7. Управління адміністративними витратами

Адміністративні витрати належать до витрат періоду і є по­стійними (умовно-постійними) стосовно до обсягу продукції, що випускається, або до обсягу виконуваних робіт чи наданих по­слуг.. Дані витрати, як засвідчує практичний досвід роботи сучасних підприємств і організацій, посідають досить ва­гому частку у загальній сукупності витрат і з цієї причини вима­гають до себе належної уваги.

Управління адміністративними витратами передбачає, в пер­шу чергу, розробку (складання) кошторису вказаних витрат. Найбільш зручно такий кошторис складати на квартал з помісяч­ною розбивкою. При цьому слід враховувати кількість робочих днів у місяці з тим, щоб максимально об’єктивно підійти до про­цесу його формування. Грамотно складений кошторис адмініст­ративних витрат є запорукою успішного виконання останнього.

Кошторис адміністративних витрат повинен включати всі за­гальногосподарські витрати, спрямовані на обслуговування та управління підприємством чи організацією в цілому. Дані витра­ти необхідно згрупувати у постатейному розрізі. Кількість статей адміністративних витрат для кожного підприємства (організації) може бути індивідуальною (залежно від особливостей господа­рювання), проте їх орієнтовний перелік не може істотно відрізня­тися від тих, що наведені у П(С)БО 16 «Витрати». Вищезгаданим стандартом передбачено такі статті адміністративних витрат:

• загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, ви­трати на проведення річних зборів, представницькі витрати то­що);

• витрати на службові відрядження і утримання апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського пе­рсоналу;

• витрати на утримання основних засобів, інших матеріаль­них необоротних активів загальногосподарського використання (операційна оренда, страхування майна, амортизація, ремонт, опалення, освітлення, водопостачання, водовідведення, охорона);

• винагороди за професійні послуги (юридичні, аудиторські, з оцінки майна тощо);

• витрати на зв’язок (поштові, телеграфні, телефонні, телекс, факс тощо);

• амортизація нематеріальних активів загальногосподарсько­го використання;

• витрати на врегулювання спорів у судових органах;

• податки, збори та інші передбачені законодавством обов’я­зкові платежі (крім податків, зборів та обов’язкових платежів, що включаються до виробничої собівартості продукції, робіт, по­слуг);

• плата за розрахунково-касове обслуговування та інші по­слуги банків;

• інші витрати загальногосподарського призначення.

Залежно від розмірів підприємства ті чи інші статті витрат

можуть бути деталізовані або, навпаки, укрупнені.

Кожній статті доцільно присвоїти шифр витрат з метою здійс­нення оперативного контролю за достовірністю віднесення окре­мих видів затрат адміністративного характеру на відповідні стат­ті кошторису.

Одним із складників системи управління адміністративними витратами є чітка організація їх бухгалтерського управлінського обліку. Під час документального оформлення господарських операцій в момент їх здійснення по кожній з них слід проставля­ти попередньо присвоєні шифри витрат.

Надзвичайно серйозна увага в процесі управління адміністра­тивними витратами повинна бути зосереджена на недопущенні перевитрат та на аналізі причин, що призвели до них. Одним із можливих шляхів недопущення перевитрат по тих чи інших стат­тях за більш триваліші проміжки часу (квартал, півріччя, рік) може служити своєчасне коригування та внесення змін до насту­пних кошторисів шляхом зменшення розміру витрат (по статтях, де були плюсові відхилення) на суму допущених перевитрат.

Немаловажне значення має стимулювання працівників апара­ту управління за наявну економію адміністративних витрат (у ра­зі їх причетності до цього). Система матеріального заохочення за наслідками, як правило, квартальної діяльності може бути побу­дована з урахуванням розміру економії (загальної) та певного (наперед визначеного і схваленого) відсотка преміальних доплат.