2.2 Основные этапы оформления дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное.

Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично).

Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Этапы оформления дел:

• оформление обложек дел;

• составление внутренней описи;

• составление и оформление описей дел структурных подразделений организации;

• нумерация листов;

• подшивка (переплет) дел;

• заверительная надпись.

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

3 ОРГАНИЗАЦИЯ ФОРМИРОВАНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГО Г.УФЫ

3.1 Организация документов (учреждения, нла), распорядительные документы

В соответствии с Положением "Об Архивном фонде Российской Федерации " (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются "Основными правилами работы государственных архивов".Рассмотрим общие положения архивного отдела администрации ГО:

1. Архивный отдел является структурным подразделением Администрации городского округа города Уфы Республики Башкортостан, создан решением V сессии I созыва Совета городского округа города Уфы Республики Башкортостан.

2. Архивный отдел руководствуется в своей деятельности конституциями РФ и РБ, законами, Федеральным законом об "Архивном деле в Российской Федерации", законом "Об архивном фонде Республики Башкортостан и архивах", указами и распоряжениями президентов РФ и РБ, приказами, инструкциями и указаниями Государственной архивной службы России, Управления по делам архивов при КМ РБ, иными нормативными актами, действующими на территории РБ, решениями Совета городского округа города Уфы РБ, настоящим положением.

3. Архивный отдел временно хранит документы Государственного архивного фонда РБ, образовавшиеся результате деятельности предприятий, учреждений и организаций города, обеспечивает государственное руководство архивным делом и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела, контролирует соблюдение законодательства в области архивного дела на территории городского округа города Уфа РБ.

4. Деятельность архивного отдела осуществляется на основе готового и перспективного планов развития архивного дела, согласованных с Управлением по делам архивов при Правительстве Республики Башкортостан и утвержденных управляющим делами Администрации городского округа города Уфы РБ.

Основными задачами архива организации являются: 

• хранение документов Архивного фонда РФ, образовавшихся в результате деятельности городского, районных советов, предприятий, учреждений, организацией городского подчинения, перечень которых утверждается главой Администрации городского округа города Уфы РБ на основе рекомендованных Государственной архивной службы России примерных списков видов предприятий, учреждений, организаций, являющихся источником комплектования муниципальных архивов, по согласованию с Управлением по делам архивов при Правительстве РБ⁹;

• группируются в дела документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; истории болезней и другие.

Раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения:

• телеграммы, ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях в соответствии с номенклатурой дел;

• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и лишние экземпляры;

• по объему дело не должно превышать 180 листов;

• при наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением нумерации томов (частей), в последнем томе (части) добавляется слово "последний" ("последняя").

Документы располагаются в соответствии с последовательностью решения вопроса (хронологическом порядке по решаемым вопросам) или в начале дела помещается инициативный документ, затем – документ с окончательным решением вопроса, далее – иные документы, освещающие ход решения вопроса¹⁰.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов и поручений вышестоящих организаций, в которых организация являлась основным исполнителем, подшиваются в отдельные дела по их исполнению. В остальных случаях эти документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Инструкции, правила, положения, уставы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности, приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам вместе с документами к ним.

Переписка группируется, за делопроизводственный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением.

Лицевые счета по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников.

Трудовые договоры формируются в составе личных дел или отдельно в алфавитном порядке фамилий работников.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело.

Списки физических лиц и документы, подтверждающие перечисление социальных отчислений формируются в одно дело.

Планы, отчеты, сметы, лимиты и штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления.

Обращения физических и юридических лиц формируются в дела по вопросам, направлениям деятельности организации или по административно-территориальным единицам. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилиям авторов обращений в алфавитном порядке.