5.6 Пути улучшения системы коммуникаций в современной организации

Существует следующие пути улучшения коммуникаций в организации:

- управленческое регулирование;

- системы обратной связи;

- современная информационная технология;

- информационные сообщения;

- системы сбора предложений.

Особенности управленческого регулирования:

- менеджеры на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих начальников, коллег и подчиненных;

- менеджер должен уметь оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации, стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах;

- менеджер может также практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными, периодические встречи со всеми подчиненными;

- планирование, реализация и контроль формируют возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена;

- обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей, контроль хода работ, отчеты по результатам контроля – действия, подвластные менеджеру.

Системы обратной связи составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации.

Возможные варианты системы обратной связи:

- перемещение людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения определенных вопросов;

- опрос работников.

Современная информационная технология. Последние достижения в области информационных технологий могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта дает возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации, вне ее, что должно уменьшить неиссякаемый поток телефонных разговоров. Видеоконференции способствуют людям, находящимся в разных местах, обсуждать всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

Информационные сообщения.

Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные публикации могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на тему охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции, ответы руководства на вопросы сотрудников. Также часто используются видеозаписи.

Системы сбора предложений - разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель систем – снижение тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Вопросы для самоконтроля

1 Что такое коммуникация?

2 Что такое коммуникационный процесс?

3 Охарактеризуйте роли отправителя и получателя в процессе коммуникации. В чем их различие?

4 Каково значение обратной связи и информационного шума в коммуникационном процессе?

5 Какова взаимосвязь между восприятием и обменом информацией?

6 Опишите препятствия на путях межличностного информационного обмена.

7 Какие преграды возникают на путях обмена информацией в организации.

8 Назовите методы, с помощью которых руководители могут повысить эффективность обмена информацией в организации.

9 Назовите коммуникационные сети.

10 Охарактеризуйте коммуникационные стили.

Список рекомендуемых источников

1 Алиев В.Г. Организационное поведение: учебник для вузов /В.Г. Алиев, С.В.Дохолян; М инобразования РФ, учеб. – метод. объед.вузов России по обр. в обл. менеджмента. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЗАО «Издательство «Экономика», 2004. – 310 с.

2 Вершигора, Е. Е. Менеджмент: учеб. пособие / Е. Е. Вершигора .- 2-е изд., перераб. и доп. - М. : ИНФРА-М, 2007. - 283 с.

3 Коротков, Э.М. Концепция менеджмента: учебное пособие. /Э.М.Коротков -М., 1996.

4 Кравченко, А. И.  История менеджмента: учеб. пособие для вузов / А. И. Кравченко. - М. : Акад. Проект, 2003. - 560 с. 

5 Мескон, М.  Основы менеджмента: учебник пер. с англ. / М. Мескон, М.Альберт, Фр. Хедоури; АНХ при Правительстве РФ. - М.: Дело, 2002. - 704 с.

6 Мухин, В.И. Основы теории управления: учебник для вузов /В.И.Мухин. – М.: Издательство «Экзамен», 2003. – 256 с.

7 Попов, С.А. Стратегическое управление. Модульная программа для менеджеров. Модуль 4. /С.А.Попов - М., 1999.

8 Румянцева, З. П.    Общее управление организацией. Теория и практика: учебник для вузов / З. П. Румянцева . - М. : ИНФРА-М, 2005. - 304 с. 

9 Теория управления: учебник /под общ.ред. А.Л.Гапоненко, А.П.Панкрухина. –М.:Изд-во РАГС, 2004. – 558 с.

10 Фатхутдинов, Р. А. Стратегический менеджмент: учебник / Р. А. Фатхутдинов .- 9-е изд., испр. и доп. - Москва : Дело, 2008. - 448 с.