Глава 16. Організація роботи комерційних служб на підприємствах

16.1. Структура комерційних служб підприємства

Комерційна діяльність підприємства пов'язана з купівлею-продажем то­варів. При цьому як товари можуть виступати не тільки товари як такі, але й різні види робіт, послуг, продуктів інтелектуальної діяльності, предмети орен­ди, лізингу і т.д.

Структура комерційних служб та її особливості залежать від основного виду діяльності підприємства, тобто від того, чи здійснює підприємство оп­тову або роздрібну торгівлю товарами, або є виробником продукції, або на­дає послуги (аудиторські, маркетингові, сервісні, туристські та ін.), або ви­конує роботи (будівельні, науково-дослідні та ін.).

Нижче як приклад розглянуто структуру комерційної служби виробни­чого підприємства і великої оптової фірми.

На виробничих підприємствах, де здійснюється випуск будь-якої продук­ції, створюється комерційна служба у вигляді структурного підрозділу дано­го підприємства. На такі служби покладаються як закупівельні, так і збутові функції.

Діяльність комерційної служби підпорядкована керівництву підприємств, що їх створили. У деяких випадках їй надається відносна самостійність в об­ліку прибутків і витрат, але результати її діяльності відбиваються в загаль­ному балансі підприємства. Вона не є самостійною юридичною особою, її також не можна розглядати як посередника.

Відносини комерційних служб з підприємствами не оформляються дого­ворами, а будуються на безпосередньо адміністративному підпорядкуванні. За результати діяльності комерційних служб відповідає своїм капіталом ви­робниче підприємство, що їх створило. Іноді ці структури мають спеціальні фірмові назви, як правило, з включенням елементів назви свого підприємст­ва. Таку практику застосовують, наприклад, текстильні і швейні підприємст­ва, створюючи власні спеціалізовані магазини.

Комерційна закупівельно-збутова служба очолюється, як правило, одні­єю особою, що має двох заступників: окремо по закупівлі і окремо по збуту. Заступникам підлеглі оперативні працівники, чисельність яких визначається виходячи з обсягу роботи, пов'язаної з постачанням підприємства необхід­ними матеріалами і збутом продукції, що випускається.

До обов'язків оперативних працівників входить вивчення ринків поста­чальників і споживачів, розробка пропозицій по оптимізації схем закупівлі і збуту товарів на основі принципів логістики, обробка отриманих комерцій­них пропозицій постачальників, а також робота з традиційними і перспек­тивними споживачами продукції підприємства. До обов'язків комерційних працівників збутових груп, крім вивчення ринків, входить розробка контрак­тів з визначенням цін, способів розрахунків, гарантій платежу та інших ко­мерційних умов. Іноді в збутову групу включають спеціалізовану транспортну групу. У цих випадках вона бере участь в оптимізації схем перевезень ванта­жів, визначенні об'ємів і місць розташування*складів.

Важливим моментом у визначенні структури комерційної закупівельно- збутової служби є оптимальна спеціалізація оперативних комерційних пра­цівників та їх груп. Якщо підприємство випускає однорідні товари, наприк­лад холодильники, морозильники, кондиціонери і т.д., а ринок збуту за територією досить широкий, але однорідний за умовами продажу, доцільно спеціалізувати оперативні групи за регіональним принципом, орієнтуючи їх на встановлення зв'язків з оптовими посередниками і роздрібними продав­цями.

Якщо підприємство випускає неоднорідні товари, наприклад побутові та офісні меблі, двері та віконні рами, групи співробітників доцільно спеціа­лізувати і за характером споживачів. У наведеному випадку це можуть бути співробітники, що займаються оптовим продажем побутових меблів або спе­ціалізуються на оптовому продажу меблів для офісних приміщень, або тор­гують будівельними матеріалами, можливе виділення і групи співробітників, зайнятих організацією роздрібного продажу. Така спеціалізація дозволяє оперативним комерційним працівникам краще освоїти специфіку товару, глибше вивчити свій сегмент ринку, стежити за динамікою попиту і пропози­ції на неї, встановлювати тісні ділові контакти з перспективними посередни­ками. Це створює умови для ефективного зворотного зв'язку з ринком, за допомогою якого збутові структури інформують керівників виробництва про поточну і прогнозовану потребу ринку за видами, якістю і кількістю най­більш перспективної для збуту продукції. У той же час закупівельні і збутові структури розробляють пропозиції по вдосконаленню закупівельних і збу­тових мереж, рекламній і ціновій політиці підприємства.

Підготовлені оперативними працівниками пропозиції по роботі на рин­ку, схемах закупівлі і збуту товарів, проведенню рекламних заходів оцінюють­ся керівництвом комерційної служби. Витрати на втілення в життя даних про­позицій включаються в загальний фінансовий план підприємства. Розроблені проекти договорів на закупівлю матеріалів і реалізацію продукції після схва­лення керівництвом комерційної служби передаються дирекції підприємства або уповноваженим особам для ведення переговорів і укладення контрактів. Оперативні ж працівники, які готували проекти договорів, ведуть їх вико- нання і несуть відповідальність за результати комерційних операцій. Розді­лення працівників на деяких підприємствах на тих, хто готує, і тих, хто вико­нує договори, веде, як правило, до зниження ефективності комерційної робо­ти.

Число і склад оперативних комерційних груп, що забезпечують підпри­ємство необхідною сировиною і матеріалами, залежить від номенклатури товарів, що закуповуються, кількості і географічного розташування поста­чальників і надійності їх як партнерів. При роботі з постачальниками в умо­вах ринку потрібно дотримуватися наступних основних принципів:

• прагнути встановлювати з постачальниками тривалі партнерські зв'язки у формі довгострокових договорів. Однак, при цьому необхідно ого­ворювати своє право на дострокове їх розірвання у разі істотних порушень постачальником зобов'язань або різкої зміни цін та інших комерційних умов;

• прагнути мати такі договори не менш ніж з двома-трьома постачаль­никами однотипної продукції, нерівномірно розподіляючи між ними замов­лення і віддаючи перевагу тому, хто постачає товари кращої якості на більш вигідних умовах, тобто використовуючи принципи ринкової конкуренції;

• уважно стежити за тим, щоб постачальники, які співпрацюють з під­приємством, не домовилися між собою щодо цін, платежів та інших комер­ційних умов. Першою ознакою подібної картельної угоди постачальників, як правило, є спроба перекласти на покупця різницю у вартості транспорту­вання товарів, що поставляються ними, в залежності від місць знаходження їх підприємств;

• постійно, з урахуванням неритмічності споживання сировини і мате­ріалів у виробництві і реальних термінів їх постачання, оптимізувати запаси на складах підприємства.

Якщо підприємство веде торгівлю на зовнішньому ринку або навіть тіль­ки готується до роботи з іноземними партнерами, доцільно створити зовні­шньоторговельні групи із спеціально навчених працівників з включенням до їх складу юриста, фахівця з транспорту, спеціаліста з митних операцій і фа­хівця з валютних розрахунків.

Закуповуючи сировину або матеріали для комплектування виробів за кордоном, необхідно прагнути до економії оборотних коштів на розмитнен- ні вантажів, застосовуючи найбільш вигідні митні режими.

Комерційні фірми, що виконують оптові посередницькі функції з вихо­дом на внутрішній і зовнішній ринки, в основному створюються у формі або товариств з обмеженою відповідальністю, або закритих, або відкритих ак­ціонерних товариств.

На мал. 16.1 як приклад представлена структура оптової фірми, яка вклю­чає в свій склад комерційну службу.