Отмена сортировки
В общем случае сортировка — это достаточно сложная процедура, и она требует определенных знаний и навыков от пользователя. Не всегда удается выполнить ее так, как было задумано. Поэтому перед сортировкой лучше всего сохранить текущий вариант документа. Сразу же после выполнения сортировки следует внимательно ознакомиться с ее результатами. Особенно это важно в случае больших таблиц и сложных правил сортировки. При неудовлетворительном результате сортировки ее нужно отменить, нажав кнопку Отменить, используя сочетание клавиш Ctrl+Z или Alt+Backspace или же выполнив команду Правка > Отменить. Если после выполнения сортировки выполнялись какие-нибудь другие действия, то можно попытаться выполнить многократный откат. Если восстановить первоначальную ситуацию все же не удается, следует воспользоваться ранее сохраненной копией документа. Для этого нужно закрыть документ без сохранения его текущего состояния, а затем открыть ранее сохраненный вариант.
Таблица 12.9. Автоматические вычисления в таблице
1кв. |
II кв. |
III кв. |
IV кв. |
Итого |
236 |
452 |
123 |
526 |
|
Выполнение вычислений в таблице
Таблицы в редакторе MS Word обладают рядом полезных свойств, которые делают их похожими на электронные таблицы Microsoft Excel. В частности, в таблицах, заполненных числовыми данными, редактор MS Word обеспечивает автоматический подсчет сумм чисел, расположенных в строках или столбцах таблицы. Кроме суммирования в редакторе возможно вычисление разностей, произведений, процентов, наибольшего и наименьшего значений из чисел, находящихся в некоторой группе ячеек, и некоторые другие вычисления.
В качестве примера такой автоматизации вычислений рассмотрим табл. 12.9, в которой находятся числовые данные, скажем, объем выпуска некоторой продукции по кварталам года в штуках. После заполнения второй строки числовыми данными по кварталам можно вручную или с помощью калькулятора вычислить их сумму и записать ее в последнюю ячейку второй строки «Итого». Однако можно поступить гораздо проще: после заполнения первых четырех ячеек второй строки исходными данными поместить текстовый курсор в последнюю пустую ячейку этой строки и нажать кнопку Формула Σ (если она находится в одной из панелей инструментов) или выбрать в меню команду Таблица > Формула.... Выполняя эту команду, редактор MS Word предполагает, что нужно найти сумму чисел в той строке (или столбце) с числовыми данными, в которой находится текстовый курсор. Поэтому в появившемся диалоговом окне команды (рис. 12.60) достаточно нажать кнопку ОК — редактор сам подсчитает сумму и заполнит ячейку, в которой находится текстовый курсор.
Рис. 12.60. Диалоговое окно Формула
В поле ввода Формула: этого окна находится формула =SUM(LEFT), которая сформирована редактором по умолчанию. Она определяет вычисления, выполняемые редактором. В данном случае формула =SUM(LEFT) означает, что должно быть выполнено суммирование (SUM) чисел, находящихся во всех ячейках строки левее (LEFT) ячейки с текстовым курсором.
Расположенный в начале формулы знак равенства является обязательным признаком любой формулы. За ним находится сама формула, которая может состоять из обозначений ячеек, математических или логических операций и некоторых наиболее часто используемых на практике функций. Функция состоит из названия, определяющего выполняемые вычисления, и заключенного в круглые скобки аргумента, который определяет группу участвующих в вычислениях ячеек. Ячейки обозначаются так, как рассмотрено в разделе «Вставка ячеек в таблицу». Произвольная группа ячеек задается перечислением через точку с запятой обозначений отдельных ячеек. Группа подряд расположенных ячеек может быть задана интервалом, в котором обозначения первой и последней ячеек отделяются друг от друга двоеточием. Например, формула =SUM(A1;A4; А7:А10) означает, что нужно выполнить суммирование чисел, находящихся в ячейках А1, А4, А7, А8, А9 и А10. В принципе, в группу могут входить ячейки, расположенные в различных строках и столбцах таблицы. Так, в формуле =SUM(A2:B4) первый номер А2 интервала определяет левый верхний угол группы ячеек, а второй В4 — правый нижний. Таким образом, суммироваться должны числа из ячеек А2, A3, А4, В2, ВЗ, В4. Кроме того, группа ячеек может указываться специальными служебными словами LEFT и ABOVE, определяющими все ячейки левее и над ячейкой с курсором соответственно.
Для более сложных вычислений, чем обычно используемое суммирование, нужно стереть содержимое поля Формула:, которое сформировано редактором по умолчанию, и записать в нем новую формулу. Для ее задания можно использовать названия функций из всплывающего списка Вставить функцию:. Этот список содержит названия около двух десятков математических и логических функций и операций, из которых могут строиться формулы в редакторе MS Word. В частности, в нем находятся функции:
COUNT — вычисляется количество чисел в группе ячеек;
AVERAGE — определяется среднее арифметическое чисел в группе ячеек;
МАХ — определяется наибольшее число в группе ячеек;
MIN — определяется наименьшее число в группе ячеек;
SUM — определяется сумма чисел в группе ячеек;
PRODUCT — определяется произведение чисел в группе ячеек.