74

Федеральное агентство по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Южно-Уральский государственный университет»

Ф акультет «Экономика и Предпринимательство»

Кафедра «Информационная безопасность»

Специальность 032001 - Документоведение

и документационное обеспечение управления

ОРГАНИЗАЦИЯ

КОНСУЛЬТАЦИОННЫХ УСЛУГ В СФЕРЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

	Руководитель работы, Аспирант кафедры «Информационная безопасность» ___________/П.В. Беспалова/ «_____»______________2010 г.
	Авторы работы: студент группы ЭиП-579 _________ /Е.В. Кочемасова/ «_____»______________2010 г. Авторы работы студент группы ЭиП-260 _________ /И.Д. Володченко/ «_____»______________2010 г. Авторы работы студент группы ЭиП-260 _________ /А.С. Летягин/ «_____»______________2010 г.

Челябинск 2010

АННОТАЦИЯ

Володченко И.Д., Кочемасова Е.В., Летягин А.С., Организация консультационных услуг в сфере документационного обеспечения управления. – Челябинск: ЮУрГУ, ЭиП-260, ЭиП-579.

Творческая работа выполнена с целью разработки проекта компании, ведущей подбор квалифицированных кадров по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управление» и смежных специальностей для государственных и негосударственных организаций и учреждений Челябинской области.

В первой главе творческой работы представлен мониторинг образовательных учреждений Челябинской области, ведущих подготовку специалистов в области документационного обеспечения управления (далее – ДОУ); выполнен мониторинг вакансий в области ДОУ; проанализированы проблемы трудоустройства специалистов в области ДОУ.

Во второй главе описан проект создания компании, ведущей подбор квалифицированных кадров по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управление» и смежных специальностей для государственных и негосударственных организаций и учреждений Челябинской области. Обоснована экономическая эффективность создания компании.

В приложениях приведён пакет документов ООО «JobEnergy», фирменная символика, интернет-сайт проекта компании.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 5

1. ИССЛЕДОВАНИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ КОНСУЛЬТАЦИОННЫХ УСЛУГ В СФЕРЕ ДОУ 8

1. Мониторинг образовательных учреждений, ведущих подготовку специалистов в области ДОУ 8

1. Формирование кадрового ресурса компании 9

2. Сравнительная характеристика вузов, ссузов, образовательных центров, ведущих подготовку специалистов в области ДОУ 10

3. Вывод по пункту один 15

1. Мониторинг вакансий в области ДОУ в Челябинской области 17

   1. Документовед: должностные обязанности, заработная плата,

психологический портрет 17

2. Секретарь: должностные обязанности, заработная плата,

психологический портрет 19

3. Офис-менеджер: должностные обязанности, заработная плата,

психологический портрет 22

4. Начальник отдела кадров: должностные обязанности, заработная плата, психологический портрет 25

5. Делопроизводитель: должностные обязанности, заработная плата, психологический портрет 28

6. Вывод по пункту два 30

1. Анализ проблем трудоустройства специалистов в области ДОУ в Челябинской области 32

Вывод по разделу I

2. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА КОМПАНИИ ООО JobEnergy 41

1. Стратегический план развития ООО 41

1.1 Цели, задачи, миссия ООО 41

1.2 Анализ внешней среды 43

1.3 Анализ внутренней среды 52

1.4 SWOT-анализ 54

1.5 Определение стратегии ООО «JobEnergy» 58

2. Система ценностей ООО 59

3. Система мотивации персонала 60

3.1 Организационная структура ООО 60

3.2 Стиль управления 61

3.3 Методы и механизмы начисления заработной платы персоналу 62

4. Документооборот ООО 65

5. Анализ экономической эффективности проекта 70

Выводы по разделу II 74`

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 75

ПАКЕТ ПРИЛОЖЕНИЙ

ПРИЛОЖЕНИЕ А Фирменный логотип ООО «JobEnergy»

ПРИЛОЖЕНИЕ Б Интерфейс сайта ООО «JobEnergy»

ПРИЛОЖЕНИЕ В Макет бланка резюме

ПРИЛОЖЕНИЕ Г Макет бланка вакансии

ПРИЛОЖЕНИЕ Д Макет бланка вакансии

ПРИЛОЖЕНИЕ Е Пакет документов ООО «JobEnergy»

ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение управления лежит в основе деятельности каждой компании, является базой для конструирования оперативной и стратегической деятельности. Именно документационное обеспечение управление обусловливает выбор компанией определенных способов достижения поставленных целей. Грамотно функционирующая система документационного обеспечения управления – лицо компании: способствует развитию организации, извлечению максимальной прибыли в рамках её деятельности.

