Глава 2. Практическое исследование порядка обращения граждан в

в администрации Муниципального района Туймазинский район

Республики Башкортостан

2.1. Организация делопроизводства в администрации

Муниципального района Туймазинский район Республики Башкортостан

Все документы, поступающие в делопроизводственную службу администрации Туймазинского района, делятся на входящие и внутренние.

Вся входящая служебная корреспонденция, адресованная главе администрации района, (письма, телеграммы и т. д.), постановления, распоряжения, решения вышестоящих органов государственной власти и управления регистрируются общим отделом в соответствии с инструкцией о делопроизводстве (Приложение 2). Регистрационные номера (индексы) не проставляются на документах и материалах, не подлежащих регистрации в делопроизводственной службе. К ним относятся письма, информация, записки, присланные для сведения; сообщения о заседаниях, совещаниях и иных мероприятиях; учебные программы и планы; рекламные материалы; программы конференций, совещаний, семинаров; поздравительные письма и приглашения; книги, периодические издания и другие, перечень которых должен утверждаться управляющим делами администрации района. Не подлежат регистрации также анонимные письма.

Не регистрируются также различного рода заявки, бухгалтерские, финансовые и статистические документы, техническая и иная специальная документация, которая подлежит отдельному учету в соответствующих структурных подразделениях администрации района – бухгалтерии, финансовом управлении.

На нерегистрируемых входящих документах может проставляться только регистрационный штамп администрации с указанием даты их поступления. Затем они передаются в соответствующие структурные подразделения администрации без выполнения последующих регистрационных действий.

При поступлении документа проверяется целостность конверта и наличие вложенных в него документов. Об отсутствии документа, его отдельных страниц или приложений к нему сообщается корреспонденту. Неправильно посланные документы вместе с конвертом пересылаются корреспонденту с соответствующим пояснением или уничтожаются, если они не имеют особое значения (рекламный материал или сообщение о мероприятии, не имеющем отношения к администрации района). Конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить корреспондента, его адрес или дату отправки документа.

Законы Республики Башкортостан, другие акты Государственного Собрания Республики Башкортостан, указы Президента Республики Башкортостан, постановление, распоряжения Кабинета Министров Республики Башкортостан, письма и телеграммы и другие документы, поступающие в администрацию района, из вышестоящих органов, передаются в день их поступления главе администрации района на рассмотрение.

Остальные служебные документы, поступающие в администрацию района, могут передаваться непосредственно заместителям главы администрации в соответствии с их должностными обязанностями.

По поступающим в администрацию района, служебным документам глава администрации, заместители главы администрации, управляющий делами принимает оперативное решение в виде поручения, которые учитываются и контролируются общим отделом в установленном порядке.

Результаты рассмотрения документа оформляются резолюцией главы администрации на документе. Резолюция выполняется либо на самом документе, либо на отдельном листе, прилагаемом к документу. При необходимости поставить исполнение документа на контроль, в резолюции указывается буква «К».

Заместители главы администрации района, руководители управлений, отделов и подразделений несут персональную ответственность за своевременность и полноту исполнения данных им поручений и осуществляют личный контроль за их исполнением, а также несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них исполнении служебных документов.

Сроки рассмотрения руководителями администрации служебных документов, поступающих в администрацию, не должны превышать, как правило, 3-х дней, а срок их выполнения – не более 30 дней с даты их регистрации.

Если поручение относится к нескольким исполнителям, то ответственный за организацию выполнения поручения указывается в резолюции первым.

Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы и соответствующие предложения. Поручение считается выполненным, если решены поставленные в нем вопросы или дан ответ по существу.

Снятие документа или устного поручения с контроля по мере исполнения осуществляется тем руководителем, который его рассматривал или поручал.

Исходящие документы администрации, адресованные выше стоящие органы, подписываются только главой администрации района.

Все другие письма могут подписываться заместителями главы администрации района, управляющим делами, согласно распределению обязанностей между ними, за исключением ответов на письма, которые руководством администрации поручено решить руководителям управлений, отделов, подразделений и служб администрации района.

Руководители отделов, служб, работники аппарата администрации района, представляя на подпись руководству администрации проект документа, прикладывают второй, завизированный ими экземпляр, который затем идет в дело.

Если проект документа представляется на подпись главе администрации района, то на втором экземпляре документа, кроме визы исполнителя, должна быть виза курирующего соответствующие вопросы заместителя главы администрации.

Документы, подписанные руководством администрации района, регистрируются и высылаются адресатам общим отделом, а также управлениями, отделами, и службами их подготовившими. Все исходящие документы должны быть отправлены в течении суток. Телеграммы и иная срочная корреспонденция оформляются и отправляются без промедления.

Отправка факсимильных сообщений адресатам производится через управляющего делами администрации района. Начальник общего отдела ежедневно информирует управляющего делами администрации района, о состоянии работы со служебными документами.

Таким образом, все документы, поступающие в делопроизводственную службу администрации Туймазинского района, делятся на входящие – поступающие из других организаций, исходящие – направляемые из администрации района, и внутренние обращающиеся в аппарате и структурных подразделениях администрации района, и регистрируются в отдельных журналах со сквозной погодовой нумерацией. Документы, подписанные руководством администрации района, регистрируются и высылаются адресатам общим отделом, а также управлениями, отделами, и службами их подготовившими. Все исходящие документы отправляются в течении суток.