1. цели,

2. гипотезы (теорию) по улучшению процесса,

3. Прогноз,

4. измеряемые показатели «выхода» стадии «do»,

5. критерии их сравнения с прогнозом на стадии «check»,

6. принимаемые решения на стадии «act» в зависимости от расхождений «выхода» «do» и прогноза.

3.2.1. Цели выполнения заданий: ознакомление с теоретическими основами разработки операциональных определений, принципов улучшения процессов с помощью цикла PDCA и использование их для разработки программы улучшения процесса.

3.2.2. Порядок выполнения заданий.

1. Изучение по прилагаемому материалу и ссылкам на литературу теоретических основ и методов непрерывного улучшения процессов с использованием цикла PDCA и формулирования понятий элементов его этапов.

2. Самопроверка усвоения теоретического материала.

3. Тренировочная разработка операциональных определений некоторых жизненных понятий.

4. Разработка операциональных определений понятий, используемых для различных этапов цикла: планирования, реализации, контроля и принятия решений.

5. Оформление отчета.

3.2.3. Теоретические основы непрерывного улучшения процессов организации с использованием цикла PDCA

Принципы непрерывного совершенствования

Управление качеством процессов, основанное на прошлом производственном или предпринимательском опыте часто приводит к серьезным ошибкам. Основной причиной этого является использование детерминистской логики, которая предполагает наличие одной или нескольких конкретных причин, устранение которых обязательно должно привести к успеху

На самом деле [1], мы, как правило, не можем ничего предсказать достоверно, поэтому типичным заблуждением является предположение о возможности принятия безошибочных, «правильных» управленческих решений.

Философской основой и алгоритмом для улучшения процесса является «Цикл Шухарта – Деминга PDCA». Только непрерывно вращаясь в круге этого цикла, можно корректировать и улучшать все процессы жизненного цикла продукции (ЖЦП). Существует несколько его описаний.

На рис. 3.1 представлено простейшее изображение а) цикла PDCA и б) его антипода – цикла PDF.

Традиционное описание цикла [2]: Планируй, Делай, Проверяй, Действуй, не обеспечивает понимания характера деятельности в рамках каждого его этапа. В книге Г.Нива «Пространство доктора Деминга» [3] приведено факсимиле У.Э.Деминга, где на его собственноручном рисунке, правда, с несколько иной аббревиатурой (PCSA) дана расшифровка действий на 4-х этапах цикла: Plan – планируйте изменения или определяйте задачи улучшения; Carry it out – пускайте это в дело (предпочтительно в небольшом объеме); Study the results – изучайте, что вы получили; Act –корректируйте изменения, или оставьте все как есть, или пройдите цикл заново, возможно при иных условиях.

При этом предполагалось, что ресурсы, потраченные на реализацию каждого этапа цикла PDCA должны быть, по крайней мере, равными по объему и планирование деятельности должно проводиться не менее тщательно, чем последующая ее реализация. В реальной ситуации большинство руководителей экономит на разработке идей по улучшению, при слабом планировании производят сразу много продукции, не утруждают себя анализом эффективности сделанной работы и поэтому им приходится все время «тушить пожар», вращаясь в круге PDF (рис.3.1б)

На рис. 3.2а более подробно представлена деятельность, необходимая для выполнения каждого этапа цикла PDCA:

• Plan- планируй – сформулировав цель, вы должны разработать первичную гипотезу (теорию), выработать прогноз; все это является «выходом» первой стадии цикла;

• Do – пробуй делать – следует попробовать реализовать разработанную гипотезу по улучшению в небольшом, но достаточном объеме, чтобы, с одной стороны, получить полезную информацию, а с другой - избежать больших потерь ресурсов в случае ошибки при планировании; «выходом» второй стадии цикла является результат реализации гипотезы. «Делание» на этой стадии может быть заменено моделированием.

• Check – проверяй – надо сравнить полученный на стадии реализации результат с прогнозом; «выходом» этой стадии является расхождение между результатом и прогнозом.

• Act – действуй, принимай решение - в зависимости от степени расхождения прогноза и результата необходимо скорректировать теорию или считать ее приемлемой для настоящего момента.

Как сформулировать цель и разработать гипотезу и прогноз?

Во-первых, при разработке цели и гипотез по ее реализации необходимо ориентироваться на будущее, а не на прошлое.

В большинстве случаев люди не считают нужным ни формулировать цели улучшения, ни прописывать гипотезы и прогнозы. Тем не менее, как обычно говорят владельцы процессов, все это «есть у них в голове». Однако правильность таких «скрытых» формулировок нельзя проконтролировать и сравнить с результатом реализации. Как писал У.Э.Деминг: «Опыт не учит ничему, если он не изучается с помощью теории» [3]. На своих семинарах для менеджеров он восклицал: «Теорию - на стол!!!». «Теорией» может быть не обязательно сложная экономико-математическая модель процесса, а просто продуктивная идея или озарение. Главная ценность теории в возможности прогнозирования.

Во-вторых, при использовании понятий, входящих в формулировки целей, теорий, прогнозов, необходимо применять «операциональные определения», исключающие интерпретации, одинаково понимаемые всеми участниками процесса.

Таким образом, значимость 1-го этапа цикла PDCA, где формулируется «цель», «теория», «прогноз», трудно переоценить. Именно здесь, как писал Деминг, «знаниям нет замены», причем эти знания будут возрастать с увеличением числа циклов, использованных для улучшения процесса.

На рис. 3.2 б) показано взаимодействие циклов PDCA – SDCA, которое называют также двойным циклом улучшения, состоящим из цикла PDCA – принятия обоснованного решения и цикла SDCA – накопления и стандартизации знаний.

Профессор Джордж Бокс – директор по исследованиям Центра Качества и Производительности в университете штата Висконсин утверждал: «Все теории неверны, но некоторые из них полезны», что обусловлено неизбежной принципиальной невозможностью полного знания, учета всех действующих факторов и условий. Он предложил схему процесса научно обоснованных инноваций, демонстрирующую процесс возрастания знаний (рис.3.3).

Рис.3.3. Модель Д. Бокса возрастания знаний при сопоставлении теории и реальных данных

Таким образом, первым отличием принятия решения об улучшении процесса с использованием цикла PDCA от обычной практики является выявление и отчетливое формулирование теорий, предпосылок, гипотез, которые часто в неявном виде лежат в основе действий руководителей. Когда они обнажены, сформулированы, их можно проверить на правильность, осознать, прочувствовать. Знания и опыт необходимы именно на этой стадии для того, чтобы понять, сформулировать или скорректировать «теорию», которая позволит выработать наилучший прогноз, не намного расходящийся с будущим результатом, получаемым на стадии «Do».

Вторым отличием является проверка, или контроль, осуществляемый на третьей стадии цикла PDCA. Он принципиально отличается от общепринятого понимания контроля в производстве, т.к. здесь не просто контролируются параметры изделий, их свойства, а выясняется расхождение между спрогнозированными, ожидаемыми их значениями и реальными. Именно это расхождение, а не отклонения от значений допусков или спецификаций позволяют оценить правильность принятой гипотезы или необходимую степень ее корректирования. При непрерывном совершенствовании процесса на стадии «Check» необходимо организовать мониторинг для постоянного наблюдения за этим расхождением.

И, наконец, третьим отличием от традиционного способа является принятие 2-х типов решений с использованием на этапе «Act» данных этапа «Check». Один из них относится к оцениванию качества гипотезы, другой – к условиям выполнения следующего «витка» цикла. При этом возможны четыре варианта решений:

1. если расхождение между результатом и прогнозом несущественно (в пределах погрешности измерений), то гипотеза признается верной и принимается решение о расширении производства;

2. если расхождение значимо, то гипотеза корректируется;

3. если расхождение очень велико, то гипотеза отвергается и разрабатывается новая, а цикл повторяется в новых условиях;

4. если степень расхождения не ясна, то цикл повторяется в прежних условиях и объемах.

Такая технология позволяет проводить непрерывное улучшение всех процессов за счет постоянного «прокручивания колеса Деминга», как иногда называют цикл PDCA, и накапливания знаний о процессе.

Важными выводами из философии цикла PDCA являются следующие:

• как бы хорошо мы ни выполнили стадию «Планируй», мы неизбежно упустим из виду некоторые обстоятельства и совершим «ошибки» при выработке «теории». Цикл PDCA как раз предназначен для того, чтобы извлечь опыт из своих ошибок;

• цикл PDCA – это технология формирования самообучающейся организации, для которой повышение уровня знаний в управлении процессами происходит как непрерывная корректировка «теорий» и процессов. Цикл PDCA «прощает» ошибки и предотвращает их повторение;

• при улучшении уже существующего процесса следует начать со стадии «Проверяй», оценить, насколько она хорошо отработана, что говорят потребители и работники, о чем свидетельствуют данные;

• цикл PDCA пригоден как для выполнения крупных проектов (ежегодное стратегическое планирование развития организации), так и малых (улучшение какого-либо процесса), для часто повторяющихся циклов (ежедневное выполнение операций) и медленно оборачивающихся (реагирование на 10-летние циклы наводнений).

Идея «обнажения» скрытых гипотез также очень полезна при анализе политик и стратегий организаций.

Операциональные определения

Важным элементом при формулировании целей, гипотез, теорий, прогнозов, принципов, а также при разработке конструкторской, технологической, нормативной документации (стандартов, методик, инструкций) и т.д. является использование операциональных определений. В процессе коммуникаций на производстве при устной и письменной вербальной передаче информации приходится пользоваться определениями множества понятий. Общеизвестно, что многие из этих определений различные люди интерпретируют по-разному, из-за чего возникают непонимание, разногласия, конфузы, конфликты, нарушения технологии, ошибки при контроле, брак и другие последствия. Причина этого лежит в том, что специалисты различных отделов позволяют себе пользоваться определениями, которые относятся к области неопределенно сформулированных идей и мыслей, понятны только им самим и могут содержать не разъясненные специфические термины.

Генри Нив писал [3]: «Как много людей торопится с публикациями, даже не думая о том, будет ли понятно другим то, о чем они пишут. Как много написано отчетов, инструкций, стандартов, понятных только их авторам».

На рис.3.4 представлено шутливое представление отсутствия взаимопонимания между владельцами процессов ЖЦП.

Рис. 3.4. Отсутствие взаимопонимания между владельцами отдельных процессов жизненного цикла «продукции» (ЖЦП)

«Практика более требовательна к точности определений, чем наука, даже более чем обучение. Ученый - теоретик готов признать, что дальнейшие исследования помогут уточнить полученные им результаты; ученый-прикладник знает, что из-за его ошибки кто-то потеряет много денег, даже, может быть, жизнь; бизнесмен тяготеет к точности терминов, помня о юридических санкциях», – писал У.Э.Деминг.

Чем же операциональные определения отличаются от обычных определений? «Дать операциональное определение - значит задать метод, способ измерения некого понятия, термина, другими словами - задать операцию (отсюда название «операциональное»). Операциональные определения как средство общения должны содержать информацию о том, какую процедуру надо использовать, чтобы измерить то, о чем говорится, и по каким правилам действовать в зависимости от полученных результатов», – считал У. Шухарт.

Суммируя выше сказанное, можно подвести итог. Операциональное определение некого понятия, в частности, показателя процесса или продукции должно включать в себя три составные части:

• цель и область его использования;

• способ измерения или расчета, удовлетворяющий требованиям статистической устойчивости и экономической эффективности;

• правило принятия решения в зависимости от измеренного значения показателя.

Для улучшения формулировки операционального определения некого показателя процесса так же, как и улучшения самого процесса, можно пользоваться циклом PDCA. Прояснив на стадии «Plan» цель, область использования определения, способ его измерения, критерий успешности применения этого определения, разрабатываем его первую редакцию и запускаем «в дело» - на стадию «Do». При проверке релевантности (пригодности для дела) операционального определения изучаем информацию об эффективности его использования («Check») и на стадии «Act» признаем его релевантным или продолжаем дальнейшее улучшение формулировки.