3.8 Порядок прийому замовлень на обслуговування банкетів. Оформлення документів на проведення банкетів

Працюючи помічником адміністратора, сьогодні була присутня на прийомі замовлення банкету з нагоди дня народження. Я як помічник адміністратора спостерігала за порядком прийому замовлення на обслуговування банкету, та допомагала оформлювати документи на проведення банкету, а саме книгу обліку замовлень на обслуговування урочистостей.

При прийому замовлення улаштовувачу пропонують ознайомитися з приміщенням для банкета, з ним погоджують дату проведення банкету, початок та примірне закінчення його, кількість учасників, план розстановки столів, розміщення гостів, оформлення залу за тематикою банкету, меню, визначається вартість замовлення. Уточнюється також необхідність подачі аперитиву, установлюється місце для танців та музичного супроводу. Одночасно працівник, приймав ший замовлення, знайомить замовника з правилами роботи підприємства, порядок обслуговування, а також з порядком відшкодування можливих збитків по вині замовника та гостей.

По побажанню замовника може бути прийняте замовлення на фірмові кулінарні та кондитерські вироби. Вартість замовлення оплачується замовником по цінам калькуляцій. Після попереднього узгодження меню замовник вносить в касу аванс у розмірі 50 % вартості замовлення; на прийняті гроші касир виписує прибутковий касовий ордер та квитанцію до нього, яка вручається замовнику. Замовлення реєструється у спеціальній книзі обліку замовлень на обслуговування за готівковий рахунок, що є документом строгої звітності (Додаток І).

Кінцеве узгодження меню проводиться за 2-3 дні до обслуговування. Складається замовлення-рахунок, який виписується у п’ятьох екземплярах та узгоджуються керівником підприємства.

Касир, отримавши утверджене замовлення-рахунок та виписаний бухгалтерський прибутковий касовий ордер, приймає від замовника доплату за замовлення, проставляє на всіх екземплярах штамп «Оплачено», звіряє кожний екземпляр підписом та передає чотири екземпляра працівнику, який прийняв замовлення.

Другий екземпляр замовлення-рахунку залишається у касира до дня обслуговування. У день обслуговування його разом з касовим звітом касир здає до бухгалтерії. Квитанцію до прибуткового касового ордеру касир вручає замовнику. Працівник, який прийняв замовлення та який оформив замовлення, отримавши чотири екземпляри замовлення-рахунку, заповнює у книзі обліку замовлень та передає перший екземпляр замовнику, другий – працівнику, якому поручається виконання замовлення, четвертий та п’ятий – на кухню та в буфет, які після виконання здаються до бухгалтерії.

Я вважаю, що на адміністратора кафе покладається усе виконання замовлення на банкет, це дуже велика відповідальність.

Я пропоную частину своїх обов’язків щодо замовлень на обслуговування банкетів передавати бригадиру офіціантів. Це полегшить роботу адміністратору та зменшить можливих помилок при виконанні.

11.06.13-12.06.13