Структурный анализ процесса «проектирование и разработка образовательных программ» смк филиала удгу в г. Воткинске

В Воткинском филиале ФГБОУ ВПО «УдГУ» в целях совершенствования образовательного процесса создается система менеджмента качества образования. В рамках данных работ создаются информационные карты процессов, которые служат, во-первых, инструментами первичного анализа процессов, и, во-вторых, являются источниками оптимизации процессов с целью достижения определенных параметров качества. В рамках данного исследования рассматривается процесс «Проектирование и разработка образовательных программ». Информационная карта рассматриваемого процесса содержит следующие компоненты:

1. Входы процесса: результаты изучения рынка и требований потребителей, примерные учебные планы, примерные программы дисциплин

2. Результаты: базовые программы. программа ГОС экзамена и требования к выпускной работе, реестр образовательных программ, базовые учебные планы направлений подготовки и специальностей, учебно-методические комплексы дисциплин, запрос на закупку новой литературы, запрос на создание/модернизацию учебно-лабораторной базы, запрос на подбор кадров.

3. Управления: ФГОС, должностные инструкции, информация о абитуриентах.

4. Механизмы: заведующий кафедрой, преподаватель, начальник УМО, НМС филиала.

Для процесса были выделены подпроцессы, представленные в таблице 1. Из данной таблицы видно, что большую часть функций выполняет заведующий кафедрой. Возникает вопрос – насколько соответствует существующая структура филиала функциональным требованиям к отдельным исполнителям?

Таблица 1 - Виды деятельности в рамках процесса, управление и требуемые ресурсы

Виды деятельности в рамках процесса	Регламентирующая документация	Требуемые ресурсы (исполнители и материальное обеспечение)
Проектирование и разработка ООП 1.1 Работа с БУП 1.1.1 Формирование БУП 1.1.2 составление графика учебного процесса 1.1.2.1 формирование графика УП 1.1.2.2обсуждение графика УП 1.1.2.3 утверждение графика УП 1.1.3утверждение БУП на кафедре 1.1.4 утверждении БУП в УМО	ФГОС	Штатные сотрудники кафедры, Заведующий кафедрой. Начальник УМО
1.2 Методическая работа Составление программ ИГ Разработка базовых программ Формирование УМКД Составление программ практик	ФГОС, Примерные программы дисциплин	Заведующий кафедрой. Штатные сотрудники кафедры НМС филиала

Для ответа на этот вопрос был определен порядок выполнения подпроцессов рассматриваемого процесса с целью определения последовательного или параллельного выполнения (таблица 2).

Далее были исследованы нормативные документы для определения длительности каждого подпроцесса (требуемое время). Обзор нормативных документов показал, что руководство кафедрами (в т. ч. разработка рабочих учебных планов и программ дисциплин, планирование и контроль учебной нагрузки, посещение занятий преподавателей кафедры и пр.) позволяет уменьшить учебную нагрузку заведующему кафедрой [1]:

- 60-100 часов в год при числе сотрудников 50 и более;

- 50-80 часов в год при числе сотрудников от 31 до 49;

- 40-60 часов в год при числе сотрудников 30 и менее.

Таблица 2 - Порядок выполнения подпроцессов.

Было проведено сравнение длительности выполнения подпроцессов с нормативными временами работы исполнителя (требуемое время и лимит времени ). При исследовании длительности каждого подпроцесса выяснилось, что нормативных документов для определения времени не существует, и это время может быть определено только эмпирически.

Для определения пути решения проблемы загруженности для качественного выполнения функциональных задач рассмотрим данную проблему с точки зрения системного анализа. Была построена экземплярная схема предметной области (таблица 3), которая показала, что даже в случае бинарных связей число состояний системы очень велико. Функционирование системы можно описать количеством ее состояний, которое может быть оценено формулой 1:

S=k^n*(n-1), (1)

где n – это количество элементов системы, а k – размерность связей (бинарная = 2).

При n=18: S = 2^{18*17 -} очень большое число состояний, которое вызывает «хаос», то есть множество ошибок и неисправностей.

Поэтому предлагается заменить децентрализованную систему со связями «каждый – с каждым» системой с централизованной структурой.

Таблица 3 – «Экземплярная схема».

Децентрализованная система

Централизованная система

Принцип децентрализации - это сочетание в сложных системах централизованного и децентрализованного управления, которое, как правило, заключается в том, что степень централизации должна быть минимальной, обеспечивающей выполнение поставленной цели.

Недостаток децентрализованного управления - увеличение времени адаптации системы. Он существенно влияет на функционирование системы в быстро меняющихся средах. То, что в централизованных системах можно сделать за короткое время, в децентрализованной системе будет осуществляться весьма медленно [2].

Качественное выполнение своих функциональных обязанностей для рассмотренного примера выполнения процесса «Проектирование и разработка образовательных программ» возможно при условии введения разумного элемента централизованного управления с изменением структуры филиала и созданием нового элемента системы – деканата.