2.2 Анализ логистической деятельности ооо «тэк гас»

Перевозка груза основное производство транспортно-экспедиционной компании. Рассмотрим логистический процесс связанный с поступлением новых заявок от клиентов по внутрироссийским перевозкам. По мере поступления новых заявок, формируется маршрут. По обработанным заявкам формируется маршрут, в который включается оптимальное количество клиентов, чтобы данный маршрут был доставлен в срок в течение дня. Каждому клиенту присваивается номер остановки, который указывает водителю очерёдность поставки товара клиенту, учитывая согласованный с ними график поставки товара. После комплектации заказов в маршрут, водитель получает задание от диспетчерского отдела в виде погрузочной ведомости.

Согласно погрузочной ведомости водитель получает данные заказы на складе, грузит их в автомобиль согласно заказам, указанным в документе. После погрузки водитель получает комплект документов, который включает:

- пропуск на выезд с территории складского комплекса;

- комплект накладных, сертификаты качества продукции и тому подобное путевую документацию (путевой, маршрут. и контрольный листы).

В случаи возникновения непредвиденных ситуаций с клиентом или по пути следования, водитель звонит в диспетчерскую службу и сообщает обо всех случаях и происшествиях (поломка автотранспорта и т.п.). После того как водитель развезёт весь маршрут, он возвращается на базу, где сдаёт водительскую документацию. Процесс выполнения заявки продемонстрирован на рисунке 3.

Рисунок 2 – Логистический процесс выполнения заявки клиента

В целом время от поступления заявки до ее выполнения составляет от 0,5 до целых суток.

В таблице 2 описан стандартный процесс выполнения заявки, нужно отметить, что в некоторых случаях он может меняться. Например: случаи предоплаты, либо отказ клиента в выполнении перевозки, работа собственного транспорта по заявке и др.

Таблица 2 - Процесс декомпозиции процесса международной перевозки

Номер по порядку	Название функции
1	Получение заявки
2	Согласование условий перевозки
3	Уточнение параметров запроса клиента
4	Проверка необходимых данных в запросе клиента
5	Передача списка недостающих деталей перевозки
6	Рассылка запросов о просчете ставки перевозчикам
7	Получение информации о ставках
8	Анализ цен
9	Расчет ставки для клиента
10	Подготовка ответа на запрос клиента
11	Получение подтверждения
12	Обмен оригиналами заявок
13	Внесение информации о перевозке в "базу движение"
14	Оформление заявки перевозчику
15	Согласование даты погрузки с отправителем
16	Контроль организации перевозки
17	Получение документов на груз
18	Проверка документов
19	Согласование прибытия в пункт назначения
20	Оповещение клиента о приходе груза
21	Отгрузка
22	Выставление счета клиенту
23	Получение оплаты клиента
24	Получение счета от перевозчика
25	Получение оригиналов документов
26	Расчет с перевозчиком

Таблица 3 - Процесс декомпозиции обработки заявки на внутреннюю перевозку:

Номер по порядку	Название функции
1	Получение заявки
2	Получение заявки
3	Согласование условий перевозки
4	Уточнение параметров запроса клиента
5	Проверка необходимых данных в запросе клиента
6	Расчет стоимости перевозки
7	Поиск автотранспорта
8	Согласование условий с перевозчиком

Продолжение таблицы 3

Номер по порядку	Название функции
9	Ответ на запрос клиента
10	Получение подтверждения
11	Обмен оригиналами заявок
12	Оформление заявки для водителя
13	Согласование времени погрузки с отправителем
14	Контроль организации перевозки
15	Отгрузка
16	Выставление счета клиенту
17	Получение оригиналов
18	Отправка оригиналов документов клиенту
19	Расчет с перевозчиком
20	Получение оплаты от клиента

Выполнение заявок осложняется тем, что обычно сотрудники не задумываются о том, сколько времени занимает у них та или иная операция. Возникающие в процессе работы особенности отдельных перевозок, специфика взаимоотношений с разными клиентами создают ощущение новизны даже в регулярно повторяющихся действиях и невозможности выделить какие-либо закономерности производственного процесса. Существенную помощь могут оказать ответы на вопрос о максимальном и минимальном времени, которое может занимать та или иная операция, так как определение этих продолжительностей вызывает меньше затруднений у сотрудников, а среднее значение с достаточной достоверностью можно принять лежащим посередине между крайними оценками.

В результате опроса менеджеров компании «ТЭК ГАС» выделены основные категории затрат по времени в процессе выполнения заявки, рисунок 3. Из диаграммы видно, что основное время уходит на поиск подходящего перевозчика, следующая затратная доля приходится на оформление документации. Менеджеры компании считают, для организации более эффективной работы и экономии времени следует выделить сотрудника, который бы занимался, оформлением и проверкой транспортных документов, благодаря этому освобожденные менеджеры смогли заняться поиском новых перевозчиков (рисунок 3).

Рисунок 3 - Затраты времени на обработку заявки

Для выполнения заявок, предприятию приходиться работать с автомобилями различной грузоподъемностью, при перевозках по России наиболее часто фирма работает с автомобилями малой грузовместимости 1,5 т, это связано с тем, что организация работает с крупными розничными магазинами, которые находятся в черте города, где движение для автомобилей большей грузоподъемностью не всегда разрешено и удобно. На втором месте по количеству заказов транспортные средства вместимостью 10 т. и 5 т., которые чаще используются для перевозки товаров со склада на склад.

