И Н Ф О Р М А Ц И О Н Н Ы Й М Е Н Е Д Ж М Е Н Т

К У Р С Л Е К Ц И Й (ЧАСТЬ 2)

Лекция 29

Тема 24. Процессные модели внедрения it-услуг на предприятии

Планирование ИТ-ресурсов: бюджет, персонал, контракты и др.. Иерархические структуры работ и ресурсов проектов. Стоимостной анализ проекта. Распределение затрат во времени. Формирование структуры управления. Распределение функций и ответственности между проектными и функциональными руководителями. Системы управления ИТ-активами (IT Asset Management, ITAM). Процессная модель ИТ-управления.

Не бывает IT-проектов, бывают бизнес-проекты с вовлечением IT.

Задача планирования ИТ-ресурсов сводится к созданию модели существующей или проектируемой ИТ-инфраструкуры, состоящей из различных компонентов (серверов, приложений, сетевых устройств и пр.) и взаимосвязей между ними. В созданную модель осуществляется импорт текущих или планируемых показателей производительности. Такое моделирование позволяет анализировать различные сценарии изменения в ИТ-инфраструктуре в режиме «а что если?».

Бюджет. Общий ИТ-бюджет состоит из затрат на:

• Аппаратное обеспечение;

• Программное обеспечение

• Внутренний персонал

• Внешние поставщики услуг

• Услуги телекоммуникаций

• Прочие

Например, затраты на поддержку ИТ-ресурсов силами сторонних организаций, затраты на аренду, страхование и пр. (контракты с внешними поставщиками услуг) могут служить дополнительной статьей расходов, т.е. ИТ-ресурс может быть взят в лизинг – в этом случае требуется учет затрат по договору лизинга. Возможности системы:

• хранение условий контрактов;

• управление процессами согласования и исполнения контрактов;

• расчет арендных платежей и распределение этих затрат по ИТ-активам;

• управление контрактами аренды, лизинга и операциями по продлению договоров, покупке или возврату оборудования.

В составе комплексов предлагаются модули, использование которых предоставляет дополнительные возможности управления ИТ-активами:

• планирование и управление закупками оборудования и ПО (формирование и согласование заявок на закупку, формирование заказов поставщикам, выставление счетов, контроль поступлений товаров и пр.);

• управление программным обеспечением (инвентаризация установленного ПО, удаление неиспользуемого/нелицензионного ПО и корректировка плана закупок лицензий);

• заиморасчеты – оценка стоимости услуг ИТ-департамента, оказанных бизнес-подразделениям, распределение или взимание затрат за их предоставление.

Иерархическая структура работ и ресурсов проекта

Перечень работ для проекта ИТ-ресурсов носит название иерархической структуры работ проекта (Work Breakdown Structure - WBS), разделяющая работы проекта на группы, подгруппы, фазы и т.д. (называется WBS – структура проекта).

По своей природе структура работ является иерархической, и предназначена для полноты описания проекта и отслеживания изменений состава и содержания работ, которые происходят в нем.

WBS– структура – это перечень работ, которые необходимо выполнить по проекту. Для ее построения необходимо провести декомпозицию работ. Ее можно осуществлять разными способами: или по жизненному циклу проекта, или по содержанию продукта (то, что мы хотим в результате получить). В любом случае, сначала выделяются блоки работ, которые по мере разработки WBS – структуры необходимо детализировать.

Перемещение от верхних уровней к нижним означает переход к более детальному описанию работ проекта. Детализация работ проводится до тех пор, пока по каждой работе станет возможным осуществление непосредственного контроля, т.е. назначение ответственного за ее выполнение.

Часто используют итерационный поход для создания WBS – структуры, который заключается в том, что на начальном этапе не всегда можно детально описать все работы по проекту. Однако стоимость проекта определяется через стоимость его работ. Поэтому при определении стоимости проекта на первоначальном этапе происходит грубая оценка блоков работ с обязательным учетом погрешности (с согласия Заказчика).

После того, как декомпозиция работ проведена, можно говорить о наличии иерархической структуры работ. После этого приступают к календарному планированию проекта, т.е.  устанавливают связи между работами, оценивают продолжительность каждой работы, а также определяют ограничения на сроки начала и окончания проекта, фаз, отдельных работ при необходимости. В результате можно получить график Ганта – горизонтальную линейную диаграмму, на которой работы проекта представлены протяженными во времени отрезками с датами начала и окончания.

Для выполнения этих действий существуют специальные программные продукты, например Microsoft Project.

Для определения  стоимости проекта требуется знать стоимость составляющих проект ресурсов, время выполнения работ и стоимость этих работ. Таким образом, оценка стоимости проекта начинается после определения работ проекта и структуры необходимых ресурсов. Контроль стоимости проекта осуществляется в процессе реализации проекта такими методами как анализ освоенного объема, прогнозирование затрат и другими, которые подробно описаны в специальной литературе.

В контексте детализации мы часто используем термины “задачи” и “работы” как взаимозаменяемые. Все же корректнее говорить, что задача определяет достижение промежуточного результата, а работы являются комплексами действий для достижения этих результатов. Так как любая задача, требует проведения определенных работ при заданных ограничениях, безусловно, можно говорить об определенном “отображении” задач на работы и наоборот. Это и есть причина взаимозаменяемости терминов в повседневной жизни. “Иерархическая структура проекта разрабатывается путем разумного комбинирования иерархической структуры продукта с процессом его разработки.” В то же время понимание отличий между этими понятиями позволяет почувствовать нюансы процессного взгляда на создание продукта, а следовательно, и на жизненный цикл проектов, в том числе и проектов программных систем.

В общем случае, говорят о детализации: программа-проект-задача-операция. На рис. 1. представлен пример такой детализации (показаны только операции Задачи A1).

Рис. 1. Пример контекста применения терминов “программа”, “проект”, “задача”, “операция”. Показаны только операции Задачи A1.

Декомпозиция, создание структуры работ – есть ключевой элемент борьбы со сложностью, являющейся одной из ключевых особенностей программных систем. Сложные проекты не делаются в одиночку. Значит, необходимо и распределение работ между членами коллектива. А это означает и ответственность за реализацию задач, составляющих проект. Управление проектами не может вестись вне контекста организационной структуры – как организации, так и проектной команды. За этим стоят и обязанности и роли, которые выполняют люди, входящие в проектную команду. Это не только вопросы дисциплины управления проектами, но и вопросы общего менеджмента.