25. Облік розрахунків з підзвітними особами підприємства: нормативні вимоги та особливості

Для здійснення окремих господарських операцій, які неможливо оплатити через касу підприємства або через поточний рахунок у банку, підприємство видає працівникам готівкові кошти під звіт.

Підзвітні особи — це працівники даного підприємства, які отримали грошові кошти в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. До таких операцій належать витрати, пов’язані з відрядженням, витрати на придбання інвентарю, незначних партій матеріалів (товарів), витрати на оплату транспортних послуг тощо.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунка 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Сальдо субрахунку 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Воно відображається розгорнуто і в балансі: дебетове сальдо показується в складі оборотних активів, а кредитове — у зобов’язаннях.

Найбільш поширеною є операція, пов’язана з видачею коштів на відрядження.

Нормативно-правова база з питань відряджень

Податковий облік:

1. ПКУ пп.140.1.7

2. Постанова КМУ 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями,які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів». – обов’язкова для підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Для всіх інших підприємств має рекомендаційний характер.

Бухгалтерський облік:

1) Інструкція №59 «Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон», затверджена наказом МФУ від 13.03.98р. №59 – обов’язкова для підприємств, установ та організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Для всіх інших підприємств має рекомендаційний характер.

Головні правила відрядження

1) У відрядження можна направляти тільки працівника, який перебуває з вашим підприємством у трудових відносинах, тобто виконує свої функції згідно з трудовим договором (контрактом).

Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднанням, установи, організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

2) Відрядження повинно бути пов’язане з діяльністю підприємства. Щоб підтвердити цей факт, необхідно такі документи: запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з вашою; кладений договір (контракт) та інші документи, що свідчать про намір встановити цивільно-правові відносини; папери щодо участі відрядженої особи у переговорах, конференціях, симпозіумах, інших заходах, які проводять за тематикою, що знов таки пов’язаною з господарською діяльністю підприємства.

3) Відрядженню має передувати наказ. У наказі зазначається: пункт призначення, назва підприємства, куди відряджають працівника; термін та мету відрядження; іншу важливу інформацію – за наявності потреби (умови перебування за кордоном, розміри добових, маршрут пересування до місця відрядження та по ньому тощо).

4) Перед виїздом працівникові потрібно видати аванс у межах суми, достатньої для оплати проїзду, ви наймання житла та добові.

5) Термін відрядження. Для госпрозрахункових підприємств їх не встановлено, проте керівництво може обмежити строки перебування в службових поїздках Україною – до 30 діб, а за кордоном – до 60 діб.

6) Повернувшись з відрядження працівник має скласти авансовий звіт, за формою затвердженою наказом ДПАУ від 23.12.10р. №996.

7) Усі підтвердні документи (транспортні квитки, готельні рахунки, чеки, квитанції) повинні бути в оригіналі.

8) Не всі витрати відрядженого та не в повному обсязі можна компенсувати.

9) За відрядженими працівниками протягом усього часу службової поїздки зберігається місце роботи (посаду) і середній заробіток (ст.. 121 КЗпП).

Відрядженому працівнику видається посвідчення про відрядження. Найважливішими реквізитами цього документа є: прізвище, ім’я, по батькові працівника; посада та місце роботи; пункт відрядження та його термін; відмітки про вибуття у відрядження; прибуття до пунктів призначення; вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи. Посвідчення реєструються в спеціальному Журналі, передбаченому Інструкцією № 59.

Відрядженню на теренах України передує гривневий аванс. Тоді як поїздці за кордон належить видати національну валюту держави, до якої направляється співробітника, або ж її вільноконвертований еквівалент.

Заборонено видавати готівку під звіт особі, яка попередньо не відзвітувала за раніше отримані суми під звіт (згідно Положення 637)

Добові витрати – це витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені ним у зв’язку з його відрядженням. Суми добових, які підприємство виплачує працівникові з 01.04.2011р. для податкових витрат не можуть перевищувати:

1. для відряджень по Україні – 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, у розрахунку на добу (214,6 рн.)

2. для відряджень за кордон – не більше 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, у розрахунку на добу (804,75 грн. )

Суми витрат не перевищують зазначені обмеження не включаються до складу податкових витрат.

