8. Туристская документация

1)Документы, регламентирующие взаимоотношения туроператоров, турагентов и туристов.

2)Основные направления автоматизации документооборота в современном туроперейтинге.

№1

Документы, регламентирующие отношения туроператора и агентов, чрезвычайно важны в туроперейтинге, поскольку от того, насколько разработанными и продуманными они будут, во многом зависит степень гарантированности качества и неконфликтности работы оператора и агентств.

К числу таких документов, прежде всего, относятся агентские договора.  Предметом агентского договора является желание агентства под собственную ответственность продвигать и реализовывать продукт на региональном рынке и передавать необходимые для оформления поездки документы. С другой стороны, туроператор гарантирует качественную реализацию проданных через агентство туров и выплату турагенту его комиссионного вознаграждения.

Кроме агентского договора, сферу отношений туроператора и агентов могут регламентировать:

■   специальные предложения — регулярно рассылаемая туроператором информация об изменении условий, сроков или стоимости туров;

■ подтверждение бронирования - документ, который является гарантией того, что туроператор реализует условия тура,

■ценовые приложения и конфиденциальные тарифы туроператора;

■стоп-листы (или stop-sales) — содержащие информацию об отелях или турах, продажа которых на указанные даты закончена;

■  счета на оплату

Документы, регламентирующие взаимоотношения туроператоров и туристов.

Данный вид документации является одним из основных по ряду причин:

■ эти документы фиксируют факт сделки между туроператором и клиентом,

■ фиксируя факты продаж туристических услуг, эти документы являются наиболее часто проверяемыми со стороны представителей контролирующих органов власти,

■  грамотное заполнение, систематизация, хранение данной документации позволяет туроператору отслеживать собственные продажи, оценивать эффективность рекламных кампаний, определять размер вознаграждений собственным работникам и т.д.

К числу документов, регламентирующих взаимоотношения туроператора с туристами можно отнести следующие: договор о предоставлении туристических услуг (договор-тур), туристичес­кая путевка, туристический ваучер (инвойс), информационный лист.

Договор о предоставлении туристических услуг (или договор-тур) является основным документом, юридически подтверждающим факт коммерческой сделки между туристом и туристической фирмой.

Договор-тур должен содержать полное описание всех туристических услуг, входящих в тур-пакет, приобретаемый туристом: маршрут тура; пункты ночевок (стоянок); сроки реализации тура (дата и время выезда и возвращения); указание наименований оплаченных средств размещения; указание категорий номеров; система питания по маршруту; наличие трансфера ,наличие дополнительных услуг ; наличие страховки и визы.

Путевка также подтверждает факт сделки между туристической фирмой и потребителем, факт оплаты туристом полной стоимости тура, указанной в договоре и гарантии организации определенных условий тура со стороны туроператора. Она представляет собой бланк строгой отчетности, пронумерованный типографским способом, получение и учет которого осуществляется в специальной книге уполномоченным на это лицом. Форма путевок стандартна, установлена соответствующим приказом Министерства финансов страны. Состоит путевка из двух частей — левая — большая по объему, и правая — так называемый отрывной талон. Заполненная левая часть путевки выдается на руки туристу после полной оплаты им стоимости тура, правая — остается в туристической фирме, от имени которой оформлен договор-тур, для дальнейшего учета и отчетности.Как и договор-тур, путевка содержит максимум информации о приобретенном и оплаченном туре:

■наименование тура и его код;

■маршрут поездки

■описание пакета услуг

■наличие экскурсионной программы

■дополнительно оплаченные услуги.

Форма туристического ваучера свободна и разрабатывается туроператором. Обязательными условиями для оформления ваучера являются:

■указание на туроператора, выдавшего ваучер;

■нумерация ваучера;

Типовой ваучер туроператора «Ланта-Тур-Вояж» выглядит так:

■содержание в ваучере данных обо всех заезжающих турис­тах

■ содержание оплаченных туристами туристических услуг;

■указание на туристическое агентство, продавшее путевку непосредственно туристам;

■сроки поездки.

информационный листок.(памятка) Необходимость выдачи туристам информационного листка не зареплена законодательно, однако практика туризма показывает, что наличие у туриста информационного листка не только сокращает количество вопросов, могущих возникнуть у путешественников к менеджерам туроператора и требующих немедленного разрешения, но и предостерегает и туриста от возможных негативных ситуаций во время тура, и туроператора от необоснованных претензий туристов по возвращению из поездок

№2

Автоматизация туропереитинга сегодня — не только дань моде и достижениям научно-технического прогресса, но и объективная необходимость, объясняемая, прежде всего, следующими при чинами:

■ обилие рутинной работы в туроперейтинг;

■ необходимость работы с бумагами и документами;

■ строгий учет и контроль в работе

■ необходимость повышения оперативности туропереитинга,

■ требование к снижению издержек туроператора и прежде всег о, к

высвобождению менеджеров,

■ процедура формирования тура и составления ценовых при -

ложений

■ контроль продаж и состояние блока мест на различные даты;

■ перманентный учет заявок туристов и турагентов, позволяющий

обеспечивать оперативное подтверждение заявок;

■ учет расчетов с партнерами

■ формирование пакетов документов для туристов или агентств

■ рассылка предложений агентствам;

■ бухгалтерская отчетность.

Существуют следующие программы для автоматизации документооборота:

≪Мастер-тур≫ позволяет формировать тур -пакеты, распечатывать различные документы (прайсы, тур-путевки, списки, ваучеры, анкеты), есть режимы рассылки информации по электронной почте и факсу в заданное время.

Программа ≪Тур≫Основные функции программы — ведение базы данных туристических услуг, калькуляция стоимости тура с учетом клиентского запроса, создание типовых туров, расчет стоимости тур-пакета, составление графиков заездов, кон тролль свободных мест, формирование чартерных авиарейсов и круизов.

≪Марко Поло≫ В числе основных функций про граммы — ведение баз данных разновидностей услуг по поставщи кам (перелеты, отели, экскурсионное обслуживание) с учетом квоты мест; формирование тур-пакетов и тарифных планов (ввод цен -нетто или цен-брутто для всего пакета или каждой услуги в отдельности).

К основным направлениями применения Интернета в туроперейтингеможно отнести:

■ использование Интернет-механизмов в продвижении турис -тического продукта и отдельных туристических услуг (к при меру,продвижение сайта компании, проведение адресных рассылок, работа туристических электронных бирж и т.д.)

■ развитие электронных систем бронирования, позволяющих в режиме реального времени бронирова ние определенного количества туров или отдельных туристических услуг как турагентами, так и обыкновенными пользователями — потенциальными туристами.