12. Методика аудиторської перевірки обліку операцій з готівковими коштами.

Основними задачами аудиту грошових коштів у касі і касових операцій підприємства є перевірка наступних аспектів:

• забезпечення умов зберігання готівки та інших цінностей у касі, при доставці і передачі в банк;

• дотримання розмірів ліміту залишку грошових коштів у касі підприємства;

• фактів здійснення розрахунків готівкою з юридичними особами, сума платежів яких перевищує встановлений ліміт;

• дотримання умов видачі грошових коштів під звіт на операційні і господарські витрати тощо;

• тотожність показників бухгалтерської звітності та регістрів бухгалтерського обліку;

• оформлення первинної облікової документації;

• своєчасність і повнота оприбуткування грошових коштів, отриманих у банку. Відповідність записів у касовій книзі даним облікових регістрів;

• дотримання встановленого порядку зберігання чекових книжок, виписок чеків і отримання за ними грошей;

• інвентаризація каси і відображення в обліку її результатів.

Аудит касових операцій починається з фактичної і раптової перевірки грошових коштів в касі. Аудитор пропонує касиру скласти касовий звіт на момент перевірки наявності грошей. Касир складає і передає аудитору покупюрний опис готівки. Фактичний залишок аудитор звіряє з обліковими даними на початок інвентаризації, про що складається відповідний документ. Наявність грошей, цінних паперів, грошових документів, поштових марок, бланків суворого обліку визначають під час інвентаризації і оформлюється актом. Грошову готівку в іноземній валюті вносять в матеріали інвентаризації, вказавши назву і суму валюти, курс НБУ на день інвентаризації, суми іноземної валюти у перерахунку на грошову одиницю України. Ніякі документи або розписки в залишок грошових коштів не включають, заяви касира про наявність в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, до уваги не приймаються. В акті інвентаризації наявності готівки вказується фактичний залишок і залишок за даними обліку і визначається результат інвентаризації.

При інвентаризації грошових коштів в дорозі, звіряють суми, вказані у рахунку, з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасатором банку.

Інвентаризацію коштів на поточному рахунку в національній валюті, поточному рахунку в іноземній валюті, інших рахунках в банку, на акредитивах, а також заборгованості по позиках банку проводять, звіряючи залишки сум за даними бухгалтерського обліку підприємства з даними виписок банку. Крім того, до окремого акту інвентаризації вносять дані про довго- і короткострокові фінансові вкладення в цінні папери (акції, облігації тощо), депозити, статутні фонди інших підприємств. Наявність цих коштів перевіряють за статутними документами і іншими документами, даними про вклади до статутного фонду спільно створених підприємств і в депозити.

Каси підприємств приймають готівку за прибутковими касовими ордерами, підписаними бухгалтером і касиром. Ця операція завіряється печаткою або штампом касира, або відтиском касового апарату. Готівка з каси підприємства видається за видатковими касовими ордерами та належно оформленими наступними документами: платіжними відомостями, рахунками з реквізитами видаткового касового ордеру. Такі документи на видачу грошей повинні бути підписані керівником, головним бухгалтером та касиром, або уповноваженими ними особами.

При видачі готівки за видатковим касовим ордером окремій особі касир вимагає пред’явити документ, що встановлює особу отримувача грошей. Документами є паспорт, закордонний паспорт, службове посвідчення при наявності у ньому фотографії і підпису власника. Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові касові ордери повинні бути заповнені бухгалтерією чітко, ніяких підчисток, помилок і виправлень у даних документах не допускається.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передачі їх до каси реєструються бухгалтерією у журналі реєстрації, всі надходження і видачі готівки підприємства обліковуються у касовій книзі. Касова книга на підприємстві ведеться в одному екземплярі, повинна бути пронумерована, прошнурована та опечатана. Кількість листків у касовій книзі завіряється підписами керівника та головного бухгалтера підприємства. Записи до касової книги виконуються касиром відразу після отримання або видачі грошей по кожному ордеру. Наприкінці робочого дня касир підводить підсумки операцій за день, підраховує залишки готівки у касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира, який складається щоденно або один раз на 3-5 дні.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера. Якщо касир залишає робоче місце, то цінності, що знаходяться у нього у під звіті, передаються до іншого касира у присутності керівника підприємства та головного бухгалтера. За результатами перерахунку і передачі цінностей за їх підписами складається відповідний документ.