Объектом работы являются консультационные услуги в области документационного обеспечения управления.

Предметом выступает процесс организации консультационных услуг в области документационного обеспечения управления.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы организации консультационных услуг в области документационного обеспечения управления.

Целью написания работы является исследование возможностей для организации консультационных услуг в сфере документационного обеспечения управления; разработка проекта компании, ведущей подбор квалифицированных кадров по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управление» и смежных специальностей для государственных и негосударственных организаций и учреждений Челябинской области.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- предоставление информации о количестве, качестве, компетентности выпускаемых специалистов в области ДОУ в Челябинской области;

- выявление проблем трудоустройства выпускников по специальности «Документоведение и Документационное обеспечение управления» и смежных специальностей;

- выявление актуальных вакансий для специалистов по документационному обеспечению управления для организаций и учреждений Челябинской области;

- разработка проекта рекрутинговой компании ООО «JobEnergy».

В соответствии с поставленными задачами данная работа состоит из введения, 4 глав, заключения и приложений.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на три условные группы.

Первая группа – это нормативно-правовые акты Российской Федерации различных уровней:

1. Конституция Российской Федерации

2. Трудовой кодекс Российской Федерации

3. Гражданский кодекс Российской Федерации

4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

5. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»

6. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

7. Общероссийский классификатор управленческой документации

8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

9. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.

Вторая группа – книги, пособия и периодические издания:

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).

2. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.

3. Янковая, В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии

Наряду с документационными материалами источником послужили различные методы. В работе были задействованы общенаучные и специальные методы.

Из комплекса общенаучных методов были задействованы следующие.

Метод анализа результатов проведения обследования применялся при систематизации информации, полученной при проведении анализа ВУЗов и ССУЗов, ведущих подготовку специалистов в области документационного обеспечения управления; вакансий для специалистов в области документационного обеспечения управления от компаний Челябинской области; специалистов в области документационного обеспечения управления.

Системно-структурный метод применялся при систематизации собранной информации из разных источников, как федерального значения, так и локального.

Метод восхождения от абстрактного к конкретному включает создание модели рекрутинговой компании, ведущей подбор квалифицированных кадров по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управление» и смежных специальностей, для государственных и негосударственных организаций и учреждений, как примера организации консультационных услуг в области документационного обеспечения управления в Челябинской области.

Специальные методы представлены методом опроса. Он заключался в непосредственном проведении социологических исследований, фиксировании и анализе полученных результатов, и помог не только собрать необходимый материал, но и проверить, уточнить, дополнить данные, полученные другими методами.

Комплексный подход включил в себя все перечисленные методы и объединил их при формировании и написании данной работы.

Теоретическая значимость результатов работы заключается:

- в выявлении возможностей для организации консультационных услуг в области документационного обеспечения управления.

Практическая значимость результатов работы заключается:

- в разработке проекта компании, ведущей подбор квалифицированных кадров по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управление» и смежных специальностей для государственных и негосударственных организаций и учреждений Челябинской области.

Территориальные рамки работы – г. Челябинск и Челябинская область.

1. Исследование возможностей для организации

КОНСУЛЬТАЦИОННЫХ УСЛУГ В СФЕРЕ ДОУ

1. Мониторинг образовательных учреждений,

ведущих подготовку специалистов в области ДОУ

Важнейшим условием эффективного управления является качество кадрового потенциала организации. Необходимый уровень квалификации работников достигается за счет реализации принципов непрерывного

профессионального образования, включающих получение базовой подготовки и систематическое совершенствование профессиональных знаний и навыков. Актуальность внедрения системы непрерывного профессионального образования определяется следующими моментами:

– высокие темпы развития технологической и информационной среды;

– объективное усложнение профессиональных задач, т.к. их решение увязывается с освоением компьютерных технологий, смежных областей знания, изменением нормативной базы и т.д.

