1.1.3 Постановка завдання

Метою дипломною роботи є розробка автоматизованої системи, що призначена для отримання достовірної і оперативної інформації, формування вихідних документів архіву навчального закладу.

Вхідна інформація повинна бути представлена у вигляді таблиць: “Дипломні роботи”, “Курсові роботи”, “Звіти по практиці”, “Комплексні контрольні роботи”, “Зведені відомості успішності”, “Екзаменаційні відомості”, “Журнали успішності”, “ Особові рахунки працівників”, “Особові справи студентів”, “Особові справи робітників, що вибули”, “Накази по основній діяльності коледжу”, “Накази по особовому складу студентів”, “Накази по особовому складу”.

Отримання вихідної інформації забезпечується програмуванням запитів, виведенням результатів на форми і формуванням звітів.

Для організації роботи з вхідною документацією архіву розробити базу даних “Архів”. Для її експлуатації передбачити введення всіх необхідних даних згідно номенклатурних документів архівної справи, зокрема назву документа, тип, дату прийому.

Метою створення бази даних “Архів” є ведення обліку і зберігання фондів в архіві.

2. Обгрунтування проектних рішень та напрямків досліджень

Тільки невеликі організації можуть обновити дані в одній повністю інтегрованій базі даних. Найчастіше адміністратор баз даних (навіть якщо це група осіб) практично не в змозі охопити і осмислити всі інформаційні вимоги співробітників організації (тобто майбутніх користувачів системи). Тому інформаційні системи великих організацій містять декілька десятків баз даних (БД), нерідко розподілених між декількома взаємозв’язаними ЕОМ різних підрозділів.

Окремі бази даних можуть об’єднувати всі дані, які необхідні для вирішення однієї або декількох прикладних задач, або дані, які відносяться до якої-небудь наочної області. Перші, зазвичай, називають прикладними, а другі наочними БД (що співвідноситься з предметами організації, а не з її інформаційними додатками).

Наочні бази даних дозволяють забезпечити підтримку будь-яких поточних і майбутніх додатків, оскільки набір їх елементів даних включає набори елементів даних прикладних БД. Така гнучкість і пристосованість дозволяє створювати на основі наочних баз даних достатньо стабільні інформаційні системи, тобто системи, в яких більшість змін можна здійснити без вимушеного переписування старих додатків.

Заснувавши проектування БД на поточних додатках, можна істотно прискорити створення високоефективної інформаційної системи, тобто системи, структура якої враховує шляхи доступу, які часто зустрічаються, до даних. Тому прикладне проектування дотепер привертає деяких розробників. Проте в міру зростання кількості додатків таких інформаційних систем, швидко збільшується кількість прикладних баз даних, різко зростає рівень дублювання даних і підвищується вартість їх ведення.

Таким чином, кожен з розглянутих підходів до проектування впливає на результати проектування у різних напрямках. Бажання досягти гнучкості і ефективності привело до формування методології проектування, яка використовує як наочний, так і прикладний підходи. В загальному випадку наочний підхід використовується для побудови первинної інформаційної структури, а прикладний – для її вдосконалення з метою підвищення ефективності опрацювання даних.