7. Здійснення внутрішнього контролю у процесі операційної діяльності банку

Невід’ємною складовою операційної діяльності банку є система внутрішнього контролю.

Система внутрішнього контролю банку — це сукупність процедур, що спрямовані на попередження, виявлення і виправлення суттєвих помилок, а також забезпечення захисту і збереження активів, повноти і точності облікової документації.

Вимоги щодо системи внутрішнього контролю в банках регламентуються такими нормативно_правовими актами:

• Положенням про організацію операційної діяльності в банках України, затвердженим постановою Правління НБУ від 16.06.2003 р. № 254;

• Положенням про організацію бухгалтерського обліку та звітності у банках України, затвердженим постановою Правління НБУ від 30.12.1998 р. № 566.

Внутрішній банківський контроль поєднує в собі адміністративний і бухгалтерський контроль за активами та пасивами банку та включає попередній, первинний (поточний) і подальший контроль.

Попередній контроль передбачає перевірку відповідності операції вимогам законодавства України, наявності відповідних дозволів і лімітів.

Первинний (поточний) контроль у процесі проведення операцій забезпечується шляхом виконання встановлених процедур контролю за певними операціями банку і передбачає візуальну перевірку правильності складання документів у паперовій формі та наявності підписів на них, а також перевірку наявності цифрового підпису на електронних документах.

Попередній і поточний контроль здійснює працівник банку, який, виходячи зі змісту документів, наданих в електронному або паперовому вигляді, перевіряє правильність їх оформлення і наявність порушень процедур бухгалтерського обліку. Після здійсненої перевірки документ підписується працівником банку. Якщо операції за рахунками підлягають додатковому контролю, виконавець передає необхідні документи контролюючому працівникові. Контролюючий працівник, перевіривши правильність оформлення операції, підписує їх. Після додаткового контролю документ передається виконавцю для відображення операції за відповідними рахунками.

Подальший контроль здійснюється після відображення операції в обліку з метою забезпечення систематичної перевірки стану організації операційної діяльності банку, правильності реєстрації, належного оформлення виконаних операцій, дотримання порядку звіряння аналітичного обліку з синтетичним та формування первинних документів.

Подальший контроль здійснюють працівники бек_офісу та/або служби внутрішнього аудиту відповідно до їх функціональних обов’язків, визначених внутрішніми документами банку. У процесі подальшого контролю з’ясовуються причини порушення правил здійснення операцій та вживаються заходи щодо їх усунення.

Бухгалтерський контроль — це сукупність процедур, що дають змогу забезпечити збереження активів банку та достовірність звітності, що складається службою бухгалтерського обліку на основі даних, отриманих від операційних підрозділів.

Бухгалтерський контроль може бути попереднім, поточним та подальшим та повинен надати можливість впевнитися в тому, що:

• операції проведені тільки за загальним та/або спеціальним дозволом керівництва банку;

• операції відображені та оцінені згідно з вимогами облікової політики банку

• система аналітичного обліку дає змогу відстежувати використання ресурсів та рух активів банку;

• розпорядження активами здійснюється лише в межах встановлених повноважень;

• інвентаризація активів та зобов’язань (балансових та позабалансових) проводиться з певною регулярністю, а виявлені недоліки усуваються належним чином.

Заходи внутрішнього бухгалтерського контролю мають передбачати наступне:

1. Облік операцій у повному обсязі, а саме: 1) усі операції мають обліковуватися відповідно до вимог законодавства України; 2) усі операції мають відображатися в балансі банку в тому періоді, протягом якого вони були здійснені. Підтвердженням повного та своєчасного здійснення операції є документи, які свідчать про те, що ця операція була виконана та інформація про неї внесена в облікові регістри. До письмових підтверджень належать і самі записи в облікових регістрах.

2. Своєчасне вивіряння. Застосування вивіряння як заходу внутрішнього бухгалтерського контролю передбачає регулярне і своєчасне порівняння записів в облікових регістрах з первинними документами та/або відповідними активами тощо. Якщо виявлено розбіжності, то записи в регістрах бухгалтерського обліку приводяться у відповідність до первинних документів та/або наявних активів тощо.

