1.6 Первичные документы и учетные регистры

Под первичным документом понимается письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбоме, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;

• дата составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственных операций;

• измерители хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

• подписи должностных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При документировании операций необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Документы, которыми оформляются денежные операции (хозяйственные операции с денежными средствами), подписывают руководитель и главный бухгалтер (уполномоченные лица).

2. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то сразу после ее завершения.

3. Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащейся в ней данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие документ.

4. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускаются. В другие документы изменения могут вноситься лишь по согласованию с лицами, подписавшими данный документ (исправления должны быть подтверждены подписями и датой).

Документы, которыми оформлены хозяйственные операции, подвергаются проверке, которая состоит из трех этапов.

Формальная проверка – проверка правильности использования первичных документов по форме и полноте заполнения реквизитов.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая проверка означает проверку правильности подсчета данных документа.

Проверенные документы подлежат группировке (сортировка по определенным признакам) и расценке (проставление в документах денежных измерителей, т.к. значительное их число составляется в натуральных показателях). Затем на документах проставляется корреспонденция счетов (контировка).

Классификация документов

1. По содержанию хозяйственных операций, отраженных в документе:

• по учету ОС;

• по учету производственных запасов;

• по учету труда;

• по учету готовой продукции и т.п.

2. По назначению:

• оправдательные;

• исполнительные;

• комбинированные.

3. По месту составления/возникновения:

• внутренние;

• внешние.

4. По форме составления:

• Типовые унифицированные;

• произвольной формы.

5. По способу отражения операций:

• разовые;

• накопительные.

На основании документа в дальнейшем производится запись хозяйственных операций на счета бухгалтерского учета. Запись осуществляется в табличной форме. Таблицы определенного размера и формата, назначения, предусмотренные для регистрации и группировки хозяйственных операций, называются учетными регистрами.

Классификация учетных регистров:

1. По внешней форме:

• бухгалтерские книги;

• карточки;

• свободные листы.

2. По графлению:

• регистры количественной формы;

• регистры количественно-суммовой формы;

• регистры многографной формы;

• шахматная форма.

3. По назначению и видам записей:

• хронологические;

• системные;

• комбинированные.

4. По объему содержания:

• регистры синтетического учета;

• регистры аналитического учета.

Способы исправления ошибок в регистрах и документах

1. Корректурный способ – применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских). Используется тогда, когда ошибка допущена в написании числа и итог еще не подсчитан. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «исправлено».

126

Например, Д 71 К 50 1026 исправление верно, подписи, дата

2. Метод «Красное сторно» (используется в двух вариантах) – применяется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом составляются две проводки, Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается проводка с правильной корреспонденцией счетов.

а) частичное «Красное сторно» – используется при правильной корреспонденции счетов только на уменьшение проведенной суммы.

Например,

Д 71 К 50	 600 р. (нужно 400 р.)
Д 71 К 50	 200 р.

б) полное «Красное сторно» – применяется при обнаружении неправильной корреспонденции счетов. В бухгалтерии составляют справку, в которой указывается дата совершения ошибки и указывается корреспонденция счетов.

Например,

Д 50 К 71	 400 р.
Д 50 К 71	 400 р.
Д 71 К 50	 400 р.