47

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1 Правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая требования к формированию, оформлению и хранению дел 5

1.1 Правовые акты по формированию, оформлению и хранению дел 5

1.2 Требования к нормативно-методических документов федеральными органами исполнительной власти в сфере формирования, оформления и хранения дел 9

1.3. Нормативно-правовые документы Республики Башкортостан 19

2 Правила и этапы оформления дел 23

2.1 Требования к оформлению дел 23

2.2 Основные этапы оформления дел 35

3 Организация формирования, оформления и хранения дел в Архивном отделе Администрации ГО г. Уфы 37

3.1 Организация документов (учреждения, НЛА), распорядительные документы 37

3.2 Формирование, оформление и хранение дел 41

Заключение 45

Список литературы 47

Приложения 49

ВВЕДЕНИЕ

Правильная постановка делопроизводства в организации любой формы собственности и сферы деятельности является основой организации управленческой деятельности и оптимизации деятельности по формированию, оформлению и хранению дел.

В архивном отделе администрации ГО города Уфы хранение документов является первостепенной задачей. Без обеспечения должного уровня организации дел невозможно добиться четкой работы и правильного хранения необходимых данных. Архивный фонд – это своеобразное сокровище нации, поэтому оно требует должного к себе отношения.

Актуальность темы дипломной работы обусловлена тем, что формирование, оформление и хранение в организациях и в учреждениях во многом зависит от того, как налажен процесс документирования.

Предметом исследования дипломной работы являются требования к формированию, оформлению и хранению дел, на основе изучения и анализа правовых актов, нормативных документов федеральных органов исполнительной власти и нормативно-правовых документов Республики Башкортостан относящихся к документальному и архивному фонду организации.

Объектом исследования является деятельность архивного отдела по формированию, оформлению и хранению дел.

Целью написания данной работы является анализ процессов формирования, оформления и хранения дел в делопроизводстве.

Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач:

• изучить правовую, нормативно-методическую базу РФ и Республики Башкортостан, регламентирующую требования к оформлению, формированию и хранению документации;

• рассмотреть организацию хранения документов, правила оформления и хранения дел;

• изучить и проанализировать систематизацию, учет и особенности хранения дел документов в архивном отделе Администрации городского округа города Уфы.

Методологическую базу исследования составляют Бугрова Д. В., "Документоведение и документационное обеспечение управления" на историческом факультете УРГУ: опыт, проблемы и перспективы развития // Делопроизводство .— 2002 .— N1.-С.92-95 ., Янковой В.Ф. Как организовать делопроизводство / Рекомендовано Министерством образования РФ. М., 2005., Байковой И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами. М., 2010., Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (делопроизводство)-СПб.: Питер, 2007., Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. М., 2007., и учебно-методическая литература по документоведению и архивному делу, рекомендующиеся к изучению И. Г. Асфандиярова, Г. Т. Калимуллина "Правовые основы организации архивного дела".

1 Правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая требования к формированию, оформлению и хранению дел

1.1 Правовые акты по формированию, оформлению и хранению дел

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная правовая и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем.

Правовая база документационного обеспечения управления-это совокупность федеральных законов, нормативных правовых актов, методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. В ее состав входят: Федеральные законы, указы президента РФ, постановления президента РБ, а также аналогичные правовые акты субъектов Российской Федерации.

Требования к формированию, оформлению и хранению дел совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". В соответствии с Федеральным законом "О техническом регулировании" основными источниками обязательных требований к продукции и процессам производства стали технические регламенты. Под стандартизацией в Законе понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости. С принятием Федерального закона "О техническом регулировании" изменилась сама трактовка понятия "стандарт". Если раньше под стандартом понимался нормативный документ (ГОСТ Р 1.12-99), то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, Федеральный конституционный закон "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральные законы: "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью", "О некоммерческих организациях" и др.).

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты .

В нормативных актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268.

Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1).

Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях .

В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в редакции от 24 июля 1998 г.). Его положения конкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.

В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов"); наименований "Россия", "Российская Федерация" в названиях организаций (постановление Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д.

Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осуществляется в соответствии с федеральным законам "Об информации, информатизации и защите информации" принятый Государственной Думой от 20 февраля 1995 г. № 24.

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Настоящий Федеральный закон не затрагивает отношений, регулируемых Законом Российской Федерации "Об авторском праве и смежных правах".

Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный закон одобренный Советом Федерации от 10 января 2002 г. № 1 "Об электронной цифровой подписи".

Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

Вопросы оформления документации находят отражение в правовых актах в области почтовой связи и электросвязи. Правовую основу деятельности в области связи устанавливает Федеральный закон принятый Государственной Думой от 16 февраля 1995 г. № 15 "О связи". Требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи.

Настоящий Федеральный закон устанавливает правовую основу деятельности в области связи, осуществляемой под юрисдикцией Российской Федерацией (федеральная связь, далее - связи), определяет полномочия органов государственной власти по регулированию указанной деятельности, а также права и обязанности физических и юридических лиц, участвующих в указанной деятельности или пользующихся услугами связи.

К федеральной связи относятся все сети и сооружения электрической и почтовой связи на территории Российской Федерации (за исключением внутрипроизводственных и технологических сетей связи).

Согласно Федеральному закону одобренному Советом Федерации от 22 октября 2004 г. N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" изложены в положение, касающиеся формированию, оформлению и хранению дел.

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.