2.3. Анализ существующей системы управления развитием персонала в компании ооо "БестМебелик"
В ООО «БестМебелик» подготовкой, переподготовкой, обучением и развитием персонала занимается отдел развития.
Программы ООО «БестМебелик» по подготовке, переподготовке, обучению и развитию персонала нацелены, во-первых, на формирование у сотрудников профессиональных и корпоративных компетенций и во-вторых, на формирование у работников управленческих компетенций, необходимых для стабильной деятельности ООО «БестМебелик» в текущей ситуации и в будущем. При планировании обучения работников ООО «БестМебелик» предусматривает:
– обязательное периодическое обучение работников,
– обучение персонала в соответствии с квалификационными требованиями и/или условиями работы,
– специальное обучение, направленное на совершенствование профессиональных знаний и навыков работников,
– поддерживающее обучение, позволяющее повысить качество исполнения обязанностей,
– подготовку молодых специалистов и рабочих,
– подготовку кадрового резерва,
– развитие менеджеров всех уровней управления.
Специалист отдела развития ООО «БестМебелик» проводит сбор информации по каждому структурному подразделению.
В ООО «БестМебелик» с руководителем подразделения проводится интервью по установленной форме, представленной в Приложении 5. С сотрудниками подразделения ООО «БестМебелик» проводится беседа по установленной форме, представленной в Приложении 6. Все данные заносятся в соответствующую форму для ведения дальнейшего анализа результатов.
Рассмотрим Формирование программы и планирование системы обучения в ООО «БестМебелик»
В ООО «БестМебелик» план по обучению составляется на каждый квартал в соответствии с данными о необходимости повышении квалификации сотрудников, полученными по результатам определения потребности в обучении и/или предоставленным запросам от подразделений. Контроль над соблюдением плана ведется специалистом по обучению и ответственным специалистом в каждом структурном подразделении.
Внеплановое регламентированное обучение проводится для сотрудников ООО «БестМебелик» каждого структурного подразделения не более двух раз в квартал по заявке от непосредственного Руководителя заказчика обучения. Заявки на данный вид обучения с обоснованием необходимости направляются в отдел кадров ООО «БестМебелик» не позднее, чем за 10 рабочих дней до начала обучения для определения: наличия средств в бюджете подразделения на обучение, возможности снижения стоимости, актуальности программы. После этого предоставляются на подпись исполнительному директору ООО «БестМебелик». Далее специалист по обучению проводит обсуждение с Руководителем подразделения программы обучения на квартал. Окончательную программу обучения на квартал по установленной форме (см. Таблицу 2.4.) формирует специалист по обучению ООО «БестМебелик»
Таблица 2.4.
Форма программы обучения на квартал в ООО «БестМебелик»
Подразделение |
ФИО сотрудника |
Должность сотрудника |
Тема обучения |
Наименование контрагента |
Дата обучения |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ресурсы необходимые для выполнения программы прохождения обучения определяются ведущим специалистом по обучению. В Таблице 2.5. представлены формы и методы обучения персонала в ООО «БестМебелик».
Таблица 2.5.
Формы и методы обучения персонала в ООО «БестМебелик»
Рассмотрим процедуру определения потребности в обучении в ООО «БестМебелик»:
Всем структурным подразделениям необходимо сформулировать в письменном виде на стандартном бланке свои потребности в обучении до 01 июля каждого года. Заявки от структурных подразделений поступают в Отдел кадров ООО «БестМебелик». Источником данных для планирования обучения служат личные планы развития, рекомендации аттестационной комиссии. На основании заявок, с точки зрения целесообразности для Компании, создаются программа и бюджет обучения на год, которые утверждаются Исполнительной дирекцией фонда до 1 сентября.
Специалисты отдела кадров ООО «БестМебелик» проводят мониторинг учебных центров и представленных на рынке программ, выбирают центры по критерию “качество – цена”. Личная инициатива работника в отношении получения высшего образования, второго высшего образования, переподготовки может быть удовлетворена по распоряжению Исполнительного директора (виза-разрешение на заявлении работника, может быть получена на приеме по личным вопросам, либо по письменному ходатайству непосредственного руководителя).
В ООО «БестМебелик» действуют следующие типы обучения:
1. Адаптационное обучение в период испытательного срока
2. Наставничество
Рассмотрим их подробнее.
