємства;
можливість ведення кількісного багатоваріантного обліку;
одержання всієї необхідної звітності та різнорідних документів по синтетичному й аналітичному обліку;
повна настроюваність: можливість доповнювати і змінювати план рахунків бухгалтерського обліку, систему проводок, ведення аналітичного обліку, форм первинних документів, форм звітності;
можливість автоматичного друку вихідних (первинних) документів.
До складу «1С:Бухгалтерії 8 для України» включений план рахунків бухгалтерського обліку, відповідний до Наказу Міністерства Фінансів України «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та Інструкції про його використання» від 30.11.1999 р. № 291. Склад рахунків, організація аналітичного, валютного, кількісного обліку на рахунках відповідають вимогам законодавства по веденню бухгалтерського обліку й відбиттю даних у звітності. При необхідності користувачі можуть самостійно створювати додаткові субрахунки й розрізи аналітичного обліку.
Вихідними даними для програми є господарські операції, що вносяться до Журналу господарських операцій.
Програма «1C – Бухгалтерія» дозволяє вводити господарські операції декількома способами:
ручне введення операцій;
використання типових операцій;
використання режиму «документи і розрахунки».
На підставі введених господарських операцій програма формує звітність по синтетичному обліку та різні допоміжні документи, зокрема:
оборотно-сальдову відомість за рахунками і субрахунками;
«шахматку»;
аналіз рахунку за підсумками і кореспонденцією даного рахунку з відповідними рахунками;
обороти по дебету і кредиту рахунка і відповідне сальдо, також обороти і сальдо по рахунках за відповідний період; журнал-ордер і відомість, по рахунку;
зведені проводки-підсумки за відповідною кореспонденцією;
аналіз рахунка за датами;
звіт по журналу операцій - вибірку проводок із журналу операцій за визначеними рахунками, кореспонденцією та іншими ознаками;
картку рахунка і всі проводки з даним рахунком.
Програма може утримувати відомості за будь-який період часу.
Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вводити необмежену кількість довідників об'єктів аналітичного обліку (субконто): за видами продукції, матеріалами, підприємствами, співробітниками та ін.
Усі документи по аналітичному обліку формуються у грошовому, а якщо це потрібно, то і в натуральному виразі.
Крім цього, програма дає змогу створювати звіти довільної форми, що використовують дані не лише синтетичного, а й аналітичного обліку.
Для ведення обліку розрахунків підприємства з різними дебіторами у програмі використовується інформація з довідників: «Сотрудники», «Налоги и начисления», «Счета нашей фирмы», «Контрагенты», «Номенклатура», «Места хранения» (додаток С).
У довіднику номенклатура зберігається список ТМЦ (товарів, продукції, матеріалів), а також інформація про послуги, що їх надають і отримують. Дані цього довідника використовують для заповнення різноманітних документів і для впровадження аналітичного обліку на рахунках 20, 22, 26, 28 та інших.
В типовій конфігурації довідник «Місця зберігання» використовують з метою зберігання основних засобів, нематеріальних активів, матеріалів. Цей довідник застосовують для виписування первинних документів та аналітичного обліку на рахунках 10, 11, 12, 20, 26, 28 та інших. Стосовно кожного елемента потрібно зазначити тип місця зберігання і його назву. Якщо тип місця зберігання Склад, то його характеризують ще одним параметром – вид. Цей параметр може набувати два значення Склад або Магазин.
Аналітичний облік витрат діяльності організується з використанням відповідного субконто.
Довідник «Виды затрат/Види витрат» містить список видів витрат. Довідник використовується як при редагуванні документів, так і для ведення аналітичного обліку по бухгалтерських рахунках: 23, 39, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99.
Структуру цього довідника можна створювати на свій розсуд, залежно від завдань з аналізу витрат, які стоять перед фірмою.
Довідник «Виды затрат/Види витрат» знаходиться у меню «Справочники/ Довідники», натиснувши на який ЛКМ, відкриється відповідний довідник.
Типовою конфігурацією передбачено основні види витрат, які потрібно лише доповнити.
Відкривши
потрібну папку, необхідно натиснути
ЛКМ на кнопку на панелі інструментів
,
яка означає «Новая строка/Новий рядок»,
або ж натиснути на клавіатурі клавішу
Insert:
Довідник має трирівневу структуру. Для кожного елемента довідника слід ввести найменування та вказати бухгалтерський рахунок, на який в кінці місяця будуть списуватися суми витрат по цій статті. Ця інформація буде використовуватися при проведенні документа «Фінансові результати» в режимі «Закриття елементів витрат». В якості такого рахунку може бути обраний один з наступних рахунків: 23, 91, 92, 93, 94. Якщо підприємство не використовує рахунки класу 9, значення даного реквізиту може бути не заповнене.
Включений прапорець «Відноситься до постійних загальновиробничих витрат» є ознакою того, що поточна стаття витрат, як об'єкт аналітики рахунку 91 «Загальновиробничі витрати», є постійними загальновиробничими витратами.
