1 Аналитический раздел
1.1 Анализ деятельности организации Торговый Дом «Всполье»
Компания Торговый дом «Всполье» – является ярким представителем Российского малого бизнеса на рынке оптовых поставок молочной продукции и продуктов питания в Пермском крае. В результате колоссальной ежедневной работы Торговый дом «Всполье» обеспечивает поставку наисвежайшей молочной продукции и продуктов питания на прилавки торговых заведений, представляя широчайший выбор товара, что позволяет покупателям полноценно реализовывать свое право выбора и максимально удовлетворять спрос на рынке молочной продукции и продуктов питания.
Компания Торговый дом «Всполье» была образована в 2012 году с организационно-правовой формой общество с ограниченной ответственностью, как логическое продолжение успешной предпринимательской деятельности её основателей, которая велась с 2004 года. С созданием компании Торговый дом «Всполье» были определены новые цели и горизонты развития, которые потребовали всесторонней трансформации структуры компании, начиная с увеличения численности сотрудников, выделения отдельных подразделений внутри компании по направлениям деятельности, заканчивая увеличением масштабов локальной вычислительной сети организации,
До трансформации структура организации представляла собой типовую схему характерную для организаций торговли в малом предпринимательстве и, по существу, состояла из следующих основных блоков: управления и сбыта. Функционал блока управления состоял из ведения бухгалтерского учета, договорной деятельности, управления финансами, обеспечения нужд организации по охране, логистике и юридическому сопровождению работы компании, ну и непосредственного управления организацией в целом. Причем управление осуществлялось двумя равноправными руководителями, не имеющими четкого разделения по зонам ответственности. Блок сбыта отвечал за все складские операции, такие как, прием поступивших товаров, перемещение по складу, подготовка товаров к отпуску (комплектация, расфасовка, переупаковка, укладка на поддоны или в контейнеры), и деятельность по обеспечению закупа, приема, сбыта и инвентаризации продукции, а так же исполнял прием денежных средств и проводил кассовые операции
Согласно, запланированного пути развития компании, новая организационная структура стала представлять собой более четкое разделение функциональных обязанностей между структурными блоками компании, в частности, руководители компании распределили зоны ответственности и выстроили четкую вертикаль управления внутри организации, а так же были созданы, как уже было сказано выше, отдельные подразделения по направлениям деятельности. На данный момент можно выделить два основных блока: финансовый и блок управления товарооборотом. Финансовый блок состоит из финансового отдела с непосредственным руководителем, который, в свою очередь, подчинен генеральному директору, и занимается вопросами бухгалтерского учета, управлением финансами, кассовыми операциями и договорной деятельностью. Блок управления товарооборотом непосредственно подчинен генеральному директору и состоит из торгового отдела со своим непосредственным руководителем, склада и группы операторов. Так же в штате теперь имеется свой специалист по информационно-техническому обеспечению, который подчинен напрямую генеральному директору (рис. 1).
Рисунок 1 - Организационная структура ТД «Всполье» после модернизации
Функционал подразделений компании по направлениям деятельности был определен следующим образом:
Финансовый отдел организации обеспечивает компетентное и эффективное управление финансами и их контролем для достижения целей компании. Финансовый отдел занимается решением широкого ряда организационных и финансовых вопросов, что позволяет принимать важные деловые решения.
– обеспечение бухгалтерского сопровождения деятельности организации – 2 человека
– обеспечение кассовых операций в организации – 1 человек
– управление финансами – 1 человек
– ведение договорной деятельности – 2 человека
Торговый отдел является основным структурным звеном организации ТД «Всполье», который занимается непосредственно организацией торговли, работой с поставщиками, изучением спроса населения, формированием цен, изысканием товарных ресурсов. От четкой организации работы торгового отдела зависит в большей степени результат деятельности всей организации.
– управление закупкой товара – 1 человек
– управление логистикой – 1 человек
– обеспечение сбыта товара – группа торговых представителей 5 человек
Склад осуществляет работы по приему, хранению и отпуску товаров, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска и отпуска, а также сохранности товарно-материальных ценностей.
– обеспечение складских операций – 12 человек (3 кладовщика и 9 грузчиков)
Группа операторов осуществляют обработку торговых заявок, а именно регистрацию в информационной системе организации, подготовка к обработке заявок, устранение ошибок обработки. Готовят и осуществляют контроль за подготовкой документов необходимых для передачи товара контрагенту.
– обеспечение документального сопровождения взаимоотношений с поставщиками и контрагентами организации – 6 человек.
Специалист информационно-технического обеспечения:
– обеспечение сопровождения функционирования информационной инфраструктуры компании – 1 человек.
