3.2 Формирование, оформление и хранение дел

Исполненные документы формируются исполнителем в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел вне номенклатуры дел не допускается.

Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ.

При формировании дел соблюдаются следующие общие требования:

• в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

• помещаются вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 180 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка:

• совместно группируются версии документа на государственном, русском и иных языках;

• группируются в дела документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; истории болезней и другие¹¹.

• раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

• телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;

• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;

• по объему дело не должно превышать 180 листов;

• при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").

Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем – документ с окончательным решением вопроса, далее – иные документы, освещающие ход решения вопроса.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, подшиваются в отдельные дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год¹².

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Инструкции, правила, положения, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.

Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.

Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников¹³.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление социальных отчислений формируются в одно дело.

Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

Обращения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям деятельности организации или по административно-территориальным единицам. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений в алфавитном порядке.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе дипломной работы были рассмотрены процедура формирования, оформления и хранения дел в Архивном отделе Администрации ГО.

Поставленная цель выполнена, а именно проведен анализ процессов формирования, оформления и хранения дел в делопроизводстве.

Были достигнуты следующие задачи:

- изучена правовая, нормативно-методическая база РФ и Республики Башкортостан, регламентирующую требования к оформлению, формированию и хранению документации;

- рассмотрена организация хранения документов, правила оформления и хранения дел;

- изучена и проанализирована систематизация, учет и особенности хранения дел документов в архивном отделе Администрации городского округа города Уфы.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения после окончания календарного года (или определенного периода, в котором они сформировались) должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течение всего оперативного периода до момента передачи дел в архив.

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

• систематизацию документов в делах;

• проведение экспертизы ценности документов в делах;

• оформление дел;

• составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу)-самый поздний.

Контроль за формированием дел осуществляет служба ДОУ.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублерность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.

В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов (например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и т.п.).

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. – 480с.

2. Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16.

3. Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения /Л.С. Шатенштейн // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.17-21.

4. Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32.

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - III, 7 с.

6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, - 2000.

7. Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением Коллегией Росархива от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. - 152 с.

8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс.

9. Артамонова И.А. Электронная подпись и электронный документ в акте "Об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях" // Делопроизводство .— 2002 .— N3.-С.72-74.

10. Бугров Д.В. Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" на историческом факультете УРГУ: опыт, проблемы и перспективы развития // Делопроизводство .— 2002 .— N1.-С.92-95.

11. Гаврилова И.В. Особенности документирования Интернет-трейдинга // Делопроизводство .— 2002 .— N3.-С.34-36.

12. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика .— 2003 .— N1.-С.69-74.

13. Земсков А. И. Документоведение - было, есть и будет (обзор зарубежных публикаций) А. И. Земсков // Научные и технические библиотеки.—2006.—N7.-С.63-73.

14. Кудряев В.А. Организация деятельности службы делопроизводства // Делопроизводство.—2002.—N3.-С.13-19.

15. Кузнецова Т.В. Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" (введение в специальность) // Делопроизводство .— 2002 .— N1.-С.16-19.

16. Кузнецова Т. В. Документоведение и документационное обеспечение управления : Введение в специальность : Учебное пособие для вузов / Т.В. Кузнецова .— 2-е изд., испр. и доп. — М. : РГГУ, 2006 . 16 Кушнаренко Н. Н. Документоведение : Учебник .— 2-е изд.,перераб. и доп. — Киев : Знання, 2000 .— 459с. Ларьков, Николай Семенович. Документоведение : Учебное пособие / Н.С. Ларьков .— М. : АСТ : Восток-Запад, 2006.

17. Охотников А. В. Документоведение и делопроизводство : Учебное пособие [для вузов] / А.В. Охотников, Е.А. Булавина .— 2-е изд., перераб. и доп. — М.; Ростов н/Д. : Март, 2005 .— 304с.

18. Плешкевич, Е. А. "Документоведение" - новый учебник для высшей школы / Е. А. Плешкевич // Научные и технические библиотеки. — 2009 .— N 8 .— С. 77-83.

19. Сокова А. Н. Документоведение и его роль в исторической науке и управленческой деятельности А. Н. Сокова // Делопроизводство .— 2004 .— N 4. - С. 4-8.

20. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) // Делопроизводство .— 2002 .— N3.-С.7-12.

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ.01.01.99. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - III, 7 с.

2 Бугров Д.В. Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" на историческом факультете УрГУ: опыт, проблемы и перспективы развития // Делопроизводство .— 2002 .— N1.-С.92-95.

3 Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с.

4 Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32

5 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: Утверждена Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536 // Консультант-Плюс

6 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, - 2000

7 Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика .— 2003 .— N1.-С.69-74

8 Кузнецова Т.В. Специальность "Документоведение и документационное обеспечение управления" (введение в специальность) // Делопроизводство .— 2002 .— N1.-С.16-19 .

9 Основные правила работы архивов организаций: Одобрены решением Коллегией Росархива от 06.02.2002/ВНИИДАД.М., 2003. - 152 с.

10 Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) /А.В. Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2007. - 480 с

11 Артамонова И.А. Электронная подпись и электронный документ в акте "Об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях" // Делопроизводство .— 2002 .— N3.-С.72-74 .

12 Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве /Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2002. - № 2 (27). - с.13-16

13 Вялова Л.М. Номенклатура дел. Порядок оформления/ Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2002. - № 6. - с.26-32