Затраты на ит-услуги

Понятие совокупной стоимости владения подразумевает оценку всей совокупности затрат, связанных с приобретением и эксплуатацией актива. Сумма затрат приводится к заданному периоду времени. Выделяются явные и скрытые затраты. К явным относятся затраты на приобретение оборудования и программного обеспечения, а также обучение пользователей. Для этих затрат в большинстве организаций существуют адекватные процедуры учета и бюджетирования. В результате эти затраты учитываются в полном объеме и сопоставляются с адекватными объектами. Адекватность определяется тем, что, изменяя объект, можно влиять на затраты. Так, затраты на оборудование зависят от выбранного производителя и модели оборудования.

К скрытым затратам относятся потери от простоев пользователей, затраты на администрирование, сопровождение и модернизацию оборудования и программного обеспечения. В учете затрат этой группы существуют две основные проблемы. Первая — часть затрат не учитываются в информационной службе, а относятся на накладные расходы организации в целом. Эта проблема характерна для учета потерь от простоев пользователей. Вторая — затраты учитываются в информационной службе, но не относятся на надлежащие объекты затрат. Например, затраты на сопровождение информационных систем во многих случаях не соотносятся с теми конкретными системами, которые эти затраты порождают.

Проблемой является сложность описания затрат: ИТ-услуга в общем случае поддерживается несколькими информационными системами и, наоборот, информационная система в общем случае поддерживает несколько ИТ-услуг.

Эта проблема решается методами функционально-стоимостного анализа. В рамках функционально-стоимостной модели ИТ-услуги определяются как объекты затрат, операции информационной службы — как функции, оборудование, программы, каналы связи и внешние услуги, выступающие в качестве ресурсов (рис. 2). Отдельной составляющей затрат, не связанной непосредственно с функциями, выступают простои ИТ-услуг.

Рис. 2. Функционально-стоимостная модель затрат на ИТ-услугу

Управленческий учет затрат должен привязать затраты к тому, что явилось их причиной, — к объекту затрат. Учет затрат необходимо вести по нескольким статьям — оборудование, расходные материалы, заработная плата службы поддержки, ремонт и т. д. При покупке, например, принтера, следует учитывать средства, которые уйдут на замену картриджей, оплату определенного объема работ службы поддержки, ремонт и т. д. Все перечисленные затраты обусловлены решением о покупке принтера. Он и становится в приведенном примере объектом затрат, а привязка этих затрат именно к принтеру — задачей управленческого учета. Модель оценки совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO) — одна из первых попыток привязать затраты ИТ-службы к надлежащим объектам затрат. Исторически она рассматривалась как модель учета затрат на активы вообще и учета затрат на ИТ-активы в частности. Объектами затрат в этой модели были рабочие места, оборудование, программные пакеты и даже ИТ-инфраструктура предприятия в целом. Для актива рассматривалась вся совокупность связанных с ним затрат, в том числе затраты на оборудование, программное обеспечение, администрирование, техническую поддержку, внешние услуги, потери от простоев пользователей и т. п. Такой подход позволяет решать целый ряд задач, прежде всего бенчмаркинг (соотнесение TCO организации с другими организациями), сравнительный анализ структуры TCO, сопоставление различных программных и аппаратных платформ. Пример решения одной из задач — сопоставление программных и аппаратных платформ — изображен на рис. 3, где ИТ-решение с минимальными первоначальными затратами проигрывает по критерию полных затрат.

Рис. 3 Выбор платформы на основе модели TCO

Еще одна проблема. В состав затрат модели TCO входят потери от простоев. Эти потери — обязательный компонент модели в той мере, в какой она используется при принятии решений. В противном случае оценки смещаются в пользу решений с меньшими первоначальными затратами и более высоким временем простоя. В то же время модель TCO ИТ-актива не дает экономической основы для оценки потерь от простоев. Они, а также связанная с ними упущенная выгода зависят от того, какие именно ИТ-услуги обеспечивает данный актив. Вот пример семилетней давности. В организации X система SAP R/3 внедряется в качестве инструмента ведения бухгалтерского учета по GAAP. Необходимые операции по подведению баланса выполняются в таблицах Microsoft Excel и затем переносятся в R/3, где в полуавтоматическом режиме перекладываются в отчетность по стандартам GAAP. В то же самое время в организации Y система R/3 внедрялась для планирования закупок. В системе учитывались все запасы на складах, заявки на списание материалов и заявки на их закупку, причем объем информации не позволял вести такой учет за пределами системы R/3. Простой системы R/3 в организациях X и Y оценивался совершенно по-разному. Простой в организации X не влиял непосредственно на функционирование организации. Как следствие — оценка потерь от простоя приближалась к сумме заработной платы простаивающих бухгалтеров. В организации Y простой мог привести к остановке материально-технического снабжения, а в дальнейшем — и производства. Оценка потерь от простоя в этом случае представляла собой определенный процент от оборота, то есть была на два-три порядка выше, чем в организации X при том же самом времени простоя. Разная оценка потерь от простоя влекла различные инвестиции в обеспечение доступности системы R/3: в организации Y эти инвестиции были примерно на порядок выше. Таким образом, разница в наборах ИТ-услуг сказывалась на том, как влияла информационная система на бизнес организации, что в результате давало разные оценки потерь от простоев и TCO в целом. Для данного примера совершенно несущественно наличие в организации X или Y точной денежной оценки потерь от простоев, достаточно интуитивного понимания этих потерь заказчиком и руководством ИТ-службы. Научно обоснованное формирование организационных структур управления –

актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к

рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать

принципы и методы проектирования организации управления на основе