1.3. Задачи и функции кадровых подразделений по управлению персоналом

Таблица 1.2

Функции отдела кадров и службы управления персоналом[9]

Отдел кадров	Служба управления персоналом
Оформление личного дела: прием, перевод, увольнение, отпуск	Планирование человеческих ресурсов – определение потребности в персонале в зависимости от стратегии компании
Ведение учетных карточек, трудовых книжек	Поиск персонала (внешний и внутренний рекрутинг)
Ознакомление работников с приказами под роспись	Подбор и отбор персонала
Выдача справок	Ведение кадрового делопроизводства
Учет военнообязанных	Профессиональная адаптация работников
Оформление пенсий	Оценка работников (компетентность, потенциал, организационное поведение, результаты труда)
Оформление документов для назначения детских пособий	Перевод, повышение, понижение, увольнение в зависимости от результатов оценки
Составление описи дел, формирование дел в архив	Ротация персонала
Подготовка приказов о поощрении и наказании	Выявление потребности в обучении персонала и обучение
Оформление больничных листов	Мотивирование и стимулирование персонала
Ведение табельного учета	Формирование кадрового резерва
Обучение, подготовка и повышение квалификации сотрудников по стандартным типовым программам	Управление корпоративной культурой
Контроль за студентами, обучающимися в вузах и техникумах
Подготовка списков сотрудников на премии за выслугу лет и по итогам года

Как видно из приведенной таблицы, разница между отделом кадров и HR-службой существенная. Если в первом случае набор функций разрозненный, сводимый, как правило, к кадровому делопроизводству, то во втором речь идет о системе управления персоналом организации.

Отделы кадров ранее не являлись ни методическими, ни информационными, ни координационными центрами по работе с персоналом. Структурно они были разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими отделами и другими подразделениями, которые выполняют подобные управленческие функции.

Система же предполагает формулирование целей и функций, организационной структуры, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей руководителей и специалистов в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. Технология управления персоналом обеспечивает функционирование системы в различных аспектах - наем, адаптация, обучение, оценка, мотивация, управление корпоративной культурой и др.

Сегодня 90 процентов организаций отдают на аутсорсинг обязанности по подбору персонала, 80 процентов - процессы обучения, уже появились 10 процентов компаний, готовых передать функции кадрового делопроизводства. Но применение такого подхода не приведет к снижению затрат на содержание кадровые службы, ведь дороже всего стоит разработка и внедрение HR-процессов, так как для этого требуются высококвалифицированные специалисты. Однако разработка и внедрение носят конечный характер, а на практике продолжают использовать этот высококвалифицированный и, следовательно, высокооплачиваемый персонал для администрирования и поддержки уже внедренного проекта, что представляет собой неразумную трату денег.

К таким конечным HR-процессам относятся:

- проектирование организационной структуры фирмы;

- построение комплексной системы мотивации сотрудников;

- разработка и проведение процедуры оценки профессиональных знаний, личностного потенциала и достижений;

- оптимизация бизнес-процессов компании;

- формирование и развитие кадрового резерва;

- внедрение IT-решений по управлению персоналом;

- разработка системы совершенствования профессиональных знаний и компетенций.

Очевидно, что выносить HR-функции за рамки компании возможно лишь при наличии квалифицированного исполнителя, способного предоставить услуги по всем упомянутым выше направлениям, поскольку не всегда имеет смысл передавать их нескольким аутсорсерам. Для решения этой задачи надо сформировать комплексную систему, включающую полное обслуживание клиентов: аутсорсинг подбора сотрудников, кадрового делопроизводства, обучения и развития, то есть создать общий центр обслуживания (ОЦО).

При организации HR-обслуживания по принципу ОЦО в самой компании остается всего лишь несколько высококвалифицированных специалистов - директор по персоналу и менеджеры. На каждого из них приходится примерно по 200 человек персонала. Освободившись от функций администрирования, эти HR-специалисты могут сконцентрироваться на вопросах стратегии и анализа потребностей бизнеса.

В первую очередь в такой услуге заинтересованы собственники компании, поскольку использование технологии ОЦО позволяет решить такие задачи, как:

- снижение численности непрофильного персонала;

- ориентация стратегии управления кадрами на решение бизнес-задач;

- минимизация кадровых рисков;

- управление структурой затрат на персонал;

- оптимизация процессов управления кадрами.

Проведенный анализ различных предприятий позволил сформулировать основные проблемы в области управления персоналом и возможности их разрешения. Результат представим в виде таблицы 1.3.

Таблица 1.3

Проблемы в области управления персоналом и возможности их разрешения

Проблемы	Причины возникновения проблем	Способ устранения
Отсутствие организационной структуры предприятия	Руководитель свой склад мышления навязывает всем сотрудникам	Формирование командного мышления
Отсутствие упорядоченного перечня функций	Отсутствие организационной структуры	Составление штатного расписания, распределение функций, разработка должностных обязанностей
Проведение квалифицированной кадровой политики и учета	Выполнение кадровой работы совместителями или самим руководителем	Выделение штатной единицы кадровика
Отсутствие системы мотивации трудовой деятельности	Руководитель сам определяет, как мотивировать работников	Разработка показателей и системы премирования
Нерациональная и чрезмерная строгость правил внутреннего трудового распорядка	Снижение энтузиазма и производительности труда работников	Соблюдение трудового законодательства, согласование с коллективом правил внутреннего распорядка
Слабая техническая оснащенность и плохая организация рабочих мест	Личная заинтересованность руководителя	Планирование деятельности фирмы

Сегодня основная работа кадрового подразделения состоит не только в разработке различного рода процессов и процедур по управлению персоналом и изменений в организации. В первую очередь необходимо уделять внимание их внедрению. И именно такой подход к HR-системе - залог успешного развития компании.