3. Учет бланков строгой отчетности.

Количественный учет полученных и выданных бланков строгой отчетности ведется в “Книге учета бланков строгой отчетности” формы №24 и в “Книге лицевых счетов по учету полученных и использованных бланков строгой отчетности” форма №25, которые должны быть пронумерованы, скреплены печатью и подписаны руководителем и главным бухгалтером обособленного структурного подразделения. При этом учет в книге формы №25 в основном ведется автоматизированным методом. В этом случае листы книги формы №25 выдаются каждому страховому агенту по мере необходимости и в течении года хранятся в отдельной папке. Нумерация листов осуществляется при их брошюровании в порядке возрастания с начала года или с начала новой папки. Общее количество листов в каждой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного структурного подразделения и книга опечатывается.

Основанием для начальных записей в книге формы №24 на новый год служат данные об остатках бланков, числящихся в указанной книге на конец истекшего года, подтвержденные описью снятия их фактического наличия (актом инвентаризации) или накладные на их получение. Последующие записи по оприходованию бланков производятся на основании накладных типографии или отделений.

Все полученные бланки по каждому виду страхования записываются на отдельной странице книги. При этом номера квитанций или свидетельств указываются по строке с номера по номер. Если в одно посылке получены бланки с различной нумерацией, они приходуются в книге формы №24 не по одной, а по двум или нескольким строкам.

В случае недостачи, излишка или какого-либо несоответствия в полученных бланках записи в книгу формы №24 производятся только после выяснения и устранения причин расхождения.

В зависимости от объема операций для каждого вида бланков открывается целая книга либо отводится несколько страниц в ней с указанием номера формы бланка и полного его наименование. Если на конец года книга использована не полностью, в ней продолжается учет бланков в следующем году.

На последующих страницах книги производится регистрация выдачи бланков. Квитанции и свидетельства выдаются (высылаются) строго в последовательном порядке номеров. В этих целях полученные головной организацией пачки (посылки) с бланками строгой отчетности подбирается в порядке последовательности номеров свидетельств (квитанций) и нумеруются.

Обособленные структурные подразделения при получении пачек (посылок) подбирают бланки строгой отчетности по формам и номерам свидетельств (квитанций) и производят нумерацию книжек.

В обособленных структурных подразделениях бланки строгой отчетности страховым агентам и инспекторам выдаются под расписку в графе 8 книги формы №24.В головной организации при высылке (выдаче) бланков подчиненным обособленным структурным подразделениям в указанной графе проставляется номер накладной формы №34. При ручной обработке при выдаче бланков в графе 9 книги формы №24 проставляется номер страницы в книге формы №25.

Выданные агенту бланки каждой формы в книге формы №24 записываются одной строкой с указанием количества выданных бланков, их номеров и серий.

При возврате агентом неиспользованных бланков они записываются по книге формы №24 в приход (графы 1-7) и также при ручной обработке делается отметка в графе 9. На возвращаемые бланки страховой агент заполняет ведомость формы №113м или ведомость формы №12, при этом в графе “Предъявленные неиспользованные квитанции, страховые свидетельства” слово “предъявленные” зачеркивается и сверху указывается “сданные”, а остальные графы прочеркиваются. Сданные ведомости подшиваются вместе с требованиями – доверенностями формы №32 и накладными формы №24. При очередном получении бланков страховыми агентами возвращенные бланки выдаются в первую очередь и записываются по всем графам кроме 2-ой.

В книге формы №24 по страницам, на которых отражен расход, на первое число каждого месяца заполняется графа 10 “Остаток”, который должен быть подтвержден актом инвентаризации бланков строгой отчетности по состоянию на первое число каждого месяца.

Бланки строгой отчетности учитываются обособленными структурными подразделениями и головной организацией на забалансовом счете 006 “Бланки строгой отчетности” в условной оценке (по количеству – в штуках). Аналитический учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. В головной организации по мере выдачи бланков строгой отчетности обособленным структурным подразделениям их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).

Бракованные бланки строгой отчетности должны обязательно сохраняться с составленными на них актами не менее чем в течение месяца после провидения проверки соблюдения налогового законодательства инспекцией Государственного налогового комитета.

Уничтожение бланков строгой отчетности, не подлежащих использованию по каким-либо причинам, может производиться при провидении ближайшей ревизии головной организацией. Для этой цели комиссией в составе представителей администрации, бухгалтерии и ревизора, осуществляющего проверку учета бланков строгой отчетности, проверяется наличием подлежащих уничтожению бланков, дается заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения, и составляется акт на уничтожение в 2-х экземплярах. Бланки уничтожаются путем сжигания. Акты на уничтожения прикладываются к акту ревизии.

Контроль за использованием выданных бланков строгой отчетности в обособленных структурных подразделениях производится по записям в “Книге лицевых счетов по учету полученных и использованных бланков строгой отчетности” формы №25. При обработке автоматизированным методом перед каждым отчетным днем бухгалтерии выдается Справка об остатках бланков строгой отчетности, числящихся за страховым агентам (Ф.И.О.) по состоянию на (дата), в которой указывается код агента, формы бланков, номера с N по N включительно, серии и количество бланков находящихся в подотчете у страхового агента.

Выданные бланки строгой отчетности одновременно с записью в книге формы №24 записывается соответствующий лицевой счет агента по книге формы №25, при этом в строке “Получено” выданные бланки записываются общим количеством с N по N.

Использование агентом полученных страховых свидетельств и квитанций подтверждается отчетом. Каждый отчет агентов об использованных бланках строгой отчетности (по соответствующим формам) записываются по отдельной строке. Номера записанных страховых свидетельств и квитанций указывается в подряд (с N по N), включая и испорченные. Количество сданных бланков определяется путем полистного пересчета.

При приеме отчетов от агентов бухгалтерия инспекции проверяет :

- соответствие предъявленных использованных и не использованных квитанций и свидетельств (по их количеству и номерам) числящихся за страховыми агентом по лицевому счету книги формы №25, при этом на копии первого неиспользованного страхового свидетельства или квитанции по каждому виду страхования указывается дата (число, месяц и год) проверки и ставится подпись проверяющего работника бухгалтерии;

- последовательность выписки квитанций и страховых свидетельств в порядке возрастания их номеров; нет ли случаев выписки свидетельств из другой книжки этой же формы до полного использования ранее начатой;

- соответствие сумм, показанных в копии квитанций и свидетельств, суммам, записанным в ведомости формы №12 или платежном документе формы №113М.

Факт проверки удостоверяется подписью работника бухгалтерии на ведомости формы №12 и платежном документе формы №113М.

Если при проверке будут обнаружены нарушения установленного порядка, работник бухгалтерии обязан доложить об этом главному бухгалтеру для принятия необходимых мер к страховому агенту.