Копии и удовлетворенных претензий изымают из картотеки и прилагают к учетным регистрам, в которых сделана бухгалтерская проводка на погашение задолженности по претензиям.

Аналитический учет расчетов по регрессным претензиям можно вести также на карточках установленной формы или в журнале линейно-позиционным способом по каждому ответчику. В этом случае кредитовые суммы оборотов записывают против соответствующих дебетовых с определением сальдо по открытым позициям.

Учет бланков строгой отчетности.

1. Назначение бланков строгой отчетности, их виды и порядок хранения.

Бланк строгой отчетности – типовая или специализированная форма документа, изготовленная и прономерованная типографским способом и предназначенная для оформления договорных отношений.

Формы бланков строгой отчетности утверждаются Министерством Статистики и Анализа и Министерством Финансов Республики Беларусь. Изготовление бланков строгой отчетности производится на основании договора страховой организации с типографией, имеющей специальную лицензию Министерства Финансов на производство ценных бумаг. Перед передачей заказа на типографию страховая организация обязана согласовать эскиз бланков строгой отчетности Министерством Финансов, кроме эскиза согласовывается тираж и подрядчик. Министерство Финансов, в свою очередь, присваивает код – форме, серию – выпуску и номера – бланкам.

Страховые организации в своей деятельности используют бланки строгой отчетности следующих форм:

1. Форма – 1-СУ – Квитанция “О приеме страховых взносов от населения”.

2. 2-РН, 2-РП, 2-НН, 2-НП – Страховые свидетельства (полисы).

3. Зеленая карта – форма PZU S.A.

4. Зеленая карта – форма ATU S.A.

5. Полис пограничного страхования (без формы).

6. Трудовые книжки.

Учет трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в соответствии с Инструкцией “О порядке ведения трудовых книжек работников” №30 от 09.03.98г.

Приказом руководителя страховой организации, по согласованию с главным бухгалтером, назначается лицо, ответственное за учет и хранение бланков строгой отчетности. Бланки строгой отчетности хранятся в металлических шкафах или в отдельных помещениях. Накладные и требования доверенности, на выдачу или получение бланков строгой отчетности хранятся в отдельной папке “Документы по бланкам строгой отчетности”.

Ежемесячно, по состоянию на 1-ое число каждого месяца, проводится инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения. По ее результатам оформляется акт о инвентаризации бланков строгой отчетности. В нем указывается место и дата проведения инвентаризации, должности и фамилии членов инвентаризационной комиссии, дата и номер приказа директора о назначении инвентаризации. Проверкой устанавливается соответствие данных учета к фактическому наличию бланков строгой отчетности. Результаты проверки с указанием форм, серии и номера документов (как имеющихся, так и недостающих) отражаются в акте инвентаризации. После чего акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Акты инвентаризации бланков строгой отчетности хранятся в отдельной папке.

2. Порядок снабжения страховую организацию бланками строгой отчетности и выдачи их агентам.

После оформления заказа на изготовление бланков строгой отчетности определяется порядок их доставки после изготовления. При получении бланков строгой отчетности представитель страховой организации (он должен иметь доверенность) обязан проверить полноту и качество выполненного заказа. Бланки строгой отчетности, полученные от типографии головной организацией, передаются обособленным структурным подразделениям, находящимся в их подчинении. Обособленные структурные подразделения получают бланки строгой отчетности на основании требования-доверенности (формы №32) или по почте ценными посылками.

Требование-доверенность составляется в 2-ух экземплярах под копирку и нумеруется последовательно с начала года:

- 1-ый экземпляр, подписанный руководителем обособленного структурного подразделения и главным бухгалтером, высылается головной организации;

- 2-ой экземпляр остается в обособленном структурном подразделении.

При каждой отправке бланков строгой отчетности по почте выписывается 3 экземпляра накладной (формы №34):

- 1-ый – вкладывается в посылку;

- 2-ой – выдается на руки получателю;

- 3-ий – остается в головной организации.

В отделении связи работники обособленного структурного подразделения получают бланки строгой отчетности по доверенности, подписанной руководителем обособленного структурного подразделения и главным бухгалтером.

При получении посылки следует осмотреть ее упаковку и проверить вес. В случае повреждения упаковки, посылка вскрывается в присутствии работника отделения связи и проверяется, при недостаче бланков составляется акт в 3-ех экземплярах. Его должны подписать: получатель и работник отделения связи. В акте указывается дата и номер накладной отправителя, номер посылки и дата ее получения, в каком виде оказалась упаковка, соответствовал ли вес указанному на посылке и какая обнаружена недостача. В этом случае работник обособленного структурного подразделения расписывается в получении посылки с оговоркой “принято по акту”. Один экземпляр акта остается в отделении связи, другой – в обособленном структурном подразделении, а третий не позднее трехдневного срока со дня получения посылок с бланками строгой отчетности высылается отправителю.

При вскрытии неповрежденных посылок в обособленных структурных подразделениях главный бухгалтер и лицо, ответственное за сохранность бланков, проверяют по накладной фактическое наличие бланков строгой отчетности. Если содержание посылок соответствует записям в накладной, на обоих экземплярах накладной за подписями указанных лиц делается запись “получено (число, месяц и год) полностью”, после чего один экземпляр накладной возвращается головной организации.

Если в посылке обнаружена недостача, излишек, бракованные бланки строгой отчетности или с другой нумерацией, составляется акт в 2-ух экземплярах за подписями руководителя обособленного структурного подразделения, главного бухгалтера и лица, ответственного за сохранность бланков. В нем указывается: где, когда (число, месяц, год) и в присутствии каких лиц вскрыта посылка; номер, число и месяц накладной; в чем именно (излишек, недостача или брак) оказалось несоответствие между полученными бланками и накладной отправителя.

Обнаруженные бракованные бланки перечеркиваются и на них делается надпись “Брак”. Об этом же делается пометка на обложке книжки квитанций или страховых свидетельств с указанием номеров бракованных бланков. После этого бракованные бланки изымаются из книжки и прилагаются к акту, а остальные (небракованные) используются в общем порядке. Первый экземпляр акта остается в обособленном структурном подразделении, второй передается в головную организацию.

Акты о выявлении при вскрытии неповрежденных упаковок недостачах, излишках, браке учитываются в головной организации. По ним принимается решение о предъявлении претензий изготовителю.

Ответственность за учет, выдачу и сохранность бланков строгой отчетности приказом директора возлагается в обособленных структурных подразделениях – на работника бухгалтерии. При автоматизированном методе учета ответственность за списание бланков строгой отчетности при принятии отчетов от страховых агентов может быть возложена приказом директора на работника отдела механизированного учета информации, бухгалтера, инспектора и др. При этом должен быть обеспечен контроль за правильностью списания бланков строгой отчетности.