11) По назначению:
• универсальная информация необходима для решения любых проблем;
• функциональная — родственных;
• индивидуализированная — данной конкретной уникальной проблемы;
12) по характеру потребности:
• постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени (например, законодательные акты), фиксируется на стойких носителях и должна быть общедоступной;
• переменная используется в течение короткого срока или один раз;
13) по степени надежности:
• достоверная (уровень достоверности — 80-100 процентов);
• вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 процентов),
• ложная (заведомо или в силу обстоятельств, например опоздания);
14) по особенностям распространения (устная, письменная и комбинированная). Пути передачи информации оказывают разное психологическое воздействие, например, устная, как правило, эффективнее письменной;
15) по степени организованности:
• систематизированная информация, унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления;
• бессистемная;
16) по способам воспроизведения (визуальная, адаиовизуальная, аудиоинформация).
17) по степени открытости, т. е. возможности предоставления ее разным категориям пользователей:
• открытая (предназначается для всех);
• конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности; ее утечка может быть связана со значительными потерями для фирмы);
• секретная (включает особо важные сведения, от которых зависит жизнеспособность организации);
18) в соответствии с порядком предоставления:
• по предписанию;
• в установленные сроки;
• по запросу;
• по инициативе отправителя;
19) по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная);
20) по пользователям (внешняя и внутренняя);
21) по видам (нормативная, плановая, фактическая);
22) по степени полноты (достаточная, недостаточная, избыточная).
Информационная база данных
Процесс управления и прежде всего выработка стратегии организации невозможны без обладания широкой информацией. Эта информация состоит из сведений, почерпнутых из внутренних и внешних источников — документов (общих, служебных или специальных, например анкет), устных контактов (выступлений, интервью, бесед) и проч. Прежде всего необходимо четко определить интересуемый объект, источник, сроки и порядок получения данных о нем, нужный объем, размер выборки, методы сбора (опрос, наблюдение, эксперимент, имитация на основе математических моделей), ориентировочные затраты.
К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства), результаты предыдущих исследований.
Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны. Прежде всего здесь нужно выделить сотрудников организации (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых встреч и переговоров). Другим источником информации служат партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений. Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и др.
Сегодня ситуация в деловой сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и простого накопления сведений может быть и недостаточно для каких-то определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе (в том числе покупке) информации о научно-техническом, производственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, о личных особенностях, склонностях их руководства и формировании соответствующих досье. Такая деятельность, получившая название промышленной разведки, позволяет предугадать их будущую политику и соответствующим образом приспособиться к ней. Процесс промышленной разведки включает в себя определение потребностей в конфиденциальных сведениях, их сбор, анализ и обработку полученных данных, выделение необходимой информации, ее обобщение и передачу заинтересованным лицам, совершенствование методики работы.
Нужно иметь в виду, что вопреки устоявшемуся мнению большая часть Сегодня источники информации настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что определенная ее часть может быть не вполне достоверной и должна многократно перепроверяться. Поэтому в крупных организациях создаются специальные подразделения, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а также созданием базы стратегических данных. Такие базы состоят обычно из трех разделов.
В первом характеризуются производственный, технологический, научный, трудовой потенциал самой организации, проводимая ею научно-техническая политика, взаимоотношения в коллективе, предпочтения руководства. Все эти сведения лежат в основе модели ее функционирования и схемы внутренних взаимосвязей. Кроме того, собирается информация о репутации фирмы и ее продукта (которая может существенно отличаться от собственных представлений), о реальных и потенциальных потребителях и тенденциях спроса, определяющих будущее организации, выбор продукта и рынка, о направлениях государственного регулирования.
Во втором разделе дается описание внешнего окружения фирмы, важнейшими элементами которого являются партнеры и конкуренты. О последних, например, собираются сведения о степени их активности, склонности к риску, о преимуществах и возможных стратегиях.
В третьем разделе раскрываются главные препятствия и помехи деятельности организации, которые могут быть внутренними и внешними. К внутренним относятся недостаток опыта и знаний исполнителей, ошибки руководства и слабое управление в целом, постоянные служебные конфликты. Внешними помехами являются негативное воздействие окружения, неудовлетворительная репутация организации, ее слабые рыночные позиции, несоответствие результатов деятельности общественным потребностям.