Наприклад, можна додати наступні види витрат:
У папку «Адміністративні витрати»: Амортизація адміністративних необоротних активів, Відрядні витрати, Витрати на матеріально-технічне забезпечення апарату управління, Послуги консультаційного та інформаційного характеру, Витрати на урегулювання спорів у судових органах тощо.
У папку «Витрати на збут»: витрати пакувальних матеріалів для затарювання готової продукції на складах готової продукції; витрати на ремонт тари; витрати на передпродажну підготовку товарів; витрати на відрядження працівників, зайнятих збутом; витрати на транспортування, перевалку і страхування готової продукції (товарів), транспортно-експедиційні та інші послуги, пов'язані з транспортуванням продукції (товарів) відповідно до умов договору (базису) поставки; витрати на страхування призначеної для подальшої реалізації готової продукції (товарів), що зберігається на складі підприємства тощо.
У папку «Інші операційні витрати»: витрати на дослідження та розробки; втрати від операційної курсової різниці; втрати від знецінення запасів; нестачі й втрати від псування цінностей; визнані штрафи, пеня, неустойка; витрати на утримання об'єктів соціально-культурного призначення.
Сформувавши довідники, ми можемо перейти до обробки первинної інформації.
Програма «1С: Бухгалтерія» дозволяє виконувати реєстрацію облікових документів кількома способами:
введення проводок вручну через «Журнал операцій» і «Журнал проводок»;
автоматичне введення цих операцій.
Ручний режим введення господарських операцій використовується для виконання одиничних господарських операцій, підготовка документів по яких займатиме багато часу. Кореспонденцію рахунків та інші параметри вводяться бухгалтером безпосередньо з клавіатури, або шляхом вибору із списків. Кожна операція містить одну, або кілька проводок, що відображають операцію в бухгалтерському обліку в натуральному та грошовому вираженні. Кожна проводка може складатися із однієї або декількох кореспонденцій.
Режим ручного введення є максимально гнучким: можна зазначити зміст операції і ввести будь-які проводки. При ручному введенні операцій потрібно самостійно заповнювати суму і зміст операції, а також ввести бухгалтерські проводки із заповненням всіх необхідних відомостей про об’єкти аналітичного обліку, якщо останній вводиться по рахунках. Ручний режим введення операцій ми будемо використовувати для складання проводок по нарахуваннях на фонд заробітної плати працівників.
Стаття витрат собівартість реалізованих товарів формується за Дт 902 на підставі оформлення видаткової накладної.
Операції гуртової реалізації товару виконують у типовій конфігурації за допомогою документа «Видаткова накладна» (додаток Д). За цим документом отримують друковані форми видаткової накладної та акта виконаних робіт.
У випадку, коли клієнту вже виписано рахунок-фактуру, то видаткову накладну потрібно вводити на підставі «Рахунку-фактури» в режимі введення на підставі. Залежно від того який документ відіграє роль замовлення, реквізити відповідного документа-замовлення відображатимуться в полі замовлення. Можливий також випадок, коли видаткова накладна буде першим документом у ланцюзі взаєморозрахунків, і тоді в полі замовлення відобразиться рядок «Без замовлення».
Таблична частина видаткової накладної майже така, як у документа рахунок фактура і правила її заповнення подібні. Зазначимо лише, що в графі залишок відображено поточний залишок товару на складі. Табличну частину заповнюють як безпосереднім уведенням, так і багаторазовим вибиранням з довідника ТМЦ.
Стаття витрати на оплату праці з відрахуваннями формується на підставі проведення документа «Начисление зарплаты» (додаток Е). Нарахування заробітної плати, її індексація, а також розрахунок утриманої із співробітників і суми зборів, вирахуваних із фонду оплати праці, виконується документом «нарахування ЗП», реквізит «Вид виплати» якого встановлений в значення «Основна ЗП». Заповнені етого документа високо автоматизоване. Починають його заповнення з реквізитів, розміщених в шапці. Встановивши реквізит «вид виплати» в значення «основна з/п» перейдіть до поля «кількість робочих днів». За умовчанням в це поле вводиться 22 дні. Відкоректуйте поле, ввівши кількість робочих днів за календарем. Перейдемо до заповнення табличної частини. Її можна заповнювати рядок за рядком, але лутше вопользоваться кнопкою «заповнити». У табличну частину буде перенесений список співробітників.
Витрати на утримання основних засобів передбачають облік нарахування зносу. Для нарахування амортизації призначений документ «Нарахування зносу» (додаток Ж). Оскільки цей документ використовує для розрахунків реквізити довідника необоротні активи, то перед його уведенням довідник повинен бути заповненим, щоб забезпечити правильність розрахунків.
За допомогою цього документа можна щомісячно нараховувати амортизацію для всіх матеріальних і нематеріальних активів у бухгалтерському обліку, а щоквартально – у податковому обліку.
Операції щодо ремонту й модернізації основних засобів відображені в обліку за допомогою документа «Модернізація необоротного активу», що дає змогу оформити акт ремонту-модернізації основних засобів.
Витрати МШП, запасів та інших матеріалів документуються з використанням форми «Списание ТМЦ» (додаток З). Форму документа починають оформлювати з вибору складу, з якого провадитимуть списання, введення затратного рахунка на який буде списана облікова вартість об’єктів, а також відповідних статей затрат. Окрім цього в формі документа визначають причину списання ТМЦ, потрібну для формування друкованої форми акта списання.
