Автотекст
В редакторе MS Word предусмотрен целый ряд механизмов, позволяющих автоматизировать, упростить первоначальный ввод текста документа. Одним из таких механизмов является автотекст. Под элементом автотекста понимается произвольный участок документа, которому специальным образом назначено уникальное имя и который целиком вставляется в документ по указанию пользователя. Элемент автотекста может содержать часть слова, целое слово, словосочетание, предложение, группу предложений, абзац, группу абзацев, таблицу, графику, сочетание текста и графики, а также параметры форматирования.
Для объявления участка документа элементом автотекста нужно:
выделить объявляемый участок;
нажать кнопку Автотекст
панели
инструментов Автотекст
или же выполнить команду Вставка
> Автотекст >
Автотекст...;в поле ввода Имя элемента: (рис. 12.67) нужно указать закрепляемое за элементом название;
нажать кнопку Добавить.
Рис. 12.66. Страница Автотекст окна Автозамена
В примере, изображенном на рис. 12.66, словосочетание Редактор MS Word объявлено элементом автотекста с названием «ре». Перед нажатием кнопки Добавить рекомендуется еще раз проверить правильность выделения объявляемого автотекстом участка. Это можно осуществить с помощью сектора Образец, в котором дублируется выделенный в документе участок.
Чтобы вставить в документ элемент автотекста, можно использовать следующие способы:
ввести имя элемента автотекста (в нашем примере нужно набрать всего две буквы «р» и «е») и нажать на функциональную клавишу F3;
ввести имя элемента автотекста и нажать кнопку Автотекст;
выполнить команду Вставка > Автотекст > Автотекст... и в списке имен элементов выбрать нужное имя.
Соответствующий элементу фрагмент будет вставлен в документ в позицию, указанную текстовым курсором.
Итак, автотекст представляет собой очень простое в использовании и очень мощное средство, существенно упрощающее и ускоряющее набор текстов, в которых часто встречаются характерные словосочетания, обороты. Достаточно за каждым таким оборотом закрепить коротенькое название и затем в тех местах, где он должен быть использован, ввести его название и нажать клавишу F3.
Автозамена
Автозамена представляет собой механизм автоматического исправления часто допускаемых пользователем при вводе текста ошибок. Например, если при наборе слова «текст» пользователь часто допускает одну и ту же ошибку и набирает «тектс», целесообразно организовать автоматическую замену неправильно введенного слова на правильное.
Рис. 12.67. Страница Автозамена окна Автозамена
Для задания заменяемого и заменяющего фрагментов нужно выполнить команду Сервис > Автозамена... и на странице Автозамена окна этой команды (рис. 12.67) в поле ввода заменить указать заменяемую последовательность (в нашем примере «тектс»), а в поле на: указать то, на что ее нужно автоматически заменить, если она встретится при вводе документа (в нашем случае — «текст»). Заполнив указанные поля, нужно нажать кнопку Добавить. Окно Автозамена остается открытым, что позволяет за один вызов определить несколько элементов автозамены. Ниже описанных полей ввода находится список заданных ранее элементов. Если какой-нибудь элемент окажется заданным неудачно или в нем отпадет необходимость, его можно удалить, выделив в списке и нажав кнопку Удалить. После завершения формирования списка элементов автозамены окно следует стандартным образом закрыть. Теперь при вводе любого документа будет происходить автоматическая замена любого встретившегося при вводе элемента на соответствующую ему замену.
ВНИМАНИЕ
Необходимо помнить, что элемент автозамены распознается редактором в случае абсолютно точного набора входящих в него символов и последующего нажатия клавиши пробела или клавиши Enter. В противном случае редактор будет считать, что вводится не элемент автозамены, а какое-либо другое слово.
Внимательный читатель наверняка обратил внимание на то, что автотекст и автозамена очень похожи друг на друга. На практике различие проявляется только в том, что после ввода элемента автотекста нужно нажать клавишу F3, а при вводе элемента автозамены клавишу пробела или Enter. Можно считать, что при вводе только текста документа пользоваться автозаменой удобнее, чем автотекстом. С другой стороны, возможности автотекста гораздо шире, так как его элементы могут включать таблицы, рисунки, диаграммы и т. д.
Заметим также, что совершаемые при вводе ошибки носят, вообще говоря, очень индивидуальный характер. Поэтому каждому пользователю рекомендуется формировать свой собственный список автозамены.
Списки
Во время создания документов достаточно часто приходится включать в текст этих документов различного рода списки, которые облегчают чтение и понимание документа. Различают маркированные, нумерованные и многоуровневые списки. Маркированные списки обычно используются в тех случаях, когда порядок следования элементов списка безразличен, а нумерованные списки используются в основном тогда, когда порядок важен, например, когда элементы списка определяют какую-то последовательность действий. Примеры маркированных и нумерованных списков можно в большом количестве найти в настоящем пособии. В некоторых случаях в документах используются многоуровневые списки, в которых элементы списка содержат выделенные подэлементы. Примером многоуровневого списка может служить оглавление книги, в которой главы разделены на параграфы, а в оглавлении указано расположение и глав, и параграфов.
Списки могут создаваться из уже введенных абзацев текста и непосредственно при вводе. Каждый новый элемент списка образуется из существующего абзаца или при переходе к следующему абзацу во время ввода.
Рис. 12.68. Страница Маркированный диалогового окна Список
Для образования списка из уже введенного текста нужно выделить абзацы, из которых следует создать список, и в панели Форматирование выполнить щелчок клавишей мыши:
на кнопке Маркеры для создания маркированного списка;
на кнопке Нумерация для создания нумерованного списка.
При выделении элементов списка будут использованы стандартные обозначения: символ • для обозначения отдельного элемента в маркированном списке и арабские десятичные номера для нумерованного списка. Если нужно выбрать другой способ обозначения элементов списка, нужно выполнить команду Формат > Список.... На странице Маркированный окна команды (рис. 12.68) находятся предусмотренные в редакторе образцы способов обозначения элементов списка. Нужно указать на понравившийся образец и нажать кнопку ОК. Если и эти обозначения не устраивают пользователя, то можно нажатием кнопки Изменить... вызвать диалоговое окно Изменение маркированного списка. С помощью элементов управления этого окна можно изменить размеры, цвет, положение символа по отношению к элементам списка и, наконец, с помощью кнопки Маркер... обратиться к таблицам доступных в редакторе шрифтов, каждый из которых состоит из 224 символов, и выбрать в них любой понравившийся символ. Аналогичным образом можно изменить способ обозначений для нумерованных списков, но только для этого нужно обратиться к странице Нумерованный того же самого окна. Специальной кнопки для создания многоуровневых списков не предусмотрено, а образцы списков и элементы управления их созданием размещены на странице Многоуровневый окна Список.
Если список создается непосредственно при вводе, то первый элемент списка следует начать с нового абзаца. А перед вводом содержания элемента нажать на соответствующую кнопку или же указать нужный образец списка в диалоговом окне команды Формат > Список.... Каждый новый элемент списка образуется при нажатии клавиши Enter, то есть при переходе к следующему абзацу. При любых изменениях нумерованных списков - добавлении, вставке внутрь списка, удалении из списка — производится автоматическая перенумерация элементов всего списка.
Нумерованный список можно преобразовать в маркированный и, наоборот, маркированный можно преобразовать в нумерованный список. Для этого нужно выделить преобразуемый список и нажать кнопку той разновидности списка, в которую выполняется преобразование. Для отмены оформления текста в виде списка с сохранением в документе самого текста нужно выделить список и нажать на соответствующую типу списка кнопку.