Торговый процесс, который принят в компании ТД «Всполье», цикличен и является непрерывным – 24 часа в сутки 7 дней в неделю, за исключением крупных многодневных праздников в трудовом календаре. Цикл начинается ночью или рано утром, когда склад принимает новое поступление товара, часть которого сразу же готовится к отправке на прилавки торговых точек, часть товара уже готова к отправке с вечера предыдущих суток. После чего происходит погрузка товара и отправка его клиентам. Далее в работу включается группа операторов и торговых представителей, которые собирают новые заказы клиентов для отгрузки на следующий день. Во второй половине дня происходит консолидация заказов и их обработка в информационной системе компании. После чего происходит логистическая подготовка обеспечения поступивших заказов, по окончании которой, работники склада начинают готовить товар к отгрузке, согласно полученных заказов клиентов. Далее цикл переходит на новый виток.
Компания ТД «Всполье» сотрудничает с десятком поставщиков из ближнего зарубежья и Приволжского федерального округа, что позволяет компании предлагать на рынке более 500 видов молочной продукции и продуктов питания, среди которых: молоко, сливки, кисломолочная продукция, йогурты, сметана, сыры, твороженные продукты, масла, молочные десерты, масса альбуминная, казеин, мороженное.
Для выполнения своих задач и достижения поставленных целей ТД «Всполье» использует информационную систему ведения торговых операций одного из ведущих российских разработчиков, которая позволяет:
Управлять закупками – решать задачи по контролю сроков поставки товаров, расходов денежных средств и своевременности оплаты поставщикам, регистрации расхождений при приеме товаров, анализировать причины сбоя поставок (отказа поставщиков от поставки товаров), учитывать дополнительные услуги и дополнительные расходы при поставке товаров.
Управлять запасами – решать задачи обеспечения товарами текущих заказов и пополнения складских запасов согласно заданным правилам, в т.ч. с учетом статистики продаж, долгосрочного планирования закупок и формирования заказов по планам закупок.
Управлять складом – остатками товаров в различных единицах измерения на множестве складов, вести раздельный учет собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, детализировать расположение товара на складе по местам хранения, что позволяет оптимизировать сборку товаров на складе, учитывать серии товаров (серийные номера, сроки годности и т. д.), задавать произвольные характеристики товаров (цвет, размер и т. д.), учитывать ГТД и страну происхождения товара, оформлять операции сборки/разборки товаров, а так же резервировать товары.
Управлять отношениями с клиентами – использовать персонифицированный подход к нуждам и требованиям каждого клиента, хранить полную контактную информацию по контрагентам и их сотрудникам, историю взаимодействия с ними, управлять процессом продаж с использованием механизма бизнес-процессов (сделки с клиентом), анализировать незавершенные и планировать предстоящие сделки с покупателями и потенциальными клиентами, регистрировать каждое обращение потенциального клиента и в дальнейшем анализировать процент привлечения клиентов, а также производить анализ удовлетворения первичного спроса, оперативно контролировать состояние запланированных контактов и сделок, проводить интегрированный BCG-анализ отношений с клиентами, регистрировать и оперативно отрабатывать претензии клиентов, анализировать и оценивать эффективность работы менеджеров с клиентами.
Управлять продажами – определять условия оплаты, устанавливать цены и условия по ним (гибко регулировать скидки и наценки), вести сегментацию и категорирование клиентов и номенклатуры, определять схемы продаж с поэтапным отслеживанием процесса, формировать коммерческое предложение и фиксировать историю переговоров с потенциальными контрагентами по определению состава и условий продаж, управлять заказами клиентов, формировать документы сопровождающие отгрузку товара, вносить в них корректировки, оформлять документы возврата по отгрузкам, вести и отслеживать комиссионную, розничную торговлю товаром.
Управлять торговыми представителями – закреплять клиентов за агентами, назначать график и планировать посещения клиентов, формировать детальные задания по сбору заказов и решению иных произвольных вопросов.
Управлять доставкой – формировать задания на доставку с учетом зоны доставки, порядка объезда адресов доставки, а также с учетом грузоподъемности транспортного средства, предусмотрена возможность печати маршрутных листов и комплекта документов, которые должны быть переданы клиенту или перевозчику.
Управлять финансами – вести учет денежных средств и НДС, планировать оперативное управление денежными средствами, управлять взаиморасчетами, проводить анализ финансовых результатов.
Контролировать и анализировать целевые показатели деятельности организации – данный инструментарий представляет собой дополнительную панель, в которой можно поместить любое количество разнообразных показателей деятельности предприятия. Алгоритмы формирования показателей могут гибко настраиваться, а так же можно вести мониторинг поддержания целевых значений и допустимых отклонений, проводить сравнение с прошлым периодом и составлять прогноз на будущий период. Каждый показатель может быть расшифрован с помощью детальных отчетов, а так же предусмотрена возможность формирования сводного отчета в печатной форме по всем или по наиболее критичным показателям.