Самообразование не обеспечивает комплексного освоения всей необходимой информации, которая позволит поддерживать необходимый уровень компетентности. Это в еще большей степени касается тех работников, которые трудятся в информационной сфере. К их числу относятся сотрудники документационных и информационно-аналитических служб, архивов учреждений и предприятий.

Организация и совершенствование документационного обеспечения

управления связаны с деятельностью секретарей, инспекторов по делопроизводству, документоведов. Среди перечисленных должностей последняя предполагает наиболее высокий уровень подготовки, включающий в себя не только комплекс знаний и навыков по работе с документацией, но и владение современными технологиями электронного документооборота, оргпроектирования , оптимизации управления, т.е. это эксперт по управлению информационными ресурсами. Подготовка таких специалистов является задачей системы высшего профессионального образования.

Помимо вузов специалистов в области ДОУ готовят техникумы, а также курсы подготовки секретарей и делопроизводителей, где весь образовательный процесс ограничивается «джентльменским набором» профессиональных дисциплин, обеспечивающих формирование базовых технических навыков.

Однако и вузы, и техникумы не в силах пока смягчить тот дефицит квалифицированных кадров, который существует в управленческой сфере. В настоящее время до 90% работников, выполняющих функции по организации делопроизводства, архивному хранению, не имеют необходимой квалификации.

Одним из вариантов их профессиональной подготовки является прохождение курсов повышения квалификации, позволяющих дополнить и подкорректировать опыт практической работы и познакомить с новыми тенденциями в данной сфере деятельности. Помимо краткосрочных курсов проводятся долгосрочные курсы (более 500 ч), по результатам которых слушатели получают документ на право ведения профессиональной деятельности в сфере делопроизводства и архивного дела.

1. Формирование кадрового резерва компании

Формирование кадрового резерва является элементом механизма управления персоналом. Кадровый резерв позволяет свести до минимума элементы случайности и субъективности при заполнении вакантных мест и расстановке кадров. Кроме того, зачисление работников в резерв и дальнейшая работа с ними является сильным стимулом к профессиональному совершенствованию для других специалистов.

Формирование и развитие кадрового резерва позволит:

• Полно и своевременно обеспечить потребности организации в компетентных управленческих кадрах

• Создать реальную перспективу профессионального и должностного продвижения работников, раскрыть и эффективно применить их творческие возможности

• Обеспечить замену руководителей в связи с достижением пенсионного возраста или по другим причинам

• Достигнуть оптимальной расстановки и ротации руководителей и специалистов

• Сократить период адаптации в должности руководителя вновь назначаемых работников.

Формирование кадрового резерва состоит из двух этапов:

1. Отбор кандидатов в группу резерва (выявление работников, имеющих организаторский потенциал).

2. Подготовка и развитие кадрового резерва.

При отборе кандидатов в группу резерва используется комплекс методов:

• анализ биографии кандидата

• интервью

• психологическое тестирование

• сбор экспертных мнений

• оценка личных и профессиональных качеств работника

Подготовка и развитие кадрового резерва имеет несколько этапов, самым важным из которых является стажировка в должности. Стажировка проходит в период отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т.п.). Работнику предоставляется самостоятельность, возможность проявить себя в качестве организатора, приобрести навыки самостоятельного принятия решений, планирования и контроля деятельности подразделения, а также мотивации персонала.

По окончании периода стажировки производится оценка управленческой деятельности резерва. Оценка ведется по заранее разработанным параметрам, которые можно разбить на три блока:

• Оценка по достижению целей

• Оценка профессиональных знаний

• Оценка по параметрам, связанным с достижением целей

Результат:

• Отобранные и подготовленные кандидаты на замещение руководящих должностей

• Разработанная процедура формирования резерва Вашей организации; пакет документов, регламентирующих данную процедуру

• Программа развития группы резерва