27. Жизненный цикл документа.

Жизненный цикл документа - тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения.

Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз):

• документы создаются;

• рецензируются и исправляются;

• формально или неформально утверждаются;

• распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

• выполняют свою основную функцию и попадают в архив;

• при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются.

Типовой «цикл жизни» документа в органе власти – производственный цикл по работе с документами:

- Документ, поступивший извне, сначала должен быть зарегистрирован.

- После этого документ начинает движение по органу власти. В начале движения документ попадает к должностным лицам, обычно руководителям, которые определяют, кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу – «выносят» резолюции.

Исполнители, по мере исполнения резолюций по документу, возвращают его вместе с отчетами руководителям – авторам резолюций, которые должны оценить результаты исполнения и принять решение о дальнейшей судьбе документа. По завершении работы над документом он списывается в дело.

- Как правило, в результате исполнения резолюции исполнителем создается внутренний или исходящий документ. Создание документа – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Даже формирование большого количества простых типовых документов («Ваше заявление принято к сведению и будет учтено..») очень часто может занимать довольно много времени.

- Документ, «рожденный» в органе власти, также регистрируется.

- Обычно регистрация внутреннего или исходящего документа производится уже после его утверждения, и задачей делопроизводства является его доведение до сведения всех уполномоченных должностных лиц, в том числе и служащих других органов власти. Документ может попадать в сферу контроля еще на этапе подготовки, то есть разработки и согласования проекта документа

28. Этапы развития документооборота.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии:

• бумажный документооборот,

• бумажный документооборот с использованием автономных ПК,

• смешанный и безбумажный документооборот.

29. Технологии перевода бумажных документов в электронные. Виды систем ввода документов.

На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.

Cледующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.

Для этого необходим специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ. Такие инструменты существуют, их общее название - программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет "прочесть" на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и "разобраться" в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы. Виды систем ввода документов: OCR, ICR, OMR.

30. Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид.

С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные (рис. 3.7).

Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

31. Системы электронного документооборота. Общие положения. Назначение СЭД. Эффективность использования.

СЭД- служат для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.

СЭД должна:

• позволять планировать;

• составлять маршруты передвижения документов.

Эффективность использования :

обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

32. Основные свойства систем электронного документооборота (СЭД)

• открытость СЭД;

• высокая степень интеграции с прикладным программным обеспечением (ПО);

• особенности хранения документов;

• маршрутизация документов;

• разграничение доступа;

• отслеживание версий и подверсий документов;

• поддержка различных клиентских программ.

33. Основные технологии работы с документами в СЭД.

1. Docflow-обеспечивает полный цикл автоматизации процессов делопроизводства( регистрация , внесение резолюций , рассылка, отчеты и т.д.)

2. Workflow Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация").

3. Groupware:

• создание баз данных группового доступа;

• унифицированное клиентское рабочее место;

• встроенные средства разработки электронных форм, обеспечивающих доступ к информации в базах данных системы;

• широкие возможности управления гиперссылками и их использование в приложениях.

4. Технология Document Imaging (DI):

• факсимильные коммуникации;

• документооборот и управление делопроизводством;

• информационные банки данных и информационные системы;

• печать по запросу (Print-on-demand)

• задачи , связанные с поиском, получением и обработкой документов, включая промотр, корркцию и вывод на печать.