Соціальна суть і функції документа
Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває признаки реально існуючих предметів, слугуючи об’єктами практичної діяльності по створенню, відбору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, розповсюдженню та використанню документної інформації в суспільстві. Це поняття широко використовується в усії сферах суспільної діяльності. Майже в кожній структурі знання є одна чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об’єктів, яким надається статус документа.
Як і будь-яка система, документ створюється суспільством лише стільки, скільки він виконує ті чи інші необхідні суспільству функції.
Функція документа – це його суспільна роль, соціальне призначення, ціль, задача. Документ – полі функціональний об’єкт, виконуючий ряд взаємопов’язаних соціальних функцій.
Весь спектр соціальних функцій документа можна поділити на три групи:
Головну;
Спільну;
Спеціальну.
Головна найбільш розповсюджуюча функція документа – це зберігання і передача інформації в часі чи просторі. Документ створюється для забезпечення потреб суспільства за допомогою розповсюдженої документної інформації.
Спільні функції – інформаційна, комунікативна, кумулятивна – характерні для всіх документів, незалежно від їх типу і виду.
Інформаційна функція – це здібність документа що задавольняє необхідності суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна місткість, тобто кількість інформації, зафіксованої у документі. Існує правило: більше інформації у можливо малому об’ємі документа(звіт о НТІ – стаття – монографія – підручник – енциклопедія: документи розташовані по ступеню збільшення інформаційної місткості). Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, достовірність, цінність, новизна інформації та ін.
Комунікативна функція – це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміном, комунікації, спілкування, спадкоємність. Документ забезпечує документну комунікацію, котра без нього була би не можлива.
Кумулятивна функція – це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати та упорядковувати інформацію з метою її збереження для теперішнього та майбутнього покоління.
Спеціальні функції не для всіх, а для конкретних типів документів, де вони проявляються в великій степені в відповідності з соціальними потребами суспільства. До них відносяться: управлінська, пізнавальна (освітня), правова, суспільно культурна, меморіальна, гедонічна та ін. функції.
Комунікаційні можливості документа
Поняття "Документна комунікація", "система документних комунікацій", "документно-комунікаційна система" є базовими для документознавства, знаходятся на стадії свого становлення. Документною комунікацією (ДК) називатимемо комунікацію, опосередковану документом, побудовану на обміні документами між двома або більш людьми. ДК є підсистемою соціальної комунікації.
Документ виник і існує в документно-комунікаційному процесі, тобто в такій комунікації (зв'язки між об'єктами реального світу), в якій від одного суб'єкта (відправник) до іншого (споживач) передається документна інформація (тобто інформація, що міститься в документі). Передача документної інформації в суспільстві називається соціальною ДК. Її відправником і споживачем є людина або група людей, суспільство в цілому. У соціальній ДК документна інформація, виступаюча засобом комунікації, зафіксована на матеріальному носієві. Інакше кажучи, ДК — це процеси або способи поширення (передачі) інформації в суспільстві, здійснювані за допомогою документів.
У ДК як засіб комунікації виступає документ — матеріальний (речовий) об'єкт, на (в) якому соціальна інформація зафіксована, що дозволяє її зберігати, а також передавати в часі і просторі разом з матеріальним носієм.
Документний потік - це рух документів у процесі їх виробництва, розповсюдження та використання в суспільстві, тобто сукупність розподілених у часі й просторі документів, які рухаються комунікаційними каналами від створювачів до користувачів.
У структурі потоку можуть бути виділені мікропотоки, що складаються, наприклад, з документів відкритого й обмеженого доступу, з опублікованих і неопублікованих, первинних і вторинних документів тощо.
Виступаючи продуктом матеріального та духовного суспільства, документна комунікація відображає ступінь розвитку суспільства. Вона нерозривно пов'язана з рівнем інформаційної технології, що містить збір, накопичення, трансляцію, обробку інформації, способи її зберігання, пошуку та використання.
Документ може бути носієм ретроспективної інформації, а отже володіти особливою цінністю - бути артефактом.
Артефакт (від лат. - "штучно створене") - поняття, що по-різному втілює внутрішню форму латинського слова: "документ", який має особливу соціально-культурну цінність. Артефактами є виготовлені людиною речі, народжені нею думки, винайдені та використані нею засоби та способи дії .
Особливо цінними документами є документи-пам'ятки, утому числі писемності, що складають частину культурного набутку країни, народу, людства, яке охороняється спеціальним законом. Причиною віднесення документа до артефакту (пам'ятки) може бути особлива цінність та унікальність змісту, передмови, супровідних матеріалів, коментарів тощо.
Пам'ятки виступають об'єктом науки "пам'ятникознавство", яка ділить їх на рухомі та нерухомі. До рухомих відносять такі документи і пам'ятки: рукописи та стародруки, раритети, рідкісні писемні та графічні видання, кіно, фоно, фото, відео документи тощо.
Документи цього виду відрізняються внутрішньою структурою, вони мають особливо складний апарат. Крім основного тексту вони можуть місити науково-дослідні статті, що пояснюють зміст, історіографічні коментарі та різноманітні покажчики (тематичні, предметні, поіменні). Вони також мають особливу матеріальну основу, конструкцію, особливі умови знаходження в зовнішньому середовищі.
Артефактні документи створюються в гарному оздобленні, з численними ілюстраціями, нестандартній, у більшості випадків, палітурці. Для видання пам'яток часто використовують факсимільне відтворення.
3. Якості документів
Як і будь-який об’єкт, документ володіє багатьма властивостями (відмінними якостями). Най більш властивими з них є:
Атрибутивність документа
Документ як цілісна система складається з двох основних частин – інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із частин перетворює документ в не документ;
Функціональність документа
Його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ – полі функціональний об’єкт, він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій;
Структурність документа
Тісний взаємозв’язок його елементів і підсистем, зберігання основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.