Услуги по доставке грузов по России являются приоритетным направлением деятельности компании «ТЭК ГАС». Фирма занимает устойчивое положение на данном рынке.

Теперь рассмотрим логистический процесс связанный с поступлением новых заявок от клиентов в международном сообщении, по направлению Европа – Россия.

Транспорт осуществляет доставку товара от экспортера к импортеру.

Эффективность является одним из условий проведения внешнеэкономической операции. Логистические системы являются жизненно важными компонентами повышения эффективности внешнеэкономических операций. Транспортные аспекты логистики ВЭД оказывают значительное влияние на эффективность международных сделок; основными изучаемыми и определяющими параметрами являются выбор транспортного средства и минимизация затрат и времени.

Хотелось бы более подробно описать процесс получения и обработки заявок.

Заявку получает менеджер по ВЭД, согласовывает сроки готовности груза, требуемое время прибытия в пункт назначения, узнает вес, габариты и др. характеристика груза.

После этого менеджер занимается расчетом ставки на перевозку (рассылает запросы, связывается с перевозчиками)

После того как, приемлемая ставка получена и согласованна с руководителем, клиент присылает заявку на доставку требуемого груза, заявке присваивается номер и она заносится в базу «Движения грузов». Договор перевозки устанавливается накладной. Полное ее наименование "международная товарно-транспортная накладная", однако в оперативной терминологии она известна под названием накладная ЦМР (CMR), по латинской аббревиатуре названия самой Конвенции.

Накладная составляется в трех оригинальных экземплярах, подписанных отправителем и перевозчиком, причем эти подписи могут быть отпечатаны типографским способом или заменены штемпелем отправителя и перевозчика (если это допускается законодательством страны, в которой заполнена накладная).

Получатель указывает дату получения груза, время прибытия автотранспортного средства под погрузку и дату разгрузки. Эта информация также заверяется штампом и подписью получателя.

Первый экземпляр накладной передается отправителю, второй сопровождает груз и предназначен для получателя, третий передается перевозчику.

По факту погрузки менеджер по транспорту получает документы на груз invoice (в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате) у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями), packing-list (товаросопроводительный документ, в котором содержится полный перечень товара по каждому товарному месту в отдельности (коробка, ящик, паллета и т.д.), экспортную декларацию (общепринятый международный документ, который подтверждает экспорт товара для грузов и оформляется в момент экспортного таможенного оформления перед вывозом товара), экземпляр CMR (документ, предназначенный для подтверждения наличия договора международной перевозки товаров автомобильным транспортом и оформления такой перевозки), если требуется сертификаты на груз, которые передает таможенному декларанту клиента, для оформления и получения грузовой таможенной декларации (ГТД).

По договору транспортно-экспедиционной деятельности «ТЭК ГАС» клиент обязан оплатить выставленный ему счет за выполненные услуг в течении пяти дней после выгрузки в требуемом месте. Допустимое время разгрузки для сборных грузов составляет двадцать четыре часа, для целого автомобиля сорок восемь часов. Разгрузка сверх нормативного времени называется «простоем». Ставка за простой автомобиля при выгрузке составляет 100 Евро в сутки.

Международные автомобильные перевозки грузов в Европейских странах, включая Россию и многие страны СНГ, осуществляются на основе положений "Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ).

Из рисунка 4 видно, что 80 %, всех выполняемых внешнеторговых перевозок предприятием ООО «ТЭК ГАС» приходится на автомобильный транспорт. Лишь малая доля приходится на авиаперевозки и перевозки морским видом транспорта.

Рисунок 4 - Структура грузоперевозок отдела международных перевозок

На рисунке 5 отображены страны Евросоюза из которых компания «ТЭК ГАС» осуществляет перевозки в Россию. Основной страной экспортером является Германия, как видно 34% всех осуществленных перевозок приходится на ее долю. Следом за Германией Италия и Польша. Структура внешнеторгового грузового автомобильного грузооборота по зарубежным странам последние несколько лет достаточно стабильна.

Рисунок 5 - Доля организованных перевозок по странам

Первое, что волнует каждого грузовладельца при заказе перевозки груза у транспортно-экспедиторской компании, это итоговая стоимость доставки груза на склад, желательно относительно дешевая. В свою очередь, перевозчик также заинтересован получить реальную, обоснованную положением дел на рынке международных грузоперевозок, оплату за свои услуги.

В этом постоянном маневрировании между оптимальными ценами на перевозку грузов для клиентов и полноценной оплатой труда перевозчика, и заключается задача грамотного руководителя опытной транспортно-экспедиторской компании, - адекватно регулировать цены на грузоперевозки, чтобы удовлетворить всех участников транспортного процесса.

Из рисунка 5 видно, что наиболее высокие ставки наблюдается с июня по сентябрь, грузооборот фирмы в это время также является максимальным в сравнении со всем годом. Это происходит из-за уменьшение объемов груза, вследствие чего, перевозчики и экспедиторы уменьшают ставки.

Значительное уменьшение грузопотока связано с новогодними праздниками. На рисунке 6 отображена динамика изменения цен в течении года.

Рисунок 6 - Динамика изменения цен за 2012 год по направлению Кемптен (Германия) – Санкт-Петербург.

Для анализа и выявления проблем возникающих на предприятии связанных с организацией грузопотока, следует изучить грузопоток и выявить его особенности.