Витрати на закупівлю робіт і послуг документуються «Счет входящий» і «Приходная накладния (акт послуг)» (додаток И).
У програмі «1С: Бухгалтерія 7.7» реалізовано можливість роботи як з регламентованими, так і зі стандартними звітами.
У конфігурацію включено набір стандартних звітів. Стандартні звіти – це цілісна система, яка дозволяє формувати одні звіти на підставі інших, деталізуючи дані звіту. Вони призначені для отримання даних за підсумками по бухгалтерських проводках в різних розрізах. Такі звіти можуть бути складені при використанні Плану рахунків бухгалтерського обліку, що використовується в програмі, незалежно від змісту та призначення конкретних рахунків. Стандартні звіти можуть застосовуватись для отримання як узагальненої, так і детальної інформації по будь-яких ділянках обліку.
Для роботи зі звітами використовується пункт меню «Отчётность», причому на екран видається діалогова форма налагодження параметру звіту. В ній потрібно ввести значення параметрів, що визначають склад даних, які входять до звіту (період, за який видаватимуться дані бухгалтерського обліку) шляхом введення початкової та кінцевої дати, інші параметри (наприклад, тип валюти).
Програма також надає можливість збереження сукупності параметрів для звіту заданого виду для подальшого використання, та можливість деталізації (розшифровки) звітів при його перегляді. На найнижчому рівні деталізації здійснюється перехід до конкретної проводки операції.
Основні стандартні звіти, реалізовані в програмі, та їх характеристику подано нижче:
«Оборотно-сальдовая ведомость» – містить для кожного рахунку інформацію про залишки на початок та кінець періоду, а також обороти по дебету та кредиту за встановлений період. Цей звіт в бухгалтерській практиці використовується найчастіше (додаток Т).
«Оборотно-сальдовая ведомость по счету (обираються рахунки обліку витрат)» – використовується для рахунків, по яких ведеться аналітичний облік, при цьому здійснюється відокремлення залишків від оборотів по конкретних об’єктах аналітичного обліку (субконто).
«Карточка счёта (обираються рахунки обліку витрат)» – включаються всі проводки, в яких задіяний даний рахунок, крім того, наводиться залишок на початок та кінець періоду, обороти за період та залишки після кожної проводки.
В програмі також є набір регламентованих звітів – це, передусім, податкові та бухгалтерські звіти. Набір регламентованих звітів регулярно поповнюється.
Регламентовані звіти не входять до самої конфігурації, однак з ними можна працювати, як і зі стандартними звітами, виконавши наступні команди:
«Отчеты» – «Регламентированные отчеты».
Програмні продукти фірми «1С» орієнтовані не лише на вирішення облікових задач. Типові конфігурації програм програми «1С: Предприятие 7.7» включають звіти, що містять різноманітні аналітичні показники, необхідні для прийняття управлінських рішень.
Звернення до нього призведе до появи підменю, яке містить список найважливіших і часто використовуваних звітів. Крім того, найпопулярніші з них виносяться у вигляді кнопок на панель інструментів.
Аналіз стану розрахунків за звітний період у вартісному виразі можна виконати за допомогою звіту «Оборотно-сальдовая ведомость» (додаток Т). В ній для кожного синтетичного рахунку відображаються залишки (сальдо) на початок і на кінець періоду, а також обороти за поточний період.
Перед виведенням на екран оборотно-сальдової відомості програма запропонує форму діалогу, в якій можна встановити параметри формування відомості.
Також у вікні налагодження передбачені три параметри програми. Перший вмикається, якщо у відомість необхідно включити обороти і сальдо рахунків з розбивкою по субрахунках. Другий – для отримання підсумків на валютних рахунках у валютному виразі. Третій визначає, чи формувати розгорнуте сальдо.
Якщо параметр програми «Развернутое сальдо» увімкнуто, на закладці «Развернутое сальдо» слід вибрати рахунки, за якими буде сформовано розгорнуте сальдо, і налагодити параметри для цих рахунків. Правила формування розгорнутого сальдо задаються в рядках таблиці.
В колонці «Счёт» відображається код рахунку (субрахунку), за яким буде сформоване розгорнуте сальдо. Щоб добавити рахунок в список рахунків, слід натиснути кнопку «+», після чого відкриється План рахунків, з якого можна вибрати рахунок. Якщо вибраний рахунок, що не є групою, по ньому автоматично відключається налагодження формування розгорнутого сальдо по субрахунках (ознака «–» в колонці «С/с»). Якщо по цьому рахунку дозволено вести аналітичний облік, то, натиснувши мишкою в колонці «Ан.», можна встановити ознаку формування розгорнутого сальдо по аналітиці.
Звіт «Аналіз рахунка по субконто (обираються рахунки обліку витрат)» можна використати для перегляду рухів коштів за конкретними контрагентами.
Звіт про проведення можна використати для одержання проведень між тими рахунками, де ведуть аналітичний облік за контрагентами.