Состав задач, подлежащих автоматизации, утверждается в техническом

задании на систему и используется для разработки требований к их информационному, техническому, программному и др. видам обеспечения.

Такой комплексный подход к формированию функциональной системы СОЭИ дает возможность спроектировать необходимую БД и избежать многих ошибок при последующем расширении и развитии системы.

Организация и методология постановки задач

Формализация постановки задач проектируемой СОЭИ начинается с определения перечня задач. Предварительно перечень задач для автоматизации устанавливается в задании на разработку информационного проекта. Однако для того, чтобы иметь полное представление о составе функциональной системы и возможности ее автоматизации с учетом развития, необходимо в процессе исследования выяснить и сформулировать весь перечень задач данной предметной области в т.ч. решаемых как вручную, так и с использованием ЭВМ.

Первоначально процесс постановки задач начинается уже с выдачи задания разработчикам. Затем в процессе исследования функционирующей системы обработки информации уточняется их состав, принимается решение по модернизации задач или расширении их состава.

Методология исследования выглядит следующим образом. Так как каждая задача характеризуется, прежде всего, выходным документом, определяется перечень всех выходных документов, в т.ч. и по проектируемым новым задачам. Анализируется их информационное содержание и способ представления (печатный документ, кадр, сообщение). Для каждого выходного документа определяются исходные документы и способ преобразования исходных данных в выходные (алгоритм). Другими словами, выясняется информационная система, реализующая данную задачу, ее технология и взаимосвязь с другими задачами.

Исходя из целесообразности и возможности автоматизации решения той или иной задачи, в техническом задании на разработку системы утверждается перечень автоматизируемых задач, требования к их обеспечению и очередность разработки и внедрения.

Подробная постановка задач производится на этапе разработки технического проекта (ТП) и оформляется в разделе «Постановка задач». Ниже приводится состав пунктов постановки задач и примеры соответствующих формулировок.

Описание постановки задач включает в себя характеристику всего комплекса автоматизируемых задач и, по каждой отдельной задаче, ее организационную и экономическую сущность.

По комплексу проектируемых задач заполняются следующие пункты:

• наименование автоматизируемого комплекса задач;

• состав задач комплекса;

• назначение проектируемой системы;

• цель решения задач;

• способ реализации цели;

• экономическая эффективность;

• взаимосвязь с задачами других комплексов и внешних систем.

По каждой задаче комплекса формулируется:

• организационная сущность задачи,

• экономическая сущность задачи,

Дается описание распределения функций персонала и технических средств и схема взаимосвязи задач в автоматизируемом комплексе и с другими системами. Ниже приводится пример формализованной постановки задач.

Наименование комплекса задач, это может быть и наименование информационного проекта, включает в себя четыре составляющие части: выполняемую работу, управленческую функцию, по которой автоматизируется обработка информации, предметную область и объект управления. На предлагаемом примере эти части выделены квадратными скобками. Пример: [Разработка СОЭИ] [по учету и анализу] [состояния обеспечения производства исходными материалами] [на ООО “Азот].

Перечисляется состав всех задач комплекса. Дается перечень автоматизируемых в информационном проекте задач.

Пример. Проектируемая система включает в себя следующие задачи:

• учет поступления материалов;

• анализ поступления материало;,

• ……………………………………..

В назначении проектируемой системы указываются подразделения или отдельные работники, для которых предназначена информация по решаемым задачам. Пример. Информация по решаемым задачам предназначена для специалистов отдела снабжения предприятия.

Целью решения любых задач является своевременное обеспечение персонала конкретной информацией для принятия решений по поставленной проблеме. Пример. Целью решения задач данного комплекса является обеспечение информацией персонала отдела снабжения о выполнении плана поставок материалов по срокам и календарным периодам.

Способ реализации цели. Здесь указывается предполагаемый вариант технологического процесса обработки информации .

Пример 1. Решение комплекса задач реализуется путем использования имеющихся в базе данных ЭВМ предприятия информации о производстве и материально-техническом обеспечении. Пример 2. Решение задач осуществляется путем сбора и подготовки информации по договорам и накладным на поступающие материалы, создания базы данных… и т.д.

В экономической эффективности отражается проблема (производственная, финансовая и др.), решение которой полностью или частично возможно путем автоматизации решения задач.

Пример: Автоматизация решения задач позволяет принимать более качественные и своевременные решения и в определенной мере решить проблему своевременного обеспечения производства исходными материалами. Это позволит сократить простои производства (приблизительно на 2-2,5%).

Взаимосвязь с задачами других комплексов и внешних систем. Пример. Решение задач информационно и технологически связано с подсистемой планирования производственной деятельности предприятия и подсистемой бухгалтерского учета.

Далее дается описание организационной и экономической сущности каждой задачи комплекса.

В организационной сущности задачи указывается: вид выходной информации, ее пользователь и способ использования; исходные документы, источники их формирования, способы подготовки и передачи; место и способы обработки, хранения и выдачи данных; временные режимы по каждому этапу технологического процесса обработки информации.

Пример. Информация в форме документа. «Анализ выполнения плана поставок материалов» выдается начальнику отдела снабжения и руководителю предприятия ежесуточно и по окончанию месяца и используется для анализа и корректировки плана на предстоящие периоды. Исходные данные накапливаются в отдельном файле базы данных предприятия в течении месяца и т.д.

В экономической сущности задачи отражается экономический смысл показателей выходного документа. Так в задачах планирования — это прогнозируемые показатели производственной или финансовой деятельности по определенным статьям или номенклатуре. Например, экономическая сущность задачи планирования себестоимости продукции формулируется как “планируемое состояние затрат на производство продукции (или услуг) по статьям калькуляции…” на конкретный предстоящий календарный период (месяц, квартал, год). Если же в этой выходной форме даются для сравнения затраты за какой-либо прошлый период, то в формулировке экономической сущности задачи указывается: “по сравнению с … периодом …”.

В задачах учетно-аналитического характера экономическая сущность формулируется как: “отражение состояния" (поступления, наличия отгрузки и т.д.). Так, например, ведомость движения материалов на складе характеризу­ется как “отражение состояния поступления, отпуска и наличия материалов по детальной номенклатуре на …” (указывается конкретная дата или промежуток времени). Как уже отмечалось, решения, отраженные в пунктах постановки задач, являются требованиями для систем, обеспечивающих решение этих задач.

При описании распределения функций необходимо указать, выполнение каких операций с информацией возлагается на персонал и на технические средства и средства связи. Взаимосвязь задач в проектируемой системе представляется в виде схемы (рис. 6.1.).

Особенности постановки задач анализа. Постановка задач по функциям планирования, учета и анализа имеет свои специфические особенности. Автоматизация задач планирования позволяет рассчитать показатели деятельности предприятия на предстоящие периоды. Учетные задачи в основном отражают состояние системы за какой-то промежуток времени, например, бухгалтерский и статистический учет. Для принятия решений необходима аналитическая информация.