Рахунок вище вказаних якостей документа – це особлива цілісна система, виконуюча призначені для неї суспільством функції. Зв'язок між ними є настільки тісним, що відокремити їх одне від одного можливо лише умовно.
Види документів
Класифікація документів за інформаційною складовою
1. Класифікація документів за характером знакових засобів фіксації інформації
Інформація, що міститься у документі, фіксується шляхом різноманітних знаків. Знаковість - обов'язкова властивість документа, тому що лише в закодованій знаками формі можливо передати інформацію від реципієнта до комуніканта.
За цією ознакою розрізняють текстові, іконічні, ідеографічні, звукові, матричні, цифрові та комплексні документи.
2. Класифікація документів за виміром запису інформації
За цією ознакою розрізняють одно -, двох - і тривимірні документи (перфострічка, службовий лист, глобус).
3. Класифікація документів за призначеністю для сприйняття інформації
За цією ознакою розрізняють документи, що читаються людиною, й ті, що читаються за допомогою технічних засобів (за допомогою магнітофону, телевізора, електронно-обчислювальної техніки, стільникового телефону тощо).
4. Класифікація документів за каналом сприймання інформації
Інформація, що міститься в документі, може сприйматися за допомогою різних органів чуття. За цією ознакою розрізняють такі види документів: візуальні, тактильні, аудіальні, аудіовізуальні.
5. Класифікація документів за ступенем розповсюдженості інформації
За ступенем розповсюдженості інформації документи поділяються на: опубліковані, неопубліковані, непубліковані та електронні.
6. Класифікація документів за рівнем обробки часом
У даній класифікації виділяють первинні і вторинні документи за часом появи у світі.
7. Класифікація документів за змістом
До змістової класифікації документів відносяться:
А. Десятинна класифікація Мелвіля Дьюі
(ДКД, Dewey Decimal Classification, DDC).
8. Класифікація документів за характером соціальної інформації
За характером соціальної інформації, що міститься в документі, розрізняють такі їх види: масові, спеціальні та особисті.
При цьому одна частина документів відноситься до сфери регулювання життєдіяльності особистості, суспільства і держави (документація офіційного походження).
Друга - відображає духовне життя суспільства (документи, що виникають в особистому житті та творчості - літературні твори, мемуари, листи, щоденники, записні книжки тощо).
Основні види документів за матеріальною складовою документа
За матеріалом носія інформації:
Паперовий (Паперова основа носія інформації .Різні види видань, службові документи, ноти, карти тощо);
Плівковий (Плівкова основа носія інформації. Діапозитив, мікрофіша, діафільм тощо);
Пластиковий (Пластикова основа носія інформації. Грамплатівки, вінілові диски тощо);
Металевий (Металева основа носія інформації);
Напівпровідниковий (Напів провідниковий пристрій);
За матеріальною конструкцією:
Аркушевий (Носій інформації у вигляді одного чи декількох аркушів будь-якого формату без скріплення. Листівка, газета, плакат, географічна карта, афіша, етикетка);
Кодексовий (Документ у формі блока-кодекса, тобто скріплених між собою по одному краю аркушів-сторінок. Журнал, альбом тощо);
Картковий (Носій інформації, що являє собою перфокарту відповідного формату, магнітну карту, каталог, гральні карти);
Стрічковий (Носій інформації, що являє собою неперервну стрічку (дріт) з феромагнітним покриттям);
Дисковий (Носій інформації у вигляді диску);
Флеш-карта (Покрита захисним шаром мікросхема, здатна запам'ятовувати і видавати інформацію в цифровому вигляді для сприйняття комп'ютерною технікою);
Комбінований (Дві або більше форми носія інформації. Комплект із журнал а та відеокасети тощо).
Класифікація документів за способом документування
Основними ознаками даної класифікації є спосіб створення документа (документування).
За способом створення розрізняють такі види документів: рукописний, графічний, механічний друкований, електромагнітний, цифровий та хімічний.
Класифікація документів за обставинами існування в зовнішньому середовищі
Основними ознаками даної класифікації є:
- регулярність видання;
- час виходу у світ;
- місце виникнення документа в навколишньому середовищі тощо.
Класифікація документів за регулярністю видання
Розрізняють за даною класифікацією такі види документів: періодичні та неперіодичні.
Класифікація документів за часом виходу у світ
За часом появи документа у світ розрізняють оригінал та копію.
Класифікація документів за місцем виникнення
За місцем виникнення розрізняють місцевий, регіональний, національний (загальнодержавний), закордонний (іноземний) та міжнародний документ.
Класифікація документів за обставинами існування в зовнішньому середовищі
За регулярністю видання
Періодичний (Документ, що виходить через визначений проміжок часу нумерованим та датованим);
Неперіодичний (Документ, що вийшов одним екземпляром і не має продовження);
Оригінал (Справжній автентичний документ, перший примірник документа);
Копія (Документ, що є точним відтворенням оригіналу);
За місцем виникнення
Місцевий (Документ, що виник для потреб одного чи декількох районів, підприємства, установи, господарства чи навчального закладу, міста, області тощо);
Регіональний (Документ, що виник у межах декількох областей чи автономної республіки);
Національний (загальнодержавний). Документ, що виник і призначений для використання в межах країни;
Закордонний (іноземний). Документ, що вийшов або надрукувався за кордоном;
Міжнародний (Документ, підготовлений представниками двох або декількох країн).
Типологічна класифікація документів
Типологія документа - це віднесення його за сукупністю ознак до відповідного типу.