42. Жизненный цикл бд. Этапы проектирования бд в пользовательских приложениях. Цель и виды работ на этапе физического проектирования базы данных в пользовательских приложениях.

Вопрос 11

43. Понятия документа, электронного документа, электронного документооборота. Правила разработки входных и выходных форм документов. Особенности электронного обмена данными и организация электронного документооборота. Типовые решения, экономическая эффективность и совокупная стоимость владения.

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке зафиксированное рунным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу. Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Требования к унифицированной документации предписывают документам иметь стандартную форму построения, предусматривающую выделение в документе трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

        наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

        характеристика документа (индекс, ОКУД ; наименование документа;)

        зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

Разработка форм первичных документов осуществляется в такой последовательности:

• уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;

• выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке и распределяются по трем зонам :

1-я зона — постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части, в рамке для проставления кодов постоянных признаков;

2-я зона — переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;

3-я зона — количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т.к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Основные особенности электронного документооборота

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.