23. Международные стандарты в области работы с документами и системами электронного документооборота.

Британский стандарт BS 10008:2008 «Допустимость электронной информации в качестве доказательств и ее доказательная сила – Спецификации» (Evidential weight and legal admissibility of electronic information – Specification. В нем установлены требования к внедрению и оперативному использованию систем управления электронной информацией и к процессам электронной передачи информации из одной компьютерной системы в другую в связи с задачей обеспечения целостности и аутентичности электронной информации. В BS 10008 рассматриваются вопросы, связанные с проверкой «электронной личности», включая использование электронных подписей и электронных систем защиты авторских прав, а также привязки «электронной личности» к определенным электронным документам.

Международный стандарт ИСО/ТО 15801:2004 «Электронный имиджинг Информация, хранящаяся в электронном виде - Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (ISO/TR 15801 Electronic imaging - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability) регламентирует внедрение и эксплуатацию систем управления информацией, которые хранят информацию в электронном виде и для которых важны достоверность, надежность, аутентичность и целостность информации. Он охватывает полный жизненный цикл электронных документов, от включения документов в систему до уничтожения.

Международный стандарт ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными. Первая часть стандарта содержит определение сущности делопроизводственных метаданных, их роли в управленческой деятельности, описание процессов управления метаданными. В ней установлены требования к различным категориям метаданных. Стандарт ИСО 15483-2001 «Информация и документация. Управление документацией» ISO 15483-2001 Information and Documentation - Records management, определяет метаданные как данные, описывающие контекст, контент и структуру документов, а также управление документацией в течение времени.

Международный стандарт MoReq2 (Model Requirements for the management of electronic record) — это европейская спецификация, которая определяет типовые требования к управлению документами в рамках системы электронного документооборота (СЭД). Разработана спецификация Европейским Сообществом. MoReq2 фокусируется на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД). MoReq2 – высокоуровневый документ, в котором большое внимание уделено принципиальным вопросам управления электронными документами, архитектуре СЭД и т.д.

24. Документооборот как составная часть информационного обеспечения управления. Основные характеристики.

Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В соответствии с ГСДОУ документооборот представляет собой упорядоченное движение (перемещение) документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения, отправки или помещения соответствующих документов в дела.

Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

– централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов;

– максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

– маршрутизация отдельных видов документов;

– однократность регистрации документов;

– организация предварительного рассмотрения документов;

– вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения и др.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

К качественным характеристикам документооборота относятся: 1. характеристики документопотоков (состав документов, их содержание); 2. маршруты движения документов; 3. периодичность; 4. направленность движения.

 К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота. Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ.

К временным характеристикам относят: продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Так же это время затрачиваемой на маршрут прохождения документа.