3.3. Документальное оформление заказа

В условиях рыночной экономики использование большинством фирм сложившихся ранее документов (заказ-наряд, различного рода накладные и т.п.) во многих отношениях уже не удовлетворяет современным требованиям. Для ведения документации по закупкам целесообразно разработать стандартные бланки, в которые рекомендуется включить:

1. Название документа

В целях выделения бланка среди других документов необходимо обозначить его словом “Заказ” или “Заказ на поставку”.

2. Порядковый номер

Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет-фактура и т.п.). Кроме того, этот номер поможет быстро отыскать нужный документ.

3. Название и адрес компании

Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.

4. Ответственность за заказ

Указывается должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом.

5. Дату, наименование и адрес поставщика

6. Наименование, cроки поставки и количество поставляемых товаров

7. Описание товара

Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, на заявку или спецификацию.

8. Адрес поставки

Указывается в тех случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа.

9. Цену

Указывается во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.

10. Банковские реквизиты

Зарубежные фирмы, как правило, используют четыре экземпляра заказа различных цветов.

Экземпляр 1 (белый) - отправляется поставщику. Это заказ на поставку. Он обязывает поставщика поставлять товары согласно оговоренным условиям, а заказчика - принимать и оплачивать товар.

Экземпляр 2 (розовый) - отправляется в финансовый отдел, подтверждает отправку заказа поставщику и является основанием для оплаты счета.

Экземпляр 3 (голубой) - отправляется в отдел материально-технического снабжения. По нему отдел проверяет соответствие количества и качества товаров, означенных в бланке заказов и в транспортной накладной, и уведомляет отдел закупок и финансовый отдел о совершившейся поставке.

Экземпляр 4 (зеленый) - оставляется для контроля и используется при необходимости разрешения конфликтных ситуаций с поставщиками. После подтверждения получения товаров зеленый экземпляр сдается в архив.

4. Выбор поставщика

Выбор поставщика традиционно основан на множестве источников, а в оперативном снабжении чаще имеют дело с единственным источником поставки данной детали. Метод оперативного снабжения через единственного поставщика вызывает на Западе оживленные дискуссии. Надо иметь в виду, что под словом “единственный” понимается не уникальный поставщик, монопольно производящий товар, а один источник удовлетворения запроса покупателя.

Противники такого подхода ссылаются на ненадежность системы, когда из-за забастовки или срыва производства по другой причине могут возникнуть проблемы с поставками. Кроме того, есть опасение, что покупатель может оказаться “во власти” единственного поставщика. Тем не менее, разумно учитывая взаимные интересы, налаживая со своими поставщиками партнерские отношения и наряду с этим имея резервных поставщиков, можно свести риск к минимуму.

При традиционной схеме, как говорилось, покупатель получает необходимые материалы из нескольких источников. Это гарантирует бесперебойность снабжения в случае затруднений с одним из поставщиков, а также в некоторой степени позволяет оптимизировать цены под влиянием сил рыночной конкуренции. И все же, во многих случаях опыт свидетельствует о том, что в условиях, сложившихся сегодня на западных рынках установление одноисточникового механизма поставок позволяет снизить издержки поставщика, снизить цену, которую платит покупатель, и повысить качество, в чем заинтересованы обе стороны. Причина снижения издержек - в уменьшении затрат поставщика на выполнение заказов, транспортировку и погрузочно-разгрузочные работы, а также в обеспечении качества продукции в результате меньших объемов забракованных и возвращенных поставщику материалов. Продавец обеспечивает точный подсчет контейнеров с деталями или с сырьем, освобождая покупателя от необходимости осуществлять проверку на месте. Это особенно важно для систем, функционирующих по принципу “точно в срок”, когда партии грузов поступают по плотному графику прямо в производственные помещения.

Потребитель, изучающий возможность поставок из одного источника, как правило, озабочен отсутствием в этой системе фактора конкуренции, влияющего на издержки. В этом случае главную роль играет фактор стоимости. Цены долгосрочных контрактов устанавливаются именно на основе себестоимости, а не каких-либо других показателей, именно себестоимость является главным компонентом цены и, как правило, декларируется покупателю.

Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1. Конкурсные торги.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в тех случаях, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем, связанных с размещением заказа и выбором наилучшего во многих отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Организация и проведение рекламной кампании.

2. Разработка тендерной документации.

3. Публикация тендерной документации.

4. Приемка тендерных предложений.

5. Оценка тендерных предложений.

6. Подтверждение квалификации участников торгов.

7. Рассмотрение предложений и присуждение контракта.

Организация конкурсных торгов - сложная и многоплановая работа. Рассмотрим некоторые ее аспекты.

Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций:

- инструктирует участников торгов о процедуре торгов,

- дает описание закупаемых товаров или услуг,

- устанавливает критерии для оценки предложений.

Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры таковы:

- предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

- рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;

- безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;

- отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.

Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, содержащий описание процедуры оценки, обоснование причин отклонения предложений и рекомендации по присуждению контракта.

Победителем конкурса считается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

Другой вариант процедуры получения предложения от потенциального поставщика - письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами. Первый - когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных предложений могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:

• наименование товара,

• количество и качество товара,

• цену,

• условия и срок поставки,

• условия платежа,

• характеристику тары и упаковки,

• порядок приемки-сдачи.

Оферты могут быть твердыми и свободными.

Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах действия сроков оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если контрагентам на удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.

Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которую называет поставщик.

При выборе поставщика обычно учитывают два основных критерия: стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания.

Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно, например, отнести изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т.п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т.п.

Отметим некоторые критерии при выборе поставщиков:

1. Предистория, имидж, реноме, репутация.

2. Техническая оснащенность.

3. Развитость инфраструктуры.

4. Финансовое положение.

5. Система организации производства и управление.

6. Местонахождение.

7. Готовность сотрудничать с покупателем.

Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии: сроки выполнения текущих и экстренных заказов, наличие у поставщика резервных мощностей, организация управления качеством продукции у поставщика, психологический климат в трудовом коллективе у поставщика, риск забастовок у поставщика, способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования и пр.

Для сбора информации о поставщиках можно использовать следующие источники информации: собственное расследование, местные источники (юридические и физические лица), банки и другие финансовые учреждения, конкуренты потенциального поставщика, торговые ассоциации, например, торгово-промышленные палаты, информационные агентства, государственные источники, такие, как регистрационные палаты, налоговая, лицензионные службы и т.д.

В отборе источников информации нельзя ограничиваться только одним источником информации, независимо от объема и глубины предоставляемой им информации. Кроме того, как минимум один из используемых источников должен быть независимым, т.е. не быть заинтересованным в возможных последствиях использования предоставленной информации.