Кількісна характеристика товару подається у специфікації, технічній документації, пакувальному листі.

Специфікація містить перелік усіх видів та сортів товарів, які входять у дану партію, з зазначенням для кожного місця, кількості та роду товару. Специфікація звичайно доповнює рахунок на товари різних сортів та назв.

Технічна документація потрібна при поставках обладнання та технічних споживчих товарів тривалого користування для забезпечення їх своєчасного налагодження і правильної експлуатації. До технічної документації належать: паспорт, формуляри та описи виробів, інструкції з монтажу та експлуатації, різноманітні схеми, креслення, відомості запасних частин, інструменту, пристосувань тощо. Перелік необхідної технічної документації міститься звичайно в стандартних або технічних умовах, які є невід'ємною частиною контракту. Технічна документація готується мовою країни покупця або іншою мовою за вказівкою покупця. На товари серійного виробництва технічна документація має виготовлятися обов'язково друкарським способом.

Пакувальний лист містить перелік усіх видів та сортів товару, які знаходяться у кожному товарному місці (ящику, коробці, контейнері), і необхідний звичайно у тих випадках, коли в одній упаковці містяться різні за асортиментом товари. Пакувальний лист розміщується в упаковці так, щоб покупець зміг його легко знайти, або кладеться у спеціальну кишеню із зовнішнього боку упаковки. Пакувальний лист містить такі дані: кількість кожного сорту (кількість штук в упаковці), номер упаковки (місця). Пакувальний лист використовується як доповнення до рахунку-фактури тоді, коли направляється значна кількість назв товарів або коли кількість, вага чи вміст кожного індивідуального місця різні. Пакувальний лист слід відрізняти від контейнерного вантажного сертифіката, який використовується для інших потреб. Паку вальний лист тарахунок-фактура мають практично однаковий зміст, відмінність полягає лише в тому, що в пакувальному листі не зазначені ціни. Пакувальний лист може мати форму комплектувальної відомості. Комплектувальна відомість звичайно містить перелік деталей, вузлів, агрегатів цілої машини, які упаковані у декількох товарних місцях, з описом вмісту кожного місця. Комплектувальна відомість має позначення у вигляді дробу, в чисельнику якого зазначається порядковий номер, а в знаменнику -кількість місць у даній партії. Складається комплектувальна відомість підприємством-виробником до відвантаження усієї партії товару.

Якісна характеристика товару дається в сертифікаті про якість, гарантійному зобов'язанні, протоколі випробувань, дозволі на відвантаження.

Сертифікат про якість - свідоцтво, яке засвідчує якість фактично поставленого товару та його відповідність умовам контракту. У ньому дається характеристика товару або підтверджується відповідність якості товару певним стандартам чи технічним умовам замовлення. Сертифікат про якість видається відповідними ком­петентними організаціями, державними органами, торговельними палатами, спеціальними лабораторіями як в кроти експортера, так і у країни імпортера. Іноді сторони домовляються про подання сертифікатів різних контрольних та перевірочних установ, інститутів, палат мір та ваги, інших організацій. Сертифікат про якість може видавати (відповідно до умов контракту) і фірма-виробник.

Гарантійне зобов'язання або гарантійний лист - документ, що підтверджує відповідність поставленого товару (найчастіше обладнання) умовам певного контракту. Воно може містити також гарантію постачальника відносно безперебійної роботи обладнання при дотриманні покупцем правил експлуатації.

Протокол випробувань складається після проведення продавцем разом з представником покупця (інспектором чи приймальником) повних випробувань у заздалегідь встановлений день та годину на підприємстві продавця. Протокол випробувань, який іноді називають сертифікатом, містить докладне викладення результатів випробувань із зазначенням відповідності товару умовам замовлення. Протокол випробувань висилається замовнику негайно після їх проведення. Звичайно на підставі протоколу випробувань сторони підписують здавально-приймальний акт.

Дозвіл на відвантаження видається представником покупця після проведення приймальних випробувань обладнання на підприємстві постачальника з метою встановити відповідність товару умовам замовлення. Дозвіл на відвантаження містить: відомості про дату поставки за контрактом, дату готовності, інформацію про проведення випробування та вказівку про те, що даний товар може бути відправлений в певну країну відповідно до інструкцій представника покупця.