1.2. Організація та забезпечення операційної діяльності у банках

Основою б/о у банках є операційна діяльність.

Операційна діяльність банку –це сукупність технологічних процесів, пов’язаних з документуванням їх реєстрації у відповідних регістрах, перевіренням, вивіренням та здійсненням контролю за операційними ризиками.

Банки самостійно визначають систему організаційної діяльності залежно від їх структури, обсягів та видів банківських операцій, кількості працюючих, розвитку інформаційних технологій тощо.

Основним документом, що регулює організацію операційної діяльності банків є положення про організацію операційної діяльності у банках України, що затверджене постановою правління НБУ від 18.06.2003 р. №254 (зі змінами).

Банківські операції поділяються на два види:

1. Внутрішньобанківські –виконуються за ініціативою банку, їх зміст відображається на рахунках синтетичного та аналітичного обліку, які не належать до клієнтських рахунків;

2. Клієнтські –пов’язані з веденням клієнтських особових рахунків, на яких обліковуються кошти клієнтів банку.

До клієнтських рахунків можна віднести: 1)Поточні рахунки клієнтів; 2)Депозити (вклади) рахунки клієнтів.

Операційну діяльність банку забезпечують працівники банку, які виконують функції фронт-офісу та бек-офісу.

Фронт-офіс –це підрозділи банку або його уповноважені особи, які ініціюють та/або організовують операцію (шляхом укладання відповідних договорів).

Функції фронт –офісів можуть виконувати працівники кредитних підрозділів, відділів операцій з цінними паперами тощо.

Оскільки працівники фронт-офісу є ініціаторами операцій, то вони забезпечують їх ідентифікацію, формування первинних документів і виконують процедуру оцінювання ризиків за операцією.

Бек-офіс –це підрозділи або окремі відповідальні виконавці, які залежно від їх функцій забезпечують реєстрацію, перевірення, звірення, облік операцій та контроль за ними.

Працівники бек-офісу взаємодіють із податковими органами, органами статистики і в технологічному процесі виконання операції відповідають за:

• Перевірку документів на паперових чи електронних носіях, отриманих від фронт-офісів;

• Вивірення залишків за рахунками клієнтів;

• Перевірку правильності відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку;

• Нарахування процентів за кредитами та депозитами.

Операції банку здійснюються впродовж операційного дня.

Операційний день банку –це діяльність банку впродовж робочого дня, що пов’язана з реєстрацією, перевірянням вивірянням, обліком, контролем операцій з їх відображенням у регістрах бухгалтерського обліку.

Приватність операційного дня встановлюється банком самостійно.

1.3.Документування операцій у банках

Усі банківські операції відображаються у бухгалтерському обліку лише за наявності документального підтвердження.

Банківський документ –це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово –розрахункової операції чи іншої операції у банку.

Первинні документи –це підстава для відображення операцій на балансових та позабалансових рахунках. Первинні документи мають бути складені під час здійснення її закінчення у паперовій та/або електронній формі.

Відповідно до п.4.4 «положення про організацію операційної діяльності в банках України» первинні документи класифікують за такими ознаками:

1. За місцем складання:

• Зовнішні (одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банков. напр., платіжне доручення, грошовий чек, платіжна вимога, платіжна вимога доручення);

• Внутрішні (оформлені в банку, напр. квитанція, ВКО);

2. За змістом:

• Касові;

• Меморіальні.

Касовими документами оформлюються операції з приймання та видачі готівки.

Вони поділяються на: 1)Прибуткові; 2)Видаткові.

До прибуткових належать заяви на переказ готівки, ПКО тощо; до видаткових –ВКО, грошові чеки тощо.

Меморіальні документи використовуються для безготівкових переказів за рахунками (напр. платіжне доручення, платіжна вимога –доручення,платіжна вимога, розрахунковий чек чи меморіальний ордер).

Важливою умовою оформлення первинних документів є заповнення усіх передбачених реквізитів.

До обов’язкових реквізитів належать:

• назва банку;

• дата здійснення операції;

• зміст операції;

• сума;

• підписи відповідальних осіб.

У банках встановлено правила зберігання документів. Щоденно документи, на підставі яких у банку здійснювалися господарські операції, групують та брошурують у папки, що мають назви «документи дня».

У таких папках меморіальні документи розміщують у порядку зростання номерів балансових рахунків, що дебетовані.

Касові документи, що брошурують, розподіляють окремо на прибуткові і видаткові, що дозволяє їх швидко знаходити у разі потреби.

Інформація, що наведена у первинних документах систематизується у регістрах систематичного та аналітичного обліку.

Записи у регістрах обліку здійснюються лише на підставі відповідного санкціонованого первинного документу.

Відповідно до п. 5.3 «положення про організацію операційної діяльності в банках України» банки обов’язково мають складати на паперових та/або електронних носіях такі регістри:

1. особові рахунки та виписки з них;

2. Аналітичні рахунки з обліку внутрішньобанківських операцій;

3. Книги реєстрації відкритих рахунків;

4. Оборотно –сальдовий баланс (складається щоденно).

Основним регістром аналітичного обліку, що містить записи про операції, здійснені впродовж операційного дня є особові рахунки, форми яких кожен банк затверджує самостійно. Особові рахунки складаються у двох примірниках, роздруковуються за встановленими стандартами і вважаються вихідними документами банків. Другий примірник особового рахунку є банківською випискою, що призначений для видачі клієнтові.

Усі папери, аналітичного обліку крім рахунків бюджету формуються за такою схемою.