3. Організація бухгалтерського обліку в банках.

В основу організації системи бухгалтерського обліку і звітності покладено загальноприйняті елементи бухгалтерського обліку: об'єкти обліку і бухгалтерські рахунки; метод подвійного запису; план рахунків і баланс; синтетичний і аналітичний облік; документація. Разом з цим організація цих елементів у банках має деякі особливості, що випливають зі специфіки діяльності банку як фінансового посередника (вид діяльності: торгівля грошима; у загальному плані об'єкт обліку — це грошовий обіг, що обліковується за банківськими рахунками); функцій комерційних банків.

Одним з ключових елементів національної системи бухгалтерського обліку є план рахунків, завдяки якому досягається систематизація бухгалтерських рахунків. Іншими словами, план рахунків — це систематизований перелік рахунків бухгалтерського обліку, що використовується для реєстрації банківських операцій.

Для закріплення цієї теми корисно самостійно розробити та навести приклад бухгалтерського балансу банку за один день.

Фінансовий облік повинен забезпечити реалізацію принаймні двох функцій:

1) запис інформації про операції, які виконуються банком, та можливість відобразити ці операції в агрегованому вигляді у балансовій та фінансовій звітності для аналізу та управління;

2) запис детальної інформації про параметри та контрагентів кожної операції з метою отримання звітів різного рівня для внутрішнього користування, подання перевірним органам та для обрахування макроекономічних параметрів грошово-кредитної статистики.

Крім того, враховуючи високу ступінь автоматизації ведення бухгалтерського обліку, необхідно передбачити низку параметрів для автоматизованого виконання завдань, наприклад, для нарахування відсотків, складання допоміжної фінансової звітності за окремими видами операцій (кредитними, депозитними і т. п.).

Здійснення агрегованого обліку для виконання першої функції забезпечується за допомогою синтетичного обліку, тобто з використанням бухгалтерських рахунків. Їх перелік наведено у плані рахунків. Але всю необхідну інформацію неможливо відобразити на рівні лише балансових рахунків: це призведе до того, що план рахунків стане громіздким та незручним для роботи.

Щоденна детальна інформація про здійснені банком операції відображається в основній формі аналітичного обліку — особовому рахунку. По кожному балансовому і позабалансовому рахунку відкриваються рахунки аналітичного обліку. Виділення особових рахунків залежить від виду активу, зобов'язань і власного капіталу з розподілом за контрагентами.

Особові рахунки підлягають реєстрації в спеціальній книзі, де для кожного балансового рахунку IV порядку відводяться окремі аркуші. В ній реєструються всі особові рахунки клієнтів, а також рахунки, відкриті за внутрішньобанківськими операціями (облік майна, власного капіталу, доходів, витрат, результатів діяльності, розрахунків). При закритті рахунку в книзі проставляється дата і вказується причина закриття. Книга зберігається у головного бухгалтера; зміни у реєстраційних записах можуть здійснюватись тільки з його дозволу. За деякими балансовими рахунками аналітичний облік ведеться на зведених особових рахунках чи в операційних журналах, книгах, картках у вигляді хронологічного запису операцій для забезпечення контролю за використанням коштів за цільовим призначенням. Наприклад, для обліку касових операцій застосовується ―Книга обліку готівки операційної каси та інших цінностей банку; для обліку основних засобів — Журнал обліку основних засобів; при розрахунках розрахунковими чеками може використовуватися зведений особовий рахунок за аналітичним рахунком ―Розрахунки чеками; видачу розрахункових чекових книжок можна обліковувати за спеціальними картками обліку і т. ін.

У деяких випадках як регістри аналітичного обліку використовуються примірники документів.

Наприклад, для обліку документів, не сплачених у строк через відсутність коштів у банку, в картотеку до позабалансового рахунку ―Документи, не сплачені в строк через відсутність коштів у банку розміщуються перші примірники грошово-розрахункових документів, які чекають на сплату (платіжні доручення, вимоги-доручення і т. ін.).

Операції банку здійснюються протягом операційного дня. Операційний день банку — це діяльність банку протягом робочого дня, що пов’язана з реєстрацією, перевірянням, вивірянням, обліком, контролем операцій (у тому числі прийманням від клієнтів документів на переказ і документів на відкликання та здійсненням їх оброблення, передавання та виконання) з відображенням їх у балансі банку. Тривалість операційного дня встановлюється банком самостійно.

Операційний день складається з:

1. Операційного часу — це частина операційного дня банку, протягом якої відбувається обслуговування клієнтів, (у тому числі приймаються документи на переказ і документи на відкликання, що мають бути оброблені, передані та виконані банком). Початок та кінець операційного часу встановлюються згідно з розпорядженням керівника банку з урахуванням режиму роботи платіжних систем і доводяться до відома клієнтів.

2. Часу завершення технологічного оброблення облікової інформації з обов’язковим формуванням оборотно-сальдового балансу, регістрів аналітичного обліку та інших регістрів за операціями, що здійснюються з використанням відповідного програмного забезпечення.