Особи, що були притягнути до кримінальної відповідальності, судимість яких не погашена або не знята у встановленому порядку, що страждають хронічними та психічними хворобами, до матеріальної відповідальності не допускаються.

Керівники підприємств повинні надавати касирам охорону при транспортуванні грошей та цінностей з установ банка. При їх транспортуванні касиру, особам з його супроводу, а також водію не рекомендується: розголошувати маршрут руху і розмір суми коштів та цінностей що перевозяться; впускати до салону транспортного засобу сторонніх осіб, які не мають дозволу керівника та (чи) підрозділу Державної служби охорони при органах внутрішніх справ; йти пішки, їхати попутним або громадським транспортом.

За для забезпечення надійного зберігання готівки та інших цінностей каса повинна відповідати наступним вимогам: бути ізольована від інших допоміжних приміщень, обладнана спеціальним вікном для проведення операцій з клієнтами і співробітниками, мати сейф або вогнетривку металеву шафу, обладнана охороно-пожежною сигналізацією, відповідною діючим стандартом.

Аудитори використовують різноманітні методи фактичного і документального контролю. При цьому технічні методи дослідження аудитор обирає за власним бажанням, головне, щоб результати були достовірними і відображали фактичний фінансовий стан підприємства. Перш за все визначають наявність системи внутрішнього контролю та ефективність його функціонування.

До елементів внутрішнього контролю відносяться: розмежування обов’язків і відповідальності виконавців виробничих та управлінських операцій; чітка організація документообороту; наявність строків виконання і відповідальність осіб, посадових інструкцій, проте за однією особою не повинні закріплюватися функції виконання і контролю за цим виконанням. Принцип розмежування виконавчих і контрольних функцій здійснюється в організації бухгалтерського обліку. Невід’ємним елементом системи внутрішнього контролю є наявність плану рахунків бухгалтерського обліку з переліком всіх можливих кореспонденцій між рахунками, що дають змогу виявити різні можливі зловживання. При здійсненні контролю виділяють важливіші і менш важливі об’єкти, а також об’єкти, що потребують щоденного контролю, один раз на тиждень, в місяць, проведення перевірок у квартал, в рік, в середині року чи наприкінці.

Вибір методичних прийомів проведення аудиту залежить від особливостей роботи підприємства, форми ведення бухгалтерського обліку, його фінансового стану тощо.

Методи та техніку проведення аудиту аудитор визначає у кожному конкретному випадку у відповідності з програмою аудиту та іншими конкретними умовами роботи підприємства. Метод вивчення бухгалтерських документів залежить від обсягу документообороту. На невеликих підприємствах їх розглядають у хронологічному порядку, на великих – у систематизованому порядку записів у регістрах бухгалтерського обліку за однорідними касовими, банківськими та іншими документами.

В аудиті використовуються такі види дослідження, як загальне та суцільне. Одним з прийомів вивчення документів і бухгалтерських записів по суті є зустрічна перевірка. Її використовують тоді, коли є підозра, що суми, матеріальні цінності оприбутковані не повністю, в менших розмірах. Документи, що складені на підприємстві, порівнюють з документами тих підприємств, з якими проводилися господарські операції. Це дозволяє виявити випадки підробок в окремих екземплярах, складення підробних документів.

В процесі аудиту використовують фактичну, економічну, аналітичну та експертну перевірки.

Дослідження документів здійснюються різними способами: фактографічним, хімічним, графічним тощо. Якщо аудитор не має конкретних вказівок від аудиторської фірми, то спосіб вивчення окремих господарських операцій він обирає самостійно.

Виходячи з важливості, касові операції досліджують у суцільному порядку. Особливу увагу звертають на законність цих операцій. При перевірці достовірності касових операцій можливі різноманітні випадки зловживань, зокрема:

- виплата за фіктивними рахунками і документами, вилученими з архіву минулих періодів і використаних другий раз;

- підробка підписів отримувачей;

- заміна тексту документів;

• внесення в платіжні документи підставних осіб;

• завищення сум у відомостях на видачу заробітної плати, премій, відпускних;

• неоприбуткування грошей, отриманих касиром по чеках у банку;

• списання сум в розмірах більших, ніж передбачено за документом;

• повторне списання грошей за одним документом.

