11. Контроль в системе менеджмента. Виды управленческого контроля.

Контроль - это непрерывный процесс обеспечения достижения организацией своих целей, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

• Контроль очень важен для успешного функционирования организации.

• Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

• Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше сем они станут слишком серьезными.

• Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.

• Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др.

• Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

• Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.

• Широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим.

Системы контроля представляют собой неотъемлемую часть структуры любой организации, формируя основу для определения эффективности ее деятельности, они являются механизмами обратной связи.

Виды контроля

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Он используется в трех ключевых областях: человеческие ресурсы, материальные ресурсы и финансовые ресурсы.

Подбор, отбор, расстановка кадров и их аттестация позволяет определить деловые и профессиональные характеристики персонала компании. Проверка материальных ресурсов связана, например, с анализом поступающего сырья. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля можно отнести обеспечение запасов в требуемом количестве. Финансы контролируются на предварительном этапе посредством бюджета. Бюджет также позволяет осуществлять функцию планирования. Бюджет должен давать уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, эти средства будут.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе поведения работ. Сюда относятся не только замеры работы автоматизированных систем, но и проверка подчиненных. Регулярные проверки поведения и работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию позволяет исключить отклонения от намеченных правил и инструкций. Но для того чтобы осуществлять такого рода контроль, в организации должна быть налажена функция обратной связи. Обратная связь используется в ходе работ, чтобы скорректировать действия прежде, чем это потребует больших затрат.

Заключительный контроль осуществляется после осуществления работы. Обратная связь на этом этапе позволяет улучшить процесс планирования, мотивации работников, измеряя их результативность и вознаграждая за ее повышение.

11. Поведенческий контроль в организации.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

Проблем, возникающих вследствие воздействия поведенческого аспекта системы контроля можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

Основой успешного контроля является настойчивость. Многие системы управления начинают заметно хромать именно на стадии контроля.

Контроль в области человеческих ресурсов в организации достигается за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Повышение вероятности привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников осуществляется путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом.

Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать спящие приоритеты организации и поддерживать их.

Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание в будущем.

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным.

Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

Как правило, наиболее эффективный контроль -это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная ложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.