Задача 3

Обґрунтуйте, які із перерахованих дій можуть бути делеговані, а які ні:

1. Наймання на роботу головного бухгалтера. (Недел.- питання кадрової політики)

2. Складання бізнес-плану. (Дел.- комплексна справа)

3. Доповідь на річних зборах акціонерів. (Недел.- роботаз колективои)

4. Укладання угоди з постачальником .(Недел.- комерційна політика)

5. Приймання відвідувача з особистого питання. ( Недел. )

6. Головування на балансовій комісії. (Недел. Загальне керівництво)

7. Підписання квартального статистичного звіту. ( Недел. Особистий підпис)

8. Підготовка звіту у податкову інспекцію. (Дел. Підготовча робота)

9. Реагування на аварію опалювальної системи на складі. (Недел. Прийняття рішень у надзв. сит)

10. Ремонт складу. (Дел. Звичайна справа)

11. Контроль виконання плану використання бюджетних коштів. (Недел. Контроль)

12. Підготовка реклами виставки-продажу у пресі.( Дел. Підготовча справа)

13. Участь у презентації фірми-постачальника. (Дел. Пов’язано з запрошенням)

14. Укладання колективного договору. (Недел. Політика підприємства)

15. Зустріч з іноземною делегацією (Недел. Питання комерційної діяльності)

16. Бесіда з порушником трудової дисципліни. (Недел. Кадрова політика)

17. Підготовка листа до постачальника. (Дел. Підготовча справа)

18. Розробка дерева цілей підприємства на наступні три роки. (Недел. Стратегія планування)

Задача 4

Керівником підприємства був призначений досить досвідчений керівник, що не був у достатній мірі знайомий зі специфікою роботи довіреного йому підприємства. У той же час однією із задач, що він поставив, прийнявши керівництво, стало створення більш ефективної системи управління підприємством. До його приходу порядок проходження вхідної документації був таким: документ, що надійшов, лягав на стіл керівника, і той передавав його для виконання у відповідний підрозділ чи конкретному виконавцю. Згодом цей документ до керівника більше не повертався.

1. Оцініть порядок проходження вхідної документації, прийнятий колишнім керівництвом підприємства. Який порядок проходження вхідної документації доцільно використовувати новопризначеному керівнику підприємства?

2. Визначте ступінь виконання документів фірмою, якщо за проаналізований період їх надійшло 79, виконано – 59. Провести аналіз отриманих значень у порівнянні з середньогалузевими показниками, беручи до уваги, що К_{в.середньогалузевий} становить 0,92, а коефіцієнт ступеня виконання К_{ст.в.середньогалузевий} дорівнює 96,4%. Прийняти управлінське рішення щодо організації діловодства на фірмі.

ВІДПОВІДЬ: Порядок проходження вихідної документації незадовільний, вхідна документація повинна проходити наступні етапи: 1) Попередній розгляд 2) Реєстрацію 3) Розгляд керівництвом 4) Взяття документу на контроль 5) Передача виконавцю.

Задача 5

Визначити структуру часу керівника підприємства за предметом діяльності, терміновістю та фіксованістю справ у часі на основі даних табл.1. Зробити аналіз втрат часу. Визначити, що було делеговано, а що залишилось невиконаним.

Таблиця 3

Листок фотографії робочого часу керівника підприємства

Види діяльності фактично виконаних справ	Інтервал часу (від – до)	Тривалість операцій, хв.
1 Прийняття рішення щодо заміни секретаря та інструктаж	9.00 – 9.15	15 ДК ЧР
2 Телефонування до постачальника з приводу узгодження зустрічі на наступний тиждень	9.15 – 9.20	5 ДК ЧР
3 Телефонні розмови	9.20 – 9.30	30 Втрата часу
4 Обговорення телеграми від постачальника з юристом та начальником відділу матеріально-технічного забезпечення	9.30 – 9.45	15 ДК ЧР
5 Підписання листів	9.45 – 9.55	10 РІ ЧР
6 Невеликий відпочинок	9.55 – 10.00	5 Втрата часу
7 Прийняття рішення щодо ліквідації аварії опалювальної системи на складі	10.00 – 10.15	15 ДК ЧР
8 Підписання платіжних документів	10.15 – 10.25	10 РІ ЧР
9 Телефонні розмови	10.25 – 10.30	5 Втрата часу
10 Розгляд пошти	10.30 – 11.00	30 РІ ФЧ
11 Щотижнева оперативна нарада апарату управління	11.00 – 11.30	30 ДК ФЧ
12 Бесіда з порушником трудової дисципліни	11.30 – 11.40	10 ДК ФЧ
13 Ділова бесіда з постачальником	11.40 – 12.00	20 ДК ФЧ
14 Підготовка доповіді до річного збору акціонерів	12.00 – 12.40	40 РІ ЧР
15 Співбесіда з претендентом на посаду начальника фінансового відділу	12.40 – 12.55	15 ДК ФЧ
16 Телефонні розмови	12.55 – 13.00	5 Втрата часу
17 Обідня перерва	13.00 – 13.45	45 Обід
18 Підготовка доповіді до річного збору акціонерів	13.45 – 14.25	40 РІ ЧР
19 Підписання наказів про інвентаризацію у підрозділах	14.25 – 14.35	10 РІ ЧР
20 Зустріч з податковим інспектором	14.35 – 14.55	20 ДК ФЧ
21 Телефонні розмови	14.55 – 15.00	5 Втрата часу
22 Підготовка доповіді до річного збору акціонерів	15.00 – 15.40	40 РІ ЧР
23 Прийняття рішення щодо нещасного випадку	15.40 – 15.55	15 ДК ФЧ
24 Перерва	15.55 – 16.00	5 Втрата часу
25 Телефонні розмови	16.00 – 16.10	10 Втрата часу
26 Виїзд до постачальника	16.10 – 17.00	50 ДК ФЧ
27 Презентація у постачальника	17.00 – 18.00	60 ДК ФЧ

У денному плану керівника підприємства на сьогоднішній день було заплановано:

- об 11.00 щотижнева оперативна нарада апарату управління;

- о 17.00 запрошення до участі у презентації фірми-постачальника (до кінця робочого дня);

- підготовка доповіді до річного збору акціонерів – 2 години;

- розгляд пошти – 30 хв.;

- підписання листів – 10 хв.;

- узгодження з постачальником зустрічі на наступний день – 5 хв.;

- бесіда з порушником трудової дисципліни – 10 хв.

Ділові контакти--- ДК Робота з інф.--- РІ

Часові рамки---- ЧР Фіксовано у часі--- ФЧ

За предметом діяльності За фіксованістю у часі

Види	Тривалість	Структура
Часові рамки	270	60
Фіксовані у часі	180	40
Всього	450	100
Втрата часу

Види	Тривалість	Структура
Ділові контакти	235	52,2
Робота з інф.	215	47,8
Всього	450	100
Втрата часу