Неякісні бухгалтерські записи в облікових регістрах класифікують за формальними ознаками та по суті. До першої групи відносяться записи, здійснені з порушенням встановленого порядку ведення облікових регістрів або на підставі неякісних документів за формальними ознаками. Друга група – це підробні, безтоварні, безгрошові бухгалтерські записи. Визначити неякісні документи і бухгалтерські записи за формальними ознаками аудитор може лише у тому випадку, якщо він добре знає не тільки загальний порядок складання документів і ведення бухгалтерських регістрів, але і правила документального оформлення конкретних господарських операцій у відповідних регістрах. Для того щоб виявити підробні, безтоварні, безгрошові документи і бухгалтерські записи, необхідно після визначення їх невідповідності за формальними ознаками ретельно дослідити обставини їх з’явлення – навмисні або ненавмисні. Для цього необхідно добре знати закони, постанови, інструкції. Документ як об’єкт аудита є засобом обґрунтованості бухгалтерських записів і залишків господарських засобів на початок їх інвентаризації, а також підтвердженням достовірності балансів та звітів. Це також письмове підтвердження здійснених господарських операцій.

Документи, які мають підробні підписи, печатки, штампи, заміну тексту та сум, приписки, виправлення з метою приховування фактів нестач, крадіжок, безгосподарських витрат, незаконних операцій виявляють, розглядаючи їх, застосовуючи технічні засоби, логічний та граматичний аналіз тощо.

Для того щоб виявити використання фіктивних рахунків або довідок на виконані роботи в минулі роки, вилучених з архіву і доданих до звіту касира, аудитор повинен ретельно проаналізувати всі витрати виробництва, приділяю особливу увагу тим статтям, у яких є значні завищення в порівнянні з завданням (планом). З практики відомо, що найбільш часто з архіву беруться документи на сплату різноманітних робіт, пов’язаних з вантажем і розвантажуванням товарів, поточним ремонтом, будівництвом. У сумнівних випадках необхідно перевірити, чи виконувалися такі роботи, а також ідентифікувати особові підписи керівників, осіб, що отримували гроші і дати здійснення операцій.

Документи минулих років, вилучені з архіву, відрізняються як за зовнішнім виглядом (пом’яті, проколоті, обрізані, підклеєні, виконані на папері іншого кольору), так і за формою.

При аудиті касових операцій використовуються наступні форми первинних документів: “Прибутковий касовий ордер”, “Видатковий касовий ордер”, “Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів”, документи безордерного оформлення оприбуткування та видачі готівки, “Касова книга”, облікові регістри до рахунку “Каса”, журнали, баланси на відповідні дати, виписки банку, матеріали внутрішнього аудиту, висновки експертиз, відомості руху грошових коштів тощо.

При аудиті касових операцій слід ретельно дослідити касові операції по видачі грошей, що списуються на виробничі та інші рахунки без наступного складання звіту про їх використання. Важливим елементом аудиту касових операцій є перевірка правильності їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку, у журналах і відомостях до них. Для цього арифметичним підрахунком по кожній строчці журналу і відомості визначають правильність підсумків. Кожна підсумкова сума журналу і відомості порівнюється з підсумками оприбуткування і видачі готівки відповідного касового звіту. Після цього вивчають правильність рознесення господарських операцій зі звіту касира в журнал і відомості до нього за відповідними кореспондуючими рахунками.

При дослідженні грошових операцій аудитору необхідно запросити з відповідної установи банку довідку про видані чекові книжки за весь період перевірки. Для того щоб не було ні яких сумнівів, що отримані з банку гроші оприбутковані своєчасно і повністю, необхідно звірити записи журналу №1 по рахунку 30 “Каса” і касовій книзі з сумами на корінцях чекових книжок і у виписках з поточного рахунку.

Для контролю неповного оприбуткування грошей, отриманих з банку, виконують перевірку за весь період, співставляючи дані корінців чеків з виписками банку, даними касової книги і звіту касира за датами. Якщо гроші оприбутковані у касу з інших джерел, то їх перевіряють методом зустрічних перевірок.

Вивчають також терміни надходження у касі сум невикористаної заробітної плати (3-5 днів), своєчасність повернення у банк депонованих сум. Необхідно з’ясувати, якого числа і в якій сумі отримані гроші з банку за чеками і коли списані виплачені суми по касі. Невикористані суми співставляють з сумою, внесеною на поточний рахунок у банк.

При вивчені касових операцій необхідно перевірити правильність кореспонденції рахунків за операціями оприбуткування і витрачання грошових коштів.