51.Особливості організації праці менеджера
Процес організації праці менеджера здійснюється на тій же основі, що і організація праці всього колективу. Організація праці базується на суспільних законах (закон розподілу праці, закон кооперації праці, закон переміни праці та ін.) і суб´єктивних організаційних принципах (принцип ритмічності, принцип пропорційності, принцип безперервності та ін.). Але у методах організацій управлінської праці є і особливості, що випливають із специфіки процесів управління організацією. Вони обумовлені відокремленням управлінської праці від праці виконавчої, яка є формою прояву розподілу праці у суспільстві.
Праця менеджера бере участь у створенні матеріальних цінностей непрямо і безпосередньо, а через організацію праці інших працівників. Предметом праці менеджера і спеціаліста є не матеріальні елементи виробництва, яку робочих, а інформація. Змістом організації праці менеджера є науково обґрунтовані рішення таких питань, як розподіл і кооперація праці працівників у масштабі підрозділу чи підприємства в цілому, вибір раціональної системи і методів роботи, підбір і розстановка персоналу, організація робочих місць і створення ефективного виробничого середовища для працівників, використання засобів механізації управлінських робіт, їх конкретне рішення визначається методами і стилем керівництва менеджера, його загальноосвітнім і професійно-кваліфікаційним рівнем, удосконалення яких є одним із найважливішим завданням.
Організація праці менеджера безпосередньо пов´язана з використанням ним свого робочого часу на виконання окремих трудових процесів. Здійснюючи керівництво роботою організації менеджеру необхідно:
систематично брати участь у вирішенні виробничих завдань;
вирішувати питання, які передбачені службовими повноваженнями;
регулярно спілкуватись з людьми, одержувати від них і передавати їм необхідну управлінську інформацію.
Сукупність цих завдань визначає структуру робочого часу менеджера і основні напрямки організації його праці. їх класифікація показана на схемі:
52. Організація контролю за виконанням документів
Контроль за виконанням документів містить:
1) постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
2) перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;
3) попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
4) облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);
5) інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
6) повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;
7) зняття документів з контролю;
8) формування картотеки виконаних документів.
Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних карток, додаткові примірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль)" Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.
Картки контрольованих документів групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за строками виконання документів, за виконавцями, групами документів тощо.
Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної картки. При цьому попередні записи не фіксуються.
При автоматизованій формі контролю періодично (раз на місяць) складаються і надсилаються до структурних підрозділів переліки невиконаних ними у встановлені строки документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до канцелярії (контрольної служби для узагальнення).
Інформація про строки виконання доручень і документів, зведення про стан їх виконання, а також відомості про перенесення строків та інформація про завершення виконання виводиться на екран дисплея і роздруковується на папері за встановленою або за довільною формою, передається на зберігання до архіву.
Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
Після виконання документи (доручення) знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і в картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і містять дату виконання, номер вихідного документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу — відповідального виконавця.
Якщо виконання не документувалося, відмітка про виконання робиться, на самому документі-запиті та засвідчується в контрольній картці посадовою особою, яка давала доручення.
Дані про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюються канцелярією і станом на перше число кожного місяця, доповідаються керівнику організації.
Дані про хід і результати контролю за виконанням періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни й удосконалення контролю за виконанням документів.
Керівники структурних підрозділів зобов´язані:
- особисто розглядати кореспонденцію в день її надходження, визначати за кожним документом, який потребує виконання, конкретних виконавців і строки;
- систематично контролювати виконання документів;
- забезпечити компетентний і невідкладний (протягом 1-2 днів) розгляд проектів документів вищих органів або за їх дорученням, які подаються на погодження іншими структурними підрозділами.
Функції контролю за виконанням доручень і документів у структурних підрозділах покладаються на діловодів, інспекторів структурних підрозділів. Вони постійно аналізують стан виконавської дисципліни і в установленому порядку інформують керівника свого підрозділу і службу контролю канцелярії про хід виконання доручень і документів.
Посадові особи, які допустили невчасне або неякісне виконання документів, несуть відповідальність в установленому порядку.