3. Оцінку вартості активів та зобов’язань банку з урахуванням їх ринкової чи справедливої вартості відповідно до вимог нормативно_правових актів НБУ, національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку та МСФЗ. З метою відображення в обліку реального фінансового результату діяльності банки зобов’язані формувати резерви на покриття можливих втрат за активами відповідно до вимог законодавства України.

Адміністративний (внутрішній) контроль — це сукупність процедур, згідно з якими керівництво банку делегує свої повноваження, зокрема такі:

• збереження цінностей та активів;

• безпека працівників банку;

• ефективність, продуктивність та безпека процедур обробки інформації;

• наявність процедур, які чітко розмежовують завдання та відповідальність служб і працівників банку.

Адміністративний (внутрішній) контроль включає попередній, поточний та подальший контроль, та передбачає перевірку правильності фінансової операції до та після її проведення з метою забезпечення її відповідності встановленим правилам. Цей вид контролю дає змогу виявити ризики і вжити ефективних заходів щодо них.

Внутрішній банківський адміністративний контроль охоплює такі процедури:

• організаційні процедури контролю;

• управлінські процедури контролю;

• розподіл функцій;

• фізичні заходи контролю (захист і збереження активів, матеріальних цінностей і облікових регістрів).

Організаційні заходи адміністративного контролю банку передбачають: визначення короткострокових та довгострокових цілей банку; визначення організаційної структури банку; затвердження правил внутрішнього розпорядку банку та правил, що стосуються конфлікту інтересів; розроблення процедур здійснення операцій; відбір компетентних та надійних працівників, їх навчання, застосування системи заохочення тощо. Працівники, які залучені до укладання договорів, управління ризиками, контролю за ризиками, оброблення та обліку операцій, аналізу та фінансового контролю за операціями, а також особи, які заміщують їх, повинні мати необхідні знання, що відповідають кваліфікаційним вимогам, визначеним у процедурах здійснення операцій банків.

Управлінські заходи адміністративного контролю мають забезпечувати: регулярне (щоденне, щотижневе або щомісячне) визначення рівня фактичних ризиків та їх відхилення від установлених лімітів; систематичну підготовку інформації про укладені договори відповідно до контрагентів і встановлених лімітів; регулярну і своєчасну підготовку та надання управлінської інформації керівництву з різних питань; перевіряння звітів, що містять інформацію про фактичні фінансові результати діяльності банку, їх порівняння з результатами попереднього звітного періоду; аналіз дотримання вимог, визначених законодавством України; аналіз стану розрахунків та заборгованості за податковими платежами банку тощо.

До функцій, що підлягають обов’язковому розподілу, належать: санкціонування операцій, їх оформлення, виконання, облік, звіряння, зберігання, розроблення та експлуатація автоматизованих систем обліку. Розподіл повноважень між працівниками банку здійснюється таким чином, щоб одна особа не виконувала операцію від її початку до завершення. За наявності відповідного програмного забезпечення з належними рівнями контролю окремі операції можуть виконуватись від їх початку до відображення в обліку та/або звітності однією особою за умови здійснення подальшого контролю за цими операціями.

Банки мають забезпечувати обмежений доступ до активів, документів, облікової інформації, робочих місць програмно_технічних комплексів, ключів тощо. Активи не мають бути доступними для відповідальних виконавців, які відповідно до своїх функціональних обов’язків не розпоряджаються ними. Відповідальність за організацію збереження активів має покладатися на осіб, які не здійснюють бухгалтерський облік та не мають доступу до активів банку, а саме: прямого (фізичного) або непрямого (документи, робочі місця програмно_технічних комплексів).

Банки повинні забезпечувати захист:

• готівкових коштів, цінних паперів (у документарній формі) та інших цінностей і документів, засобів захисту інформації від фізичного пошкодження (випадкового знищення, псування або неправильного зберігання) шляхом використання відповідно обладнаних сховищ, вогнетривких сейфів;

• облікової інформації про виконання операцій протягом строку дії договору і після його закінчення відповідно до вимог законодавства України.

Фізичні заходи контролю банки мають застосовувати як до власних активів, так і до тих, що розміщені в банку від імені клієнтів.

ЗАВДАННЯ:

Зайти на сайт: rada.gov.ua.

Знайти: закон України «Про банки і банківську діяльність», положення про організацію

операційної діяльності в банках України, положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банках України.

З'ясувати основні питання, які розглядаються у запропонованих нормативних актах.