Глава 12. Текстовый редактор Microsoft Word

Текстовые редакторы Microsoft Word (в дальнейшем для краткости используются названия Word или MS Word), входящие в пакеты семейства Microsoft Office, широко известны как у нас в стране, так и во всем мире. Первая версия редакторов этого семейства была разработана компанией Microsoft еще в 1983 году. К настоящему времени выпущено несколько версий пакетов Microsoft Office и редакторов MS Word. Среди них есть версии, которые рассчитаны на работу под управление оболочек Windows 3.x, и версии, которые могут выполняться в среде Windows 9.х/МЕ или Windows NT/2000/XP. Это версии MS Word 6.0, MS Word 7.0, MS Word 97 и MS Word 2000. В пособии рассматриваются общие вопросы работы с текстовым редактором, которые в той или иной форме представлены во всех упомянутых версиях. Поэтому в пособии нигде не конкретизируется версия редактора. Приведенные в пособии примеры получены в редакторе MS Word 97.

Назначение редактора ms Word

Текстовый редактор MS Word предназначен для ввода, редактирования (изменения) и печати текстов различной сложности. Это мощный многофункциональный редактор с широчайшими возможностями, приближающимися к возможностям издательских систем. Однако благодаря более высокой скорости работы при вводе текста и большему уровню удобства работы с ним редактор MS Word составляет серьезную конкуренцию многим издательским системам.

Еще раз обращаем внимание читателей на то, что, в отличие от графического редактора Paint, этот редактор не является составной частью операционной системы Windows. Он входит в отдельно приобретаемый пакет Microsoft Office (см. главу 5).

Основные возможности редактора ms Word

Редактор MS Word обладает полным набором стандартных средств текстовых редакторов. К ним относятся: ввод и внесение изменений в тексты, подготавливаемые на различных языках — русском, английском и т. д.; перемещение по тексту; выделение, поиск и замена фрагментов; сохранение созданных или отредактированных документов в виде файлов на дисковых носителях и, конечно, печать подготовленных в редакторе документов.

Отметим, что файлы, содержащие подготовленные в редакторе MS Word документы, сохраняются на дисковых носителях со стандартным расширением .doc. Они записываются в специальной форме, которая не воспринимается простыми средствами просмотра и работы с файлами, предусмотренными, например, в операционной системе MS DOS или в оболочке Norton Commander.

Форматирование текста. В редактор MS Word включены широкие возможности по форматированию текста.

ВНИМАНИЕ

Форматированием называется оформление текста или какого-либо его участка по определенным правилам.

Форматирование иногда не совсем правильно называют версткой. Если быть точным, то версткой называется выделение страниц в тексте. Но часто этот термин используется и для обозначения выделения колонок, абзацев и т. д. Отметим, что форматирование — это более общий термин, чем верстка. Форматироваться могут символы, слова, абзацы, страницы, разделы, главы, части и т. д. до всего текста включительно. Форматирование в редакторе MS Word может включать в себя выбор начертаний и размеров шрифтов, оформление абзацев, установку отступов, межстрочных расстояний, полей страниц, колонтитулов и многое другое. Форматирование осуществляется с помощью установки соответствующих режимов или задания значений специальных величин, которые называются параметрами форматирования. Например, к параметрам форматирования страницы относятся: размеры листа бумаги, размеры полей, наличие и способ нумерации, положение номера на странице, количество колонок текста на странице и т. д.

Отметим, что все объекты форматирования, кроме понятия раздел, являются общеизвестными. Поэтому выясним только, что представляет собой раздел. Разделом в редакторе MS Word принято называть часть документа с одними и теми же значениями параметров форматирования страниц. Изменение хотя бы одного параметра форматирования приводит к возникновению нового раздела документа. Пусть, например, в документе, состоящем из десяти страниц, седьмая и восьмая страницы напечатаны в две колонки на странице, а все остальные — обычным способом по одной колонке на странице. Такой документ состоит из трех разделов. Первый раздел образуют страницы с 1 по 6 включительно. После этого меняется параметр форматирования — количество колонок на странице, и следовательно, образуется следующий раздел, который образуют страницы 7 и 8. И вновь происходит изменение параметра форматирования страницы. Последний, третий, раздел состоит из 9 и 10 страниц.

Кроме средств, упомянутых выше, в редакторе MS Word есть возможности автоматического переноса, проверки правильности написания слов, включения в текст таблиц, рисунков, математических формул, набора многоколонных текстов, подготовки конвертов, наклеек и многие другие средства подготовки документов.

Основные возможности и инструменты редактора MS Word:

• мощная встроенная справочная система, наличие контекстно-зависимой справки;

• изменение форм текстового курсора и указателя мыши при изменении текущей ситуации в редакторе, облегчающее пользователю ориентацию в производимых редактором и возможных собственных действиях;

• богатый набор заготовок (шаблонов) документов, наличие мастеров — подсистем, автоматизирующих работу над стандартными документами в стандартных ситуациях;

• ввод текста с автоматическим формированием строк, абзацев и страниц;

• ввод, просмотр и редактирование документов практически произвольных размеров, ограниченных только объемом свободной дисковой памяти;

• возможность импорта — преобразования файлов из форматов других редакторов в формат MS Word — и экспорта — преобразования файлов из формата MS Word в форматы других редакторов;

• несколько различных режимов просмотра редактируемых документов, обеспечивающих широкий диапазон возможностей по анализу внешнего вида и структуры полученного документа;

• широкий выбор различных шрифтов, а также стиля и размера символов в выбранном шрифте;

• поиск и замена подстрок;

• доступ к буферу обмена, позволяющему осуществлять перенос фрагментов как внутри одного документа, так и между различными документами и даже приложениями;

• механизмы отмены и восстановления после отмены последних выполненных действий (откат и накат);

• широкие возможности включения в документ специальных символов, рисунков, иллюстраций, графиков, диаграмм и т. д.;

• средства автоматизации работы с документами — автотекст, автозамена, автоформат, автоперенос и т. д.;

• автоматизация подготовки списков;

• возможности создания фона, обрамления, подчеркивания;

• автоматизация построения таблиц;

• возможности создания текстовых эффектов — наклон, поворот, переворот текста;

• возможности подготовки рисунков средствами самого редактора;

• средства ввода математических формул произвольной степени сложности;

• работа с многоколоночными документами (газетными, журнальными статьями);

• проверка правильности написания слов (орфографии) по встроенному словарю на разных языках;

• проверка соблюдения синтаксических правил языка;

• подбор синонимов;

• широкие возможности управления печатью документов (определение количества копий, выборочная печать страниц, установка качества печати и т. д.).

• подготовка конвертов, наклеек, визиток и т. д.; а одновременная работа с несколькими документами;

• рассылка документов по сети.