11. 13. Рабочие мероприятия в сфере связей с общественностью.

Рабочие мероприятия в сфере связей с общественностью делятся на 2 блока:

1. мероприятия для СМИ (пресс-конференция, брифинг, семинар, «круглый стол», пресс-тур, день открытых дверей, пресс-клуб);

2. мероприятия с участием СМИ (презентация, церемония открытия, прием, коктейль, банкет, фуршет, семинар, конференция, выставка).

Выделяется группа специальных ПР-мероприятий, задачи которых сводятся к обеспечению постоянного присутствия коммерческой структуры в информационном поле и к дополнительному привлечению внимания журналистов и широких целевых аудиторий к компании, ее продукции, услугам. Виды специальных мероприятий — аукцион и интернет-аукцион, фестиваль, публичный диспут или ток-шоу.

Презентация — это представление фирмы, лица, продукта аудитории. Так, презентация фирмы может проводиться 1) по случаю открытия или создания фирмы, 2) ежегодно, например, презентация, демонстрирующая новые достижения и результаты работы компании, её новое лицо, 3) при выходе на новые рынки, например, презентация фирмы в стране создания филиала, подразделения или представительства.

С т.з. масштабности и особенностей представляемого продукта презентации делятся на «бо-пре» презентации (салонные презентации, для бомонда либо высших слоев, где презентуется штучный продукт) и «тео-презентации» (театрально драматурная презентация, нацеленная на коммерческие структуры, производящие товары промышленного производства).

Пресс-конференция — встреча официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с представителями средств массовой информации с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Пресс-конференция — лишь один из способов передачи информации прессе и используется в основном:

• для передачи развернутой информации по особенно важной теме, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы;

• при предпочтительности личных информационных контактов журналистов с официальными лицами. Если информация представляет собой малозначимую новость, она может быть передана в СМИ пресс-релизом и необходимости в пресс-конференции нет.

Успешная подготовка и проведение пресс-конференции следует правилам:

1. дата и время проведения пресс-конференции выбираются с учетом того, чтобы не было совпадения по времени с другими важными для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику от события проведения пресс-конференции;

2. СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее — сначала почтой, а затем по телефону;

3. приглашать нужно представителей из всех основных организаций, передающих новости;

4. тексты всех докладов должны быть отпечатаны заранее и быть доступными на пресс-конференции для всех присутствующих. По её окончании эти тексты рассылаются в газеты и журналы, представители которых не присутствовали на конференции;

5. для дополнения презентации докладчика стоит подготовить сопутствующую информацию, — пресс-кит, включающий все относящиеся к докладчику, предмету и организации материалы.

Перед пресс-конференцией надо определиться с ведущим. Регламент пресс-конференции — 30-40 минут. На самой пресс-конференции перед выступающими должны стоять таблички с их ФИО и должностями. Пресс-конференция открывается вступительным словом руководителя ПР-службы.

Брифинг — достаточно популярное ПР-мероприятие, отличающееся от пресс-конференции меньшим масштабом и посвященное промежуточным итогам каких-либо событий. На брифинге выступает, как правило, представитель пресс-службы или ПР-департамента. Выступает он в двух ролях – роли ведущего и главного поставщика информации. Используется иногда стихийно.

Пресс-тур — знакомство журналистов с бизнес-процессом компании, производством или процессом оказания услуг. Продолжительность мероприятия — 1-3 дня.

Выставки. Преимуществом выставки является концентрированное в течение нескольких дней сочетание экспозиции, личных контактов, продвижения продаж, а также достаточно широкого первичного (посетителей) и вторичного (через СМИ) охватов общественности. Выставки могут быть многопрофильными, отраслевыми, специализированными.

Цели экспозиционной деятельности фирмы:

• участие в торговых показах улучшает и поддерживает имидж компании для всех групп общественности;

• информация об участниках выставки появляется в Интернете и СМИ;

• выставка – это экономически эффективное средство продвижения товара (затраты на 1 посетителя в 3 раза ниже, чем при личной продаже);

• товар на выставке можно показать в действии;

• выставка создает возможность получения новых деловых контактов.

Негативные стороны участия в выставке:

• на выставке много случайных зрителей, зевак, которые не собираются ничего покупать;

• возможна утечка информации о продукте, технологиях к конкурентам.

Прием. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Прием проводится: а) по случаю торжественной даты — юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации, б) по случаю посещения организации известного и почетного гостя, делегации фирмы-партнера, в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе. Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

Приемы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дни открытых дверей — посещение рабочих мест публикой. Могут быть открытыми для разных групп общественности: для широкой публики и родственников занятых, для потенциальных потребителей, для визита группы важных персон в сопровождении СМИ. День открытых дверей – своего рода внутренняя экспозиция организации изнутри.

«Круглый стол» — одна из форм генерирования и многостороннего обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Тема и ожидаемые вопросы планируются и объявляются заранее. Число участников — 6-14 человек. Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения. Работу «стола» организует ведущий.

Церемонии открытия знаменуют собой начало нового бизнеса, становление новой услуги компании, — а именно открытие новой страницы в жизни компании.

Необходимость в паблисити, или позитивной известности, делает участие в церемонии открытия значимым не только для бизнеса, но и для политиков, государственных должностных лиц и неприбыльных организаций. Важен выбор персоны, лично открывающей объект. Критериями отбора служат масштаб события и общественная значимость официальной персоны, ее доступность и заинтересованность. Статус персоны влияет на интерес СМИ к церемонии.

Для проведения церемонии составляется программа и сценарий. Готовятся пресс-релизы и бэкграундеры — фоновая информация для медиа — история компании, профили главных управляющих. В материалах для прессы даётся характеристика открываемого объекта. Обеспечивается присутствие фотографа — на случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр. Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера. Важно определить специальные места для журналистов и создать им условия для работы.