36. Довідково-інформаційні документи.

До довідково-інформаційних документів належать: звіт, факс, телеграма, телефонограма, протокол, акт, довідка.

Звіт – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого і т.д. Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи. Розрізняють статистичні та текстові звіти. Звіти складають про роботу, виконану протягом певного періоду. Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми. Факс – це службовий документ, одержаний за допомогою телефакса телефонними каналами зв’язку. Факс становить ксерокопію переданого документа.

Телеграма – це службовий документ, що становить буквенно-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв’язку (телеграфом).  Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони повинні бути стислими і недвозначними.

Телефонограма – це службовий документ, що становить оперативне повідомлення, передане телефоном. Телефонограми складає секретар-референт або інший працівник за дорученням керівника.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити та підписати керівник або відповідальний працівник підприємства. Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань та рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів. Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Протоколи бувають стислі та повні.

Акт – це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й однією, але спеціально вповноваженою особою. Довідка – це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяються на дві групи: що містять інформацію про факти та події службового характеру; що засвідчують якийсь юридичний факт. Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересованим громадянам або установам.

37. ЕТИКЕТ СЛУЖБОВОГО ЛИСТУВАННЯ

Класифікація листівУсі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають листа-відповіді, й такі, що не вимагають. Серед перших розрізняють листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не вимагають відповіді, – листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження.Реквізити листа та їх оформлення.Як правило, службовий лист друкується на виготовленому друкарським способом бланку, де є такі реквізити:1. Герб, зображення нагород, емблема (якщо є).2. Назва міністерства чи відомства.3. Назва установи, організації, підприємства.4. Поштова адреса, номер телефону, електронна адреса, факс, номер рахунка в банку.5. Індекс, дата посилання на номер і дата документа, на який дається відповідь.Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути простими та складними. Прості листи містять тільки висновки. Якщо додати до простого листа коротке мотивування, то лист класифікується як складний.Порядок розміщення в листі доказів і висновків не є постійним. Якщо докази йдуть перед висновками – це прямий порядок викладу, а якщо навпаки – зворотний. Зворотний порядок зручніший у коротких листах (так будуються листи вищих організацій, у яких докази зводяться до мінімуму). У великих за обсягом листах доцільно користуватися прямим порядком, аби шляхом послідовних доказів і логічних висновків підвести адресата до переконання в необхідності виконати те, про що говориться у висновках.Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяються на такі, що вимагають листа-відповіді, й такі, що не вимагають. Серед перших розрізняють листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не вимагають відповіді, – рекомендаційний лист, листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження.Адресат вказується на самому початку, перед текстом. Назва установи та структурного підрозділу пишеться в давальному відмінку; адреса одержувача повинна бути повною й точною.Якщо автор, під час написання листа, пропустив якусь інформацію, то її можна оформити за допомогою постскриптуму (після написаного), тобто дописати до листа, зробивши позначку – Р.S. (Роst scriptum) або PPS (Post post scriptum), якщо таких додатків декілька. Якщо в тексті листа є місце, яке слід виділити або звернути на нього особливу увагу, то ставиться позначка “нотабене” – NB (Nota bene), що означає “зверни особливу увагу”.Різні типи листівУ діловій кореспонденції функціонують різні типи листів. Серед них найчастіше вживаними є: лист-запит, лист-прохання, лист-відповідь, гарантійний лист, супровідний лист.Лист-запит і лист-прохання – найпоширеніший тип ділової кореспонденції. За змістом такі листи складаються з двох частин: мотивуючої (Отримана нами література не зовсім відповідає темі, над якою ми працюємо…) та основної, у якій висловлюється запит чи прохання: Тому просимо терміново надіслати на адресу університету замовлені нами книги.Лист-відповідь повинен містити посилання на номер, дату й суть листа-запита. Це дає можливість при отриманні листа-відповіді швидко відшукати лист-запит у справі й ознайомитися з ним.Гарантійний лист укладається з метою підтвердження певних зобов’язань або умов й адресується організації чи окремій установі. На відміну від більшості листів, гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма третьої особи доречна тільки в тому випадку, коли гарантійний лист адресований певній організації або підприємству.При пересиланні іншим організаціям або особам різних неадресованих документів (актів, протоколів, довідок та ін.) користуються супровідними листами – короткими повідомленнями про документ, який надсилається. Ключовими словами тексту супровідного листа є дієслова: направляю(ємо), надсилаю(ємо), повертаю(ємо), представляю(ємо), що розпочинають текст листа.

38. Наукова комунікація як складова фахової діяльності.

Комунікація в науці - це вид взаємин, спілкування вчених та інших агентів наукової діяльності. Оскільки основною метою науки є одержання наукового знання, комунікацію вчених можна розуміти як одну з умов створення нового знання. Однак, беручи до уваги те, що знання як об'єкт досліджень досить складно ідентифікувати, комунікацію доцільно розглядати в процесі руху інформації в науці. Операційним критерієм при виділенні комунікаційної підсистеми із цілісної науково-інформаційної системи є взаємодія вчених, яка набуває різноманітних форм: спілкування для одержання інформації, співробітництво в дослідженні, співавторство, взаємини науковців при передаванні інформації і таке інше.

Пізнавальний, інформаційний аспект наукової комунікації доповнюється її соціальними функціями. Науковці для досягнення своєї головної мети - одержання наукового знання - вимушені спілкуватись один з одним. У процесі такого спілкування відбувається не лише переміщення інформації, але й встановлюються певні соціальні взаємини - вирішується питання щодо пріоритету, наукового престижу, відбувається стратифікація наукового співтовариства. Слід зазначити, що форма та різноманітність соціальних відносин, що виникають, є специфічними для різних рівнів об'єднання вчених - починаючи з лабораторії та інституту і закінчуючи сукупністю вчених якоїсь дисципліни або науковим співтовариством в цілому [2, с. 14-17].

Комунікація в науці є цілісною системою, різні компоненти якої (формальні, неформальні, усні, письмові, між окремими особами, масові і таке інше) тісно пов'язані між собою. Така цілісна система сама виявляється продуктом історичного розвитку. З кінця ХІХ ст. основним засобом комунікації на передньому краї науки є стаття в науковому часописі. Але їй історично передували інші засоби оперативної комунікації. Спочатку це були листи науковців (сама стаття була листом до редакції часопису), потім монографії, сучасні дослідники все частіше звертаються за оперативною інформацією до рефератів, а не до самих статей. Отже, комунікативна система науки постійно поповнюється новими засобами.

Наукові комунікації розкривають механізми самоорганізації наукового співтовариства. Ці механізми виробляються спонтанно, незалежно від усвідомлюваних цілей, намірів та мотивів того чи іншого дослідника. Кожна наукова дисципліна не засновується єдиним актом якогось фундатора, а створюється дією низки факторів та умов, як інтелектуальних, так і соціальних, що діють всередині самої науки або віддзеркалюють взаємини науки та суспільства, тобто складається в процесі формування наукових комунікацій між ученими.