34. Оформлення сторінки. Вимоги до тексту документа.

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері форматом А4 (297 х 210 мм) та А5 (148 х х 210 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишаються вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні — на чистих аркушах паперу.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначки.

Абзац — це відступ на початку першого рядка кожної частини документа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Він вказує на перехід від однієї думки до іншої.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин (формулюється тема абзацу, тобто повідомляється, про що йтиметься);

2) фраза (міститься основна інформація абзацу);

3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).

Вимоги до тексту документа

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ. 

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую… ; Пропоную...  Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук. 

Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний... 

35. Документація з кадрово-контрактних питань.

В даний час на жорсткому ринку праці на перший план виходить проблема звернення на себе уваги працедавця. Саме тому періодично кожен з нас стикається з необхідністю правильно та вміло написати власний життєпис,-  резюме чи автобіографію. Отже:

Резюме — це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу, один з найефективніших інструментів пошуку роботи. На вивчення резюме в середньому витрачається не більше 1-2 хвилин, тому дуже важливо відразу привернути увагу працедавця, зацікавити його і примусити призначити вам співбесіду. При створенні резюме потрібно пам’ятати про те, що воно стане вашою візитною карткою і повинно виділяти вас зі всього потоку людей, що шукають роботу.

Для того, щоб досягнути успіху, під час складання резюме варто дотримуватись певних правил:

• Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

• Намагайтесь вжити якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.

• Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

• Намагайтесь не вживати такі слова, як „я”, „ми”. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

• Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

• Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

• Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру.

Час від часу кожний з нас стикається з необхідністю написати і  автобіографію.

Автобіографія — це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності. Вона  має бути вичерпною і лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

- автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

-втобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання.

4. Відомості про трудову діяльність.

5. Відомості про батьків.6. Склад родини і стан сім’ї.7. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.