Операції банку мають бути зареєстровані та відображені в день їх здійснення або наступного робочого дня, якщо операція здійснена після закінчення операційного дня (часу) банку або у вихідні чи святкові дні.

Операційну діяльність банку безпосередньо забезпечують працівники банку, які виконують функції фронт-офісу та бек-офісу.

Фронт-офіс — це підрозділи банку або його уповноважені особи, які ініціюють та/або організовують операцію (шляхом укладання відповідних договорів). Виконувати функції фронт-офісу банку можуть працівники казначейства, кредитного підрозділу, підрозділу, що здійснює операції з цінними паперами, а також інших підрозділів банку, які відповідають за ініціювання активних та пасивних операцій з клієнтами банку.

Бек-офіс — підрозділи або окремі відповідальні виконавці, які залежно від їх функцій забезпечують реєстрацію, перевіряння, звіряння, облік операцій та контроль за ними.

Працівники, які виконують функції бек-офісу банку, відповідають за:

1) перевіряння отриманих від фронт-офісу документів на паперових та/або електронних носіях щодо достовірності наданої інформації;

2) реєстрацію операцій і введення потрібних даних до автоматизованої системи;

3) перевіряння підтверджень про здійснення операцій, що надійшли від контрагентів, та/або надсилання підтвердження контрагенту про надходження коштів (може виконуватись автоматично за допомогою програмного забезпечення з наданням чіткої та зрозумілої інформації про результати перевірки);

4) проведення перевіряння лімітів за контрагентами;

5) перевіряння лімітів дилерів;

6) своєчасну підготовку, перевіряння та оформлення платіжних інструментів відповідно до нормативно-правових актів НБУ;

7) вивіряння залишків за рахунками клієнтів;

8) підготовку відповідних розпоряджень для здійснення розрахунків;

9) перевіряння правильності відображення операцій;

10) зберігання інформації про операції (вся електронна інформація має зберігатися в захищеному від модифікації вигляді);

11) нарахування процентів за кредитами і депозитами, комісійних тощо;

12) контроль за обробленням даних, здійсненням розрахунків, виконанням договорів.

Усі банківські операції відображаються в бухгалтерському обліку тільки при наявності документального підтвердження.

Банківський документ — це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової або іншої операції в банку.

Сукупність документів, на підставі яких банками здійснюється бухгалтерський облік та контроль, утворює банківську документацію.

Документи, які фіксують факти здійснення операцій називаються первинними. Саме первинні документи є підставою для відображення банківських операцій за рахунками бухгалтерського обліку. Первинні документи мають бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення в паперовій та/або в електронній формі.

Банківські документи класифікуються за певними ознаками.

За місцем складання документи поділяються на внутрішні, що оформлені в банку та зовнішні, що одержані від клієнтів та інших установ.

За призначенням розрізняють розпорядчі документи, тобто такі, що містять дозвіл на виконання операції та виконавчі документи.

За змістом операцій документи класифікуються на касові, меморіальні та інші. Касовими документами оформляються операції з приймання і видачі готівки касою банку. Вони діляться на приходні та видаткові. До приходних належать оголошення на внесення готівки в касу банку, приходний касовий ордер тощо; до видаткових — грошовий чек на отримання готівки і видатковий касовий ордер. Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. Це розрахункові документи, що надаються банку клієнтами (платіжні доручення, вимоги-доручення, розрахункові чеки), меморіальні ордери та ін.

До позабалансових документів належать приходні та видаткові позабалансові ордери. Цими документами оформлюються приймання та видача коштовностей і документів, що зберігаються в касі та сховищі. Форми документів, що підприємства подають банкам, а також документів, що вони отримують від банків на підтвердження виконання відповідних операцій, включені в уніфіковану систему грошово-розрахункової документації. Вони затверджені Правлінням НБУ і стандартизовані. Для складання документів використовуються стандартні бланки встановленого зразка, виготовлені друкарським способом. Широко застосовується складання грошово-розрахункових документів на електронно-обчислювальних машинах (з аналогічним розташуванням усіх даних, передбачених стандартною формою друкарського бланку за певною операцією).

Банківські документи включають дані, які називають реквізитами. До обов'язкових реквізитів відносять: назву установи банку; дату здійснення операції; зміст операції; суму операцій; підписи відповідальних осіб. Інші реквізити документа залежать від виду операції. Усі грошово-розрахункові документи у своєму складі мають меморіальний ордер, у якому вказано бухгалтерську проводку, тобто визначені бухгалтерські рахунки, що підлягають дебатуванню і кредитуванню. Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані — ліворуч, бухгалтерські статистичні — праворуч. Кількість примірників документів повинна бути достатньою для відображення операції в обліку за всіма особовими рахунками всіх сторін-учасників, що беруть участь у виконанні банківської операції. Усі примірники заповнюють на друкарській машинці в один прийом або шляхом множення оригіналів. Чеки, об'яви на внесок готівкою, квитанції, приходні і видаткові касові ордери заповнюють власноручно.