Терміни подачі авансового звіту

Так, повернувшись працівникові з відрядження треба оформити авансових звіт:

1. до закінчення п’ятого банківського дня, наступного за днем завершення відрядження (Положення 637, пп.170,9.2 ПКУ), - якщо гроші виплачуються готівкою або перераховувалися на особисту банківську платіжну картку;

2. до закінчення третього банківського дня наступного за днем завершення відрядження, - коли кошти перераховувалися на корпоративну банківську платіжну картку та знімали з неї.

3. не пізніше 10 днів, а за наявності поважних причин працедавець (само зайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів, якщо гроші перераховувалися на корпоративну банківську платіжну картку та проводили розрахунки виключно в безготівковій формі.

Суми добових і витрат на відрядження, які не визнані податковими витратами є об’єктом оподаткування ПДФО на підставі пп. 170.9.1. ПКУ.

Що стосується ЄСВ, то зазначено, що сума добових у повному обсязі, вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення не є об’єктом для обкладання ЄСВ.

Для відрядження працівників будь-якого підприємства мінімальна сума добових по Україні становить 30 грн., а для відрядження за кордоном мінімальна сума добових розписані для кожної країни у додатку І Постанови №98.

Добові витрати списуються у податкового обліку у розрахунку на добу.

Днем вибуття у відрядження вважається доба (а не година) відправлення поїзда, літака, автобуса, або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше – наступна доба.

Для сміливих бухгалтерів – доба – день відрядження.

Для обережних бухгалтерів – кількість діб найкраще визначити за кількістю ночей у відрядженні, бо пп. 140.1.7. ПКУ не визначає порядок обчислення діб для сум добових.

Граничні норми добових для кожного відрядження мають фіксуватися у наказі про таке відрядження.

Витрати на відрядження, які передбачені пп. 140.1.7 ПКУ:

1) витрати на проїзд (у т.ч перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, у т.ч на орендованому транспорті;

2) оплата вартості проживання у готелях (мотелях);

3) витрати на харчування чи побутові послуги (прання, чищення налагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), які включені до готельних рахунків;

4) витрати на найм інших житлових приміщень;

5) витрати на бронювання місць у місцях проживання;

6) оплата телефонних розмов;

7) оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз);

8) інші документально оформленні витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в т.ч. будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

Витрати на проїзд є цілим комплексом. До них включають, зокрема, витрати на попереднє замовлення квитків до місця відрядження та назад. Причому, якщо вокзал, аеропорт або пристань розміщені за межами міста, то вартість квитків на проїзд до них також оплачують.

Витрати на проїзд відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), квитанцій на постільні речі і т. д. Витрати на проїзд у вагонах (каютах, салонах) особливого класу компенсуються з дозволу керівника підприємства.

Витрати на проживання — це витрати на: оплату рахунків за місце в готелі (мотелі) або з наймання інших житлових приміщень; харчування, включене в рахунок за проживання; побутові послуги, також внесені в такий рахунок; зазначене в цьому самому документі користування холодильником, телевізором, кондиціонером.

Інші витрати — це витрати на: оплату телефонних рахунків та інших операцій зв’язку, якщо вони пов’язані з вирішенням виробничих питань і підтверджені документально; оформлення закордонних паспортів і дозволів на в’їзд (увезення); компенсаційні при обміні валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження; на обов’язкове страхування; інші документально оформлені витрати, без яких не можна виконати завдання з відрядження.

Якщо в документах про витрати з відрядження виділено податок на додану вартість і відрядження пов’язане з виробничою діяльністю, то сума ПДВ відноситься до податкового кредиту (дебет рахунка 641/ПДВ) без підтвердження податковими наклад­ними — тільки за транспортними квитками та рахунками готелів. Якщо рахунок на проживання виписано не готелем, тоді для віднесення суми ПДВ до податкового кредиту підприємству необхідно мати податкову накладну за умови, що сума сплати за проживання становить більше ніж 200 грн.

За відсутності накладної податковий кредит відсутній і суму ПДВ відносять у дебет субрахунка 949 «Інші витрати операційної діяльності».