1. Адаптационное обучение в период испытательного срока. Первичное обучение в ООО «БестМебелик» является неотъемлемой частью программы адаптации сотрудника. Программа первичного обучения направлена на формирование у нового сотрудника знаний о ООО «БестМебелик», системе ее норм и ценностей, особенностях продукта Компании. Программа содержит экскурс в историю развития Компании, актуальное состояние Компании на данном этапе (количество человек, упрощенная оргструктура, доля рынка, основные конкуренты, основополагающие направления бизнеса), информацию о рабочей неделе, распорядке дня, освещение корпоративных норм и ценностей, правила поведения в внешними и внутренними клиентами, правила обращения с коммерческой конфиденциальной информацией. Программы первичного обучения разрабатываются сотрудниками отдела кадров и трудовых отношений ООО «БестМебелик» для различных категорий персонала с учетом специфики подразделений.
2. Наставничество. Наставничество служит для поддержания духа преемственности в ООО «БестМебелик», воспитания лояльности сотрудников, возможности дополнительной реализации потенциала сотрудников для успешного выполнения своих обязанностей. Наставники выбираются из числа сотрудников ООО «БестМебелик», которые проработали в ней не менее одного года и являются экспертами в своих областях деятельности. Наставники обязательно разрабатывают программу занятий совместно с Начальником отдела кадров, которая утверждается Исполнительным Директором ООО «БестМебелик». Наставничество мотивируется материально в зависимости от квалификационного уровня сотрудника ООО «БестМебелик», уровня его заработной платы, продолжительности курса обучения. Сетка размера оплаты формируется отделом кадров Компании и утверждается Исполнительным Директором ООО «БестМебелик».
Рассмотрим ответственность сотрудника ООО «БестМебелик» за обучение. Затраты на обучение сотрудников ООО «БестМебелик» являются долгосрочной инвестицией в человеческие ресурсы. Ответственность сотрудника за предоставленное обучение состоит в подготовке отчета о прослушанном курсе (составляется в свободной форме), передаче сотрудникам методических, инструктивных и нормативных материалов через своего непосредственного начальника либо через Отдел кадров ООО «БестМебелик». В случаях корпоративного обучения (обязательного для данной категории сотрудников) обучение проводится бесплатно для сотрудников ООО «БестМебелик». Такое обучение оплачивает Компания. В случаях индивидуального обучения и/или если оно не предусмотрено, как обязательное для данной категории сотрудников и инициируется сотрудником, то оплата может производиться:
50% на 50% - Компания ООО «БестМебелик» и сотрудник
100% - Компания ООО «БестМебелик» (в большинстве случаев)
В случаях оплаченного Компанией ООО «БестМебелик» (не обязательного) обучения сотрудника, сотрудник дает письменное обязательство (заключается Договор/Соглашение) об отработке в Компании 1 год после прохождения обучения. В противном случае – ему будет насчитана к удержанию в пользу Компании денежная компенсация с учетом коэффициента проработанного времени.
Анализ реальной ситуации, касающейся осуществления оценки эффективности системы обучения персонала в ООО «БестМебелик», показал, что в компании систематическая оценка эффективности системы обучения не производится или производится интуитивно, на основе мнений прошедших обучение работников и субъективных оценок руководителей подразделений.
В настоящее время оценка эффективности системы развития персонала ООО «БестМебелик» сводится к достаточно формальному анализу показателей. При оценке качества системы обучения сотрудники отдела развития прибегают к оценке опросных листов, которые заполняются работниками по окончании лекции. Пример опросного листа представлен в Приложении 7. Все анкеты подвергаются обработке и на их основе делаются выводы, о том, насколько затронутая тематика была актуальна, интересна в представлении, а также какие предложения по улучшению процесса выдвигаются работниками. Также проводится анализ удовлетворенности руководителей от пройденного обучения подчиненного. Форма интервью с Руководителем по оценке эффективности обучения сотрудников ООО «БестМебелик» представлена в Приложении 8.
Также для анализа удовлетворенности системой обучения в компании ООО «БестМебелик» проводится анкетирование сотрудников.
В начале исследования удовлетворенности системой обучения в компании ООО «БестМебелик» были составлены несколько вопросов характеризующих оценку предоставляемого обучения для сотрудников данной компании.
Для данной оценки необходимо определить важность составляющих качества работы по пятибалльной системе и важность по пятибалльной системе в порядке убывания степени важности Таблица 2.6:
Таблица. 2.6.
Важность составляющих качества работы по пятибалльной шкале
Степень удовлетворенности потребителя качеством исполнения |
Оценка |
Балл |
Полностью неудовлетворен |
Плохо |
1 |
Неудовлетворен |
Неудовл. |
2 |
Нейтрален |
Удовлетр. |
3 |
Удовлетворен |
Хорошо |
4 |
Полностью удовлетворен |
Отлично |
5 |
Для расчета индекса удовлетворенности тридцати двум обучаемым было предложено оценить:
1. важность восьми предложенных исследователем составляющих системы обучения компании ООО «БестМебелик» по пятибалльной системе, показанной выше (Таблица 2.6);
2. качество этих составляющих по пятибалльной системе.
Оценка 32 сотрудников на вопросы приведена в Приложении 9. Исходя из данных и последующих расчетов и преобразований, можно дать оценку качества работы компании ООО «БестМебелик» в отношении удовлетворенности клиента и лояльности и компании (см. Приложение 10.). При анализе данных таблиц, можно составить диаграмму по средней оценке удовлетворенности системой обучения сотрудников компании ООО «БестМебелик», представлено на рисунке 2.6.
Итак, из ответов, которые давали клиенты, можно сказать, что резких отрицательных оценок было очень мало, в целом сотрудники давали только положительные результаты. Судя по данной анкете среднее значение оценки удовлетворенности системой обучения сотрудников компании ООО «БестМебелик»составляет 4,59 балла из пяти.
Параметрами оценки: 1 - Качество проведения обучения, 2 - Насколько хорошо, по Вашему мнению, изученный материал соответствует Вашей работе (подразделения, предприятия), 3 – Сможете ли Вы использовать и применить изученный материал в своей повседневной работе? 4 – Оценка компетентности преподавателя, 5 - Система обратной связи с преподавателем, 6 - Насколько для вас были интересны пройденные курсы, семинары или тренинги, 7 - Оцените загруженность системы обучения, 8 - Оцените степень усвоения материала
Рис. 2.6. - Средняя оценка удовлетворенности системой обучения сотрудников ООО «БестМебелик»
Такой анализ, безусловно, помогает собрать количественную информацию, сравнить показатели по годам. Но в целом работники подходят к процессу заполнения анкет весьма формально, открытые вопросы остаются без внимания, что не позволяет определить недостатки обучения.
Следует отметить формальное отношение к заполнению анкет. Часто многие графы остаются незаполненными, что снижает возможность отражения объективной картины.
Кроме того, в 2010 году 80% опрошенных при заполнении опросного листа не указали свои предложения по улучшению процесса обучения. При этом, судя по высказываниям за пределами лекционного зала, многие считают данного рода лекции пустой тратой времени.
Так, например, в отчете по анкетам руководителей за 2011 год были отражены результаты опросных листов на 18 работников вместо 43 обученного, при этом руководители не считали необходимым указывать на те проблемы, которые возникали до обучения и чего они ждут от него в будущем. Иными словами, на данный момент оценка эффективности обучения не проводится.
Так же оценкой эффективности служит и система оценки персонала с помощью аттестации. Подготовка и проведение аттестации проводятся в соответствии с регламентом, прописанном в Трудовом кодексе РФ. Порядок проведения регулярной аттестации персонала в ООО «БестМебелик» регламентирует Положение об аттестации персонала. (Приложение 11).
Цель аттестации в компании ООО «БестМебелик»:
Оценка готовности сотрудника самостоятельно выполнять обязанности после окончания испытательного срока;
Оценка эффективности достижения сотрудником поставленных целей и выполнение задач по итогам года;
Оценка выполнения сотрудником функциональных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, бизнес процессами;
Определение потребности обучения сотрудников;
Планирование и реализация карьеры сотрудников;
Оценка коммуникативности.
Определение общего кадрового потенциала и резерва кадров;
Рациональное использование специалистов;
Основными задачами аттестации в компании ООО «БестМебелик» являются:
Мотивация персонала на достижение целей компании, повышение эффективности работы и производительности труда;
Активизация знаний и навыков персонала высшего и среднего звена в области совершенствования бизнес процессов и технологических процедур управления в ООО «БестМебелик»;
Повышение компетенции сотрудников, особенно менеджеров высшего и среднего звена ООО «БестМебелик»;
Мотивация персонала на изучение потребительских свойств услуг, реализуемых в компании ООО «БестМебелик».
формирование резерва на выдвижение;
планирование перемещения персонала посредством повышения квалификации, переводов или высвобождения;
формирование высококвалифицированного кадрового состава предприятия;
проверка эффективности форм и методик повышения квалификации работающих;
изменение социальной политики организации.
Виды оценки персонала в ООО «БестМебелик»:
- оценка текущей работы сотрудника (как правило, это месяц, квартал и год);
- оценка работы сотрудника при его передвижении - в новой ли должности, при присвоении звания, категории или перевод из одного ранга в другой ( после истечения испытательного срока);
- оценка возможностей развития сотрудника банка.
При общих принципах эти виды оценки имеют определенные особенности в их реализации. Порядок проведения процедуры оценки представлен ниже на рисунке 2.7.
Рис. 2.7. - Последовательность действий при проведении оценки персонала
Охарактеризуем порядок оценки персонала на рисунке 2.8.
Рис. 2.8. - Порядок оценки персонала в ООО «БестМебелик»
При оценке работы сотрудников ООО «БестМебелик» применяются сравнительные методы, позволяющие руководителю сравнивать одного сотрудника своего подразделения с другим, т.е. идет некое ранжирование сотрудников по их отношению к делу. Эти методы (к ним можно добавить метод оценки по решающей ситуации) относятся к традиционным подходам для оценки сотрудников.
Начинается аттестация с заполнения аттестационного листа (см. Приложение 12). После данного этапа аттестуемый ООО «БестМебелик» оценивается с помощью специально разработанного перечня показателей (см. Приложение 13), после чего составляется отзыв-характеристика аттестуемого. На втором этапе, проверяются полученные теоретические знания работника, а также проверяются умения и навыки, полученные за время обучения. Оценка практики персонала проводится в виде CASEов – ситуационных задач.
Таким образом, оценка кадров персонала сводится к представлению следующих документов: аттестационного листа (пример представлен в Приложении 14) и характеристики (см. Приложение 15), а так же результатов тестирования по теоретическим знаниям работника и результаты CASEов – ситуационных задач. На основании которых, аттестационная комиссия, назначенная приказом руководителя предприятия, принимает решения.
Однако учитывая что данная система аттестации достаточно проста и банальна, а так же не в полной мере может отразить степень соответствия аттестуемого занимаемой должности, то и оценка эффективности системы обучения приобретает несколько искаженный вид.
Проведя анализ системы управления развитием персонала в ООО «БестМебелик», выявлено, что система обучения является целесообразной и не требует совершенствований, однако низкие показатели деятельности предприятия, такие как снижение показателей рентабельности, в том числе рентабельности персонала, а так же увеличение текучести кадров напрямую связаны с отсутствием ярко выраженной потребности персонала в обучении и применении полученных знаний в своей работа. В первую очередь это связано с низкой мотивацией персонала к процессу обучения. В связи с этим необходимо совершенствовать систему мотивации
Кроме того, было выявлено, что еще одним проблемным местом системы обучения персонала организации является сама оценка эффективности системы обучения персонала в ООО «БестМебелик», так как при существующем положении дел на предприятии, оценка эффективности системы обучения персонала показывает положительные результаты относительно удовлетворенности персоналом системой обучения, что говорит в свою очередь, о неправильно подобранных методов оценки.
В компании ООО «БестМебелик» не применяются известные методы оценки эффективности системы обучения. Однако все опрошенные руководители и менеджеры по обучению и развитию персонала отмечают необходимость (78%) или, как минимум, желательность (20%) осуществления систематической оценки эффективности внутрифирменного обучения по адаптированной к специфике компании четкой, подкрепленной измерением конкретных показателей схеме.
Таким образом, в третьей главе необходимо разработать проект мероприятий по совершенствованию системы управления развитием персонала в организации ООО «БестМебелик».