Методика проведення інвентаризації активів та зобов’язань в ході аудиту

Відповідальність за організацію інвентаризації відповідно до законодавства покладається на керівника підприємства, до обов’язків якого входить: створення необхідних умов для її проведення у стислі терміни, визначення об’єктів, обсягу і термінів проведення інвентаризації.

Незалежно від суб’єктів проведення інвентаризації, порядок її проведення складається з наступних стадій (табл. 11.4).

Таблиця 11.4. Методика проведення інвентаризації активів і зобов’язань

Стадія	Активи	Зобов’язання
Органі-заційна стадія	вибір об’єктів інвентаризації; підбір і комплектування інвентаризаційної комісії; видача розпорядження на проведення інвентаризації; інструктаж членів інвентаризаційної комісії
Підготовча стадія	пред’явлення повноважень на проведення інвентаризації; огляд місць зберігання об’єктів інвентаризації; отримання і перевірка останнього звіту та документів про рух запасів; отримання від МВО розписки; перевірка вагового обладнання; підготовка запасів до визначення їх фактичної наявності	пред’явлення повноважень на проведення інвентаризації; перевірка облікових регістрів і своєчасності відображення в них розрахункових документів; визначення кількості контрагентів; складання опису за даними бухгалтерського обліку
Техноло-гічна (основна) стадія	перевірка фактичної наявності і стану об’єктів інвентаризації; оцінка стану об’єктів інвентаризації; підготовка робочої документації (складання інвентаризаційних описів)	відправка контрагентові запиту на взаємозвірку; збір та аналіз інформації, отриманої від контрагентів
Результативна стадія	складання порівняльних відомостей; проведення розрахунків по зарахуванню пересортування; проведення розрахунків на списання природного убутку; відображення в порівняльній відомості даних по зарахуванню пересортування; відображення в порівняльній відомості даних на списання природного убутку; визначення кінцевих результатів інвентаризації; прийняття рішення за результатами інвентаризації	вирішення спірних питань; складання протоколу за результатами попередньої процедури; складання інвентаризаційних описів; передача документації суб’єкту, що призначив інвентаризацію; прийняття остаточних рішень
Відображення результатів інвентаризації на рахунках бухгалтерського обліку

Процес здійснення будь-якої інвентаризації розпочинається з підготовки та видачі наказу на її проведення, що є внутрішнім документом і регламентує порядок проведення та об’єкти інвентаризації, строки її проведення та оформлення необхідної документації.

В наказі на проведення інвентаризації зазначаються: порядок проведення, обсяги, строки проведення, склад інвентаризаційної комісії та оформлення необхідної документації.

Наказ видається голові інвентаризаційної комісії перед початком інвентаризації або від’їздом до місця її проведення. Разом з ним видається пломбіратор або інші технічні засоби.

Перед проведенням інвентаризації аудитор за погодженням із замовником збирає інвентаризаційну комісію та проводить інструктаж з наступних питань:

• ознайомлення з виданим керівником наказом, метою, завданнями, способами інвентаризації;

• висвітлення загальних правил і специфічних особливостей в методиці інвентаризації певних об’єктів;

• уточнення об’єктів, які підлягають інвентаризації;

• забезпечення бланками описів, канцтоварами, вимірювальними приладами складу комісії;

• ознайомлення з правилами оформлення інвентаризаційних описів;

• пояснення порядку проведення повторної інвентаризації (лише за необхідності);

• роз’яснення обов’язків, прав і відповідальності кожного члена інвентаризаційної комісії.

До приміщення, де проводиться інвентаризація, сторонні особи не допускаються. Інвентаризаційна комісія на початку проведення інвентаризації зобов’язана:

• припинити операції щодо руху майна на складі;

• опломбувати всі місця зберігання запасів, де є окремі чи запасні входи та виходи (склади, підвали, підсобні приміщення);

• отримати та перевірити звіти матеріально відповідальних осіб з доданими до них виправдовуючими документами. Для цього матеріально відповідальній особі пропонується рознести в книгу (картки) складського обліку всі прибуткові та видаткові документи, з виведенням залишків на момент інвентаризації;

• взяти у матеріально відповідальних осіб розписку;

• організувати необхідну підготовку майна до інвентаризації;

• перевірити правильність ваговимірювальних приладів.

Інвентаризація повинна проводитися так, щоб все майно було відображене в інвентаризаційних описах та виключалася можливість пред’явлення одних і тих же видів запасів повторно.

При зберіганні однорідного майна в декількох місцях (склади, комори тощо) в період інвентаризації в одному з них доступ до інших повинен бути забороненим. Перед опломбуванням окремих місць зберігання майна, матеріально відповідальна особа повинна зачинити їх на ключ, який залишається у неї.

Перевірка вагового обладнання є обов’язковою процедурою підготовчої стадії. Наявні ваговимірювальні пристрої повинні бути перевірені за строком клеймування і точністю вимірювання, а результати такої перевірки оформлені актом.

Під час перерви в роботі комісії ключі від місця зберігання повинні знаходитися у матеріально відповідальної особи, а печатка – у голови комісії.

Записи фактичних залишків майна, виявлених під час інвентаризації, комісія здійснює в інвентаризаційних описах, які складає в процесі та після закінчення інвентаризації (застосовуючи робочі зошити). Бланки інвентаризаційних описів видаються бухгалтерією.

Заповнення будь-яких реквізитів в описах до початку інвентаризації забороняється. Грубим порушенням порядку проведення інвентаризації є видача на руки комісії описів, в яких відображена наявність об’єктів інвентаризації за даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризаційні описи складають окремо:

• за кожною матеріально відповідальною особою;

• за кожним місцем зберігання майна;

• окремо на майно, що надійшло в процесі інвентаризації;

• окремо на майно, що знаходиться на відповідальному зберіганні;

• окремо на майно, зіпсоване та непридатне для використання в процесі виробництва.

Описи повинні складатися акуратно, без помарок і підчисток, текст і цифри слід писати чітко та розбірливо. Залишати незаповнені рядки не дозволяється. На останніх аркушах (сторінках) вони прокреслюються. Ціни повинні відповідати одиниці виміру майна. При оформленні інвентаризаційного опису кожна його сторінка нумерується. В кінці сторінки цифрами і прописом зазначається підсумок натуральних одиниць, записаних на сторінці. Після закінчення записів вказується кількість заповнених рядків. Кожна сторінка та опис вцілому підписуються всіма учасниками інвентаризації.

В процесі заповнення інвентаризаційних описів здійснюється взаємна звірка кожної сторінки опису і у випадку виявлення розбіжностей по окремих позиціях, негайно проводиться перерахунок і порівняння тих запасів, по яких виявлено розбіжності з фактом.

Оформлені згідно з вимогами інвентаризаційні описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою, яка також дає розписку про те, що інвентаризацію проведено правильно і претензій до інвентаризаційної комісії вона не має. Інвентаризаційна комісія, що підписує описи, несе відповідальність за дотримання порядку, способів та строків проведення інвентаризації, за правильність підрахунку та занесення записів до опису.

Інвентаризаційні описи та інші документи передають до бухгалтерії тільки через членів інвентаризаційної комісії за переліком під розписку, де зазначається кількість переданих документів.

Допущені помилки при заповненні описів і неточності виправляють у всіх примірниках (обов’язкова наявність підтверджуючих підписів). Якщо помилки були виявлені працівниками бухгалтерії, то про їх виправлення повідомляють осіб, що допустили помилки. Працівники бухгалтерії також підписуються при